Danh mục, khai báo

Danh mục tài khoản #

Đường dẫn: Danh mục/Danh mục tài khoản
Dùng để khai báo hệ thống tài khoản.
Trước khi xây dựng hệ thống tài khoản cần phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra
và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán.
Các yêu cầu quản lý có thể xem xét dựa trên các báo cần phải thực hiện để cung cấp thông
tin cho các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp và các tổ chức hữu quan. Trên cơ sở các
báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý và khai thác thông tin của phần mềm kế toán ta
sẽ biết là nên tổ chức hệ thống tài khoản như thế nào để chương trình có thể phản ánh
được nội dung một số chỉ tiêu có liên quan trong các báo cáo theo yêu cầu và người sử
dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất.

Khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau:

• Các loại tiền ngoại tệ
  Các loại tiền ngoại tệ được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của các tài khoản
  tương ứng. Những tài khoản có phát sinh gốc ngoại tệ cần phải mở chi tiết theo từng
  mã ngoại tệ.
• Các tài khoản ngân hàng
  Các tài khoản mở tại các ngân hàng được theo dõi bằng cách mở các tiểu khoản của
  các tài khoản tương ứng. Nên mở cho mỗi tài khoản tại ngân hàng một tiểu khoản để
  tiện đối chiếu với các sổ phụ của các ngân hàng.
• Các hoạt động sản xuất kinh doanh
  Để lên đúng báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp thì danh mục tài
  khoản phải chia đúng theo từng hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư hay hoạt động
  tài chính.
• Các tài khoản công nợ ngắn hạn và dài hạn
  Tài khoản công nợ ngắn hạn và dài hạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá chênh
  lệch tỷ giá cuối kỳ cho tài khoản gốc ngoại tệ, những tài khoản ngắn hạn sẽ được đánh
  giá đảo còn những tài khoản dài hạn sẽ không thực hiện đánh giá đảo

Giải thích các trường ở màn hình khai báo tài khoản

• Tên khác
  Là tên tiếng Anh, dùng để xem ở giao diện tiếng Anh.
• Tài khoản mẹ
  Tài khoản cấp trên liền kề của tài khoản đang khai báo. Tài khoản mẹ được dùng để
  tính toán, cộng dồn các giá trị từ các tài khoản con. Ngoài ra, tài khoản mẹ còn được
  dùng để tính toán bậc của tài khoản và phân loại tài khoản là tài khoản chi tiết hay tài
  khoản tổng hợp. Tài khoản mẹ được chọn trong chính danh mục tài khoản.
• Tên ngắn, tên ngắn khác
  Tên ngắn gọn của tài khoản và tên ngắn tiếng Anh của tài khoản để lấy lên các báo
  cáo cần thể hiện tên ngắn gọn.
• Tài khoản sổ cái
  Tài khoản được chọn là tài khoản sổ cái khi là tài khoản mẹ lớn nhất. Tính chất này của
  tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số báo cáo tổng
  hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái.
• Tài khoản theo dõi công nợ
  Liên quan đến công nợ, tài khoản được chia thành 2 loại: Không theo dõi công nợ,
  Theo dõi công nợ.
  Tài khoản công nợ phục vụ cho việc theo dõi số dư chi tiết theo các đối tượng công
  nợ.
• Phân loại tài khoản
  Dùng để xử lý trên chứng từ, ví dụ đối với các chứng từ liên quan đến tiền như phiếu
  thu, phiếu chi thì chỉ lookup các tài khoản có loại là Tiền.
• Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ nợ
  Dùng để khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ bên nợ cho các tài khoản ngoại tệ.
  Khai báo này có ảnh hưởng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và tính tỷ giá ghi sổ tài khoản
  vào cuối kỳ.
• Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ có
  Dùng để khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ bên có cho các tài khoản ngoại tệ.
  Khai báo này có ảnh hưởng chênh lệch tỷ giá trong kỳ và tính tỷ giá ghi sổ tài khoản
  vào cuối kỳ.

