Đăng ký
Đăng nhập
Việc công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN gây ra nhiều trở ngại cho người lao động khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm. Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, cá nhân cần hiểu rõ các phương án xử lý cũng như quy trình làm việc với cơ quan thuế trong trường hợp này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách giải quyết khi doanh nghiệp chậm trễ hoặc từ chối cung cấp chứng từ.
Công ty có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Theo quy định pháp luật hiện hành, câu trả lời cho vấn đề này là CÓ. Doanh nghiệp có trách nhiệm và nghĩa vụ phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế khi người lao động yêu cầu.
Căn cứ pháp lý
– Khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:
“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”
– Khoản 1 Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
“Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân… tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.”
Dựa trên các quy định nêu trên, việc có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khẳng định chắc chắn từ phía pháp luật nếu người lao động có yêu cầu, ngoại trừ trường hợp người lao động đã ủy quyền cho công ty quyết toán thay.
Cụ thể:
- Thời điểm lập: Chứng từ phải được lập ngay tại thời điểm tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế của người lao động.
- Trách nhiệm cung cấp: Khi cá nhân có yêu cầu, công ty phải giao chứng từ này để người lao động thực hiện các thủ tục hoàn thuế hoặc quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
Ngoài ra, theo Điều 31 Nghị định 123, thời điểm lập chứng từ là tại thời điểm khấu trừ thuế. Pháp luật không quy định về “thời hạn hết hạn” cấp chứng từ, do đó, công ty không được từ chối cấp với lý do đã quá thời gian.
Cách xử lý khi công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Nếu bạn rơi vào trường hợp công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù đã yêu cầu, hãy thực hiện theo các bước sau để bảo vệ quyền lợi của mình:
Cách 1: Gửi yêu cầu đến bộ phận nhân sự, kế toán
Đây là bước đầu tiên và đơn giản nhất. Bạn nên gửi email chính thức đến bộ phận nhân sự hoặc kế toán để lưu lại bằng chứng. Nội dung email cần ghi rõ:
- Họ và tên, mã số thuế cá nhân.
- Thời gian làm việc tại công ty.
- Yêu cầu cung cấp chứng từ để tự quyết toán thuế.
- Nếu sau 05 ngày làm việc không nhận được phản hồi, bạn hãy trực tiếp liên hệ hoặc gửi nhắc nhở lần 2.
Cách 2: Khiếu nại đến cơ quan thuế
Trong trường hợp doanh nghiệp cố tình né tránh, người lao động có quyền gửi đơn khiếu nại lên Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi công ty đặt trụ sở. Hồ sơ kèm theo nên bao gồm các minh chứng về việc đã yêu cầu (email, tin nhắn) và các tài liệu chứng minh thu nhập. Cơ quan thuế sẽ can thiệp và yêu cầu doanh nghiệp giải trình.
Cách 3: Khởi kiện công ty ra Tòa án
Đây là giải pháp cuối cùng nếu hành vi không cấp chứng từ của công ty gây thiệt hại trực tiếp đến bạn (ví dụ: không được hoàn thuế một số tiền lớn). Bạn có thể khởi kiện ra Tòa án nhân dân có thẩm quyền để yêu cầu bồi thường và thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật.
Công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không?
Nhiều kế toán thắc mắc liệu công ty không xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bị phạt không? Câu trả lời là CÓ.
Căn cứ theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc không thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ, cung cấp chứng từ có thể bị xử phạt:
- Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm.
- Ngoài ra, cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế hóa đơn hoặc kiểm tra dữ liệu khấu trừ thuế trên hệ thống điện tử của công ty để làm rõ sai phạm.
Người lao động không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?
Về nguyên tắc, theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, bản chụp chứng từ khấu trừ thuế là thành phần bắt buộc trong hồ sơ tự quyết toán. Vậy không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?
- Trường hợp thông thường
Nếu công ty vẫn đang hoạt động, người lao động không thể tự quyết toán thuế nếu thiếu chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Đây là tài liệu duy nhất chứng minh số thuế bạn đã tạm nộp trong năm để làm cơ sở tính toán số thuế thừa hoặc thiếu.
- Trường hợp công ty giải thể, chấm dứt hoạt động
Theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP (tại STT9 Phụ lục 1), nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành Thuế để xem xét xử lý hồ sơ mà không bắt buộc phải có chứng từ này.
Khi tự quyết toán trong trường hợp này, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC).
- Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh: Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Chứng minh thu nhập: Bản sao các hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu xác nhận số tiền đã trả của đơn vị chi trả thu nhập (nếu có).
- Chứng từ đóng góp (nếu có): Bản sao hóa đơn chứng minh các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
- Hồ sơ người phụ thuộc: Các giấy tờ đăng ký người phụ thuộc theo quy định (nếu chưa đăng ký trước đó).
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân trực tiếp quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là ngày 30/04 hàng năm). Nếu ngày này trùng ngày nghỉ, thời hạn sẽ tính vào ngày làm việc tiếp theo.
Lưu ý: Người lao động nên chủ động liên hệ với Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi quản lý doanh nghiệp cũ để được hướng dẫn đối soát dữ liệu trên hệ thống trước khi nộp hồ sơ.
Việc nắm vững các quy định pháp lý khi công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yếu tố then chốt giúp bạn chủ động bảo vệ quyền lợi cá nhân. Hy vọng những hướng dẫn trên đã cung cấp giải pháp cụ thể để bạn hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế đúng hạn và đúng quy trình. Đừng quên theo dõi các cập nhật mới nhất về chính sách thuế để đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch tài chính.