Danh mục phí #

Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục phí
Đối với các tài khoản chi phí sẽ có nhiều khoản mục chi phí, ví dụ tài khoản 642 sẽ có các
chi phí như: chi phí tiền lương, tiếp khách, tiền điện, tiền nước…Để theo dõi các khoản mục
chi phí đó thì ta có thể dùng mã phí để thay cho việc mở tiểu khoản, khi phát sinh liên quan
đến chi phí nào thì sẽ chọn mã phí đó.

Giải thích các trường ở màn hình khai báo danh mục phí

• Mã phí
  Là mã của chi phí.
• Tên phí
  Là nội dung của chi phí.
• Tên khác
  Là tên tiếng Anh của chi phí.
• Nhóm phí 1, 2, 3
  Trường hợp muốn theo dõi chi phí theo nhóm thì sẽ dụng nhóm phí để theo dõi,
  chương trình cho phép quản lý ở 3 cấp nhóm. Các nhóm này được lấy từ “Danh mục
  nhóm phí ”.
• Bộ phận
  Trường hợp chi phí này là của riêng 1 bộ phận nào đó thì sẽ khai mã bộ phận đó. Nếu
  phát sinh trên nhiều bộ phận thì để trắng

Danh mục nhóm phí #

Đường dẫn: Danh mục/Kế toán/Danh mục nhóm phí
Danh mục nhóm phí được dùng để chương trình phân loại phí nhằm theo dõi phí theo
nhóm. Chương trình cho phép quản lý nhóm phí theo 3 loại nhóm

Khai báo bút toán phân bổ #

Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo/Khai báo bút toán phân bổ
Cuối kỳ, tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, kế toán thường
phải thực hiện các bút toán phân bổ như:
✓ Phân bổ chi phí sản xuất chung cho các bộ phận
✓ Phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản kết quả kinh
doanh và tài khoản chi phí chờ kết chuyển, v.v và v.v…
Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí
và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh.
Với mục đích làm giảm nhẹ công việc của kế toán đồng thời loại trừ sự nhầm lẫn khi tính
toán bằng tay, chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động các bút toán phân
bổ.
Để thực hiện chức năng phân bổ tự động thì thực hiện hai bước:
✓ Bước 1: Khai báo các bút toán phân bổ tự động.
✓ Bước 2: Thực hiện bút toán phân bổ tự động.
Màn hình khai báo bút toán phân bổ như sau:

Giải thích các trường ở Thông tin chung

• Stt
  Số thứ tự của các bút toán phân bổ. Các bút toán phân bổ sẽ được chương trình thực
  hiện tuần tự theo thứ tự này.
• Tên bút toán
  Tên của bút toán phân bổ. Tên của bút toán không được để trắng. Tên này sẽ được
  chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản được khai báo trong bút
  toán phân bổ này.
• Loại phân bổ
  Nếu loại phân bổ là 1- Từ tài khoản có sang tài khoản nợ thì kết quả của bút toán sẽ là
  Ghi Nợ tài khoản nhận phân bổ (tài khoản đích) và ghi Có tài khoản phân bổ (tài khoản
  nguồn).
  Nếu loại phân bổ là 2- Từ tài khoản nợ sang tài khoản có thì kết quả của bút toán sẽ là
  ghi nợ tài khoản phân bổ (tài khoản nguồn)/ ghi có tài khoản nhận phân bổ (tài khoản
  đích).
• Tài khoản phân bổ

Số hiệu tài khoản nguồn trong bút toán phân bổ. Tài khoản này có thể khai báo là tài
khoản tổng hợp hoặc chi tiết. Tuy nhiên, khi thực hiện, chương trình sẽ chỉ thực hiện
phân bổ từ những tài khoản chi tiết thuộc tài khoản tổng hợp.
Giải thích các trường ở Chi tiết

• Tài khoản nhận phân bổ
  Là tài khoản đối ứng với tài khoản mang đi phân bổ.
• Danh sách tài khoản nợ, danh sách tài khoản có
  Tài khoản dùng trong tiêu thức tính hệ số phân bổ. Chương trình cho phép khai báo 1
  cặp tài khoản đối ứng cho 1 tiêu thức tính hệ số phân bổ. Có thể khai báo đối ứng
  hoặc chỉ khai báo chỉ một bên nợ hoặc bên có. Trong trường hợp này, chương trình sẽ
  xác định là phải lấy phát sinh nợ (hoặc có) theo đối tượng phân bổ chi tiết và nhóm
  theo tài khoản trong tiêu thức.
  Ví dụ:

1. Khai báo bút toán phân bổ 642 cho 911 theo tiêu thức “phát sinh có 511 của từng
   bộ phận”.
2. Có phát sinh như sau:
   Nợ 131: 30
   Có: 511: 10 (bộ phận KD1)
   Có: 511: 20 (Bộ phận KD2)
3. Tài khoản 642 trong kỳ có phát sinh nợ: 10.000
   Khi phân bổ, chương trình tính được như sau:
   Nợ: 911: 10.000
   Có: 642: 10.000×10/30 (KD1)
   Có: 642: 10.000×20/30 (KD2)

• Bộ phận, vụ việc
  Bút toán phân bổ sẽ phân bổ chi tiết cho bộ phận (hoặc vụ việc) có mã được khai báo
  trong trường này. Mã này được định nghĩa như đối tượng phân bổ chi tiết. Các mã này
  sẽ được lấy trong các danh mục tương ứng.

Giải thích trường ở tab Khác

• Xử lý đối tượng phân bổ
  Bao gồm các lựa chọn:
  ✓ 1- Chỉ phân bổ trực tiếp cho các đối tượng khai báo: nếu chọn loại này thì chương
  trình chỉ lấy phát sinh của các bộ phận/vụ việc trực tiếp (Bộ phận/Vụ việc có khai
  báo ở tab Chi tiết) mang đi phân bổ.
  ✓ 2- Chỉ phân bổ các đối tượng trung gian: nếu chọn loại này thì chương trình chỉ
  lấy phát sinh của các bộ phận/vụ việc gián tiếp (bộ phận/vụ việc không có khai
  báo ở tab Chi tiết) mang đi phân bổ.
  ✓ 3- Phân bổ cả đối tượng trực tiếp và trung gian: chương trình lấy cả phát sinh của
  các bộ phận/vụ việc trực tiếp và gián tiếp mang đi phân bổ.
  Ví dụ: tài khoản 642 phát sinh trên bộ phận A, B và bộ phận CHUNG. Tài khoản 642
  phân bổ qua 911 của bộ phận A, B theo phát sinh Có 511 của bộ phận A, B. Khi đó:
  ✓ Nếu chọn loại 1 thì chương trình sẽ lấy 642 của bộ phận A, B để kết chuyển trực
  tiếp qua 911 của bộ phận A, B.
  ✓ Nếu chọn loại 2 thì chương trình chỉ lấy 642 của bộ phận CHUNG để phân bổ qua
  911 của bộ phận A, B dựa vào phát sinh có 511 của 2 bộ phận đó (lấy phát sinh có
  511 để làm hệ số).
  ✓ Nếu chọn loại 3 thì chương trình lấy 642 của bộ phận A, B để kết chuyển trực tiếp
  sang 911 bộ phận A, B đồng thời lấy 642 của bộ phận CHUNG để phân bổ sang
  911 dựa vào phát sinh có 511 của 2 bộ phận đó.
• Bộ phận/Vụ việc
  Nếu có check chọn bộ phận/vụ việc thì chương trình sẽ lấy phát sinh của các bộ phận,
  vụ việc được chọn để mang đi phân bổ. Nếu để trắng thì chương trình sẽ lấy tất cả
  phát sinh của tài khoản phân bổ để mang đi phân bổ.

Khai báo bút toán kết chuyển #

Đường dẫn: Tổng hợp/Khai báo/Khai báo bút toán kết chuyển
Dùng để khai báo các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ, như kết chuyển doanh thu, chi
phí, xác định kết quả kinh doanh.
Để thực hiện bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ thì thực hiện hai bước:
✓ Bước 1: Khai báo các bút toán kết chuyển.
✓ Bước 2: Thực hiện bút toán kết chuyển.
Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động như sau:

Giải thích các trường ở màn hình khai báo bút toán kết chuyển

• Stt
  Số thứ tự của các bút toán kết chuyển. Các bút toán kết chuyển sẽ được chương trình
  thực hiện tuần tự theo thứ tự này.
• Tên bút toán
  Tên của bút toán kết chuyển. Tên của bút toán không được để trắng, được chương
  trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản khai báo trong bút toán kết
  chuyển này.
• Loại kết chuyển
  Loại kết chuyển dùng để xác định tài khoản “Nguồn” và tài khoản “Đích” của bút toán
  kết chuyển. Nếu chọn loại 1- Từ tk có sang tk nợ thì chương trình sẽ thực hiện việc kết
  chuyển từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 – 911) và ngược lại nếu chọn loại 2 – Từ tk nợ sang tk có thì chương trình kết chuyển từ tài khoản ghi nợ sang
  tài khoản ghi có (ví dụ 511 – 911). Trường hợp kết chuyển lãi (lỗ) thì chọn loại 3- Kết
  chuyển lãi lỗ, trường hợp kết chuyển thuế GTGT (Nợ TK 333/ Có TK 133) thì chọn loại
  4- Kết chuyển thuế.
• Tài khoản nợ, tài khoản có
  Dùng để khai báo tài khoản nợ và tài khoản có của bút toán kết chuyển.
• Chỉ k/c các ps chi tiết
  Nếu chọn thông tin này thì chương trình chỉ kết chuyển các phát sinh có chỉ rõ các
  trường bộ phận, vụ việc (bên dưới check chọn vào trường bộ phận, vụ việc). Các phát
  sinh không nhập bộ phận, vụ việc sẽ không kết chuyển.
• Bộ phận, vụ việc
  Nếu muốn kết chuyển theo bộ phận hoặc vụ việc thì check chọn vào 2 trường này.

Khai báo bút toán chênh lệch tỷ giá #

Đường dẫn: Tổng hợp/ Khai báo/Khai báo bút toán chênh lệch tỷ giá
Dùng để khai báo các bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ đối với các tài khoản có
phát sinh ngoại tệ.
Để thực hiện bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ thì thực hiện hai bước:
✓ Bước 1: Khai báo các bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá.
✓ Bước 2: Thực hiện bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá.
Màn hình khai báo bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá như sau:

Giải thích các trường ở màn hình khai báo bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá

• Stt
  Số thứ tự của các bút toán chênh lệch tỷ giá. Các bút toán chênh lệch tỷ giá được
  chương trình thực hiện tuần tự theo thứ tự này.
• Tên bút toán

Tên của bút toán chênh lệch tỷ giá. Tên của bút toán không được để trắng. Tên này sẽ
được chương trình đưa vào dòng diễn giải của sổ cái các tài khoản được khai báo trong
bút toán chênh lệch tỷ giá này.

• Tài khoản
  Số hiệu tài khoản sẽ được đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Hạch toán bên nợ hay
  bên có cho tài khoản này phụ thuộc vào kết quả chênh lệch lỗ hay lãi.
• Tài khoản chênh lệch
  Số hiệu tài khoản dùng để phản ánh phần chênh lệch tỷ giá cuối kỳ. Tài khoản này sẽ
  được lấy trong “Danh mục tài khoản”. Hạch toán bên nợ hay bên có cho tài khoản này
  phụ thuộc vào kết quả chênh lệch lỗ hay lãi.

Khai báo diễn giải chứng từ tự động #

Đường dẫn: Tổng hợp/Khai báo/Khai báo diễn giải chứng từ tự động.
Dùng để khai báo diễn giải của các chứng từ tự động. Màn hình khai báo như sau:

Giải thích các trường ở màn hình khai báo

• Mã chứng từ
  Mã chứng từ trong chương trình của các chứng từ tự động.
• Diễn giải
  Nội dung diễn giải muốn thể hiện của các bút toán tự động.

Khai báo thông tin đối tượng cho tài khoản #

Khai báo này dùng để ràng buộc đối tượng cho 1 tài khoản nào đó, ví dụ: khai báo tk 6418, cột Mã
phí là PH001, điều này có nghĩa là khi kế toán hạch toán tài khoản 6418, cột mã phí để trống thì
chương trình sẽ tự động lưu vào sổ sách tài khoản 6418 có mã phí là PHI001. Còn nếu NSD nhập
giá trị cột mã phí thì chương trình sẽ lưu mã phí ở màn hình nhập liệu của chứng từ đó.