Xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: Quy định, thời điểm và cách thực hiện mới nhất 2026

Xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là vấn đề được nhiều người kinh doanh online quan tâm, nhất là khi quy định về hóa đơn điện tử, quản lý thuế trên nền tảng số và trách nhiệm của sàn TMĐT đang thay đổi nhanh. Trên thực tế, nhiều người bán hàng online vẫn đang nhầm giữa 3 việc khác nhau: nghĩa vụ lập hóa đơn, nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử và nghĩa vụ kê khai, nộp thuế khi bán qua sàn. 

Theo dõi ngay bài viết dưới đây của xCyber để nắm rõ quy định xuất hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn, giá xuất hóa đơn và cách xử lý khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử. 

Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải xuất hóa đơn không?

Theo quy định hiện hành, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua. Tuy nhiên, với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên sàn TMĐT, nghĩa vụ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hiện gắn với ngưỡng doanh thu và hình thức hoạt động, không phải mọi trường hợp đều giống nhau.

Với doanh nghiệp, tổ chức bán hàng trên sàn TMĐT, về nguyên tắc vẫn thực hiện nghĩa vụ hóa đơn như hoạt động bán hàng thông thường. Việc bán qua sàn không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn của doanh nghiệp; thời điểm và nội dung hóa đơn vẫn tuân theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, quy định hiện hành đang chia theo mốc doanh thu. 

• Nếu doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thì không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo ngưỡng doanh thu này, nhưng vẫn được đăng ký dùng nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu. 

Quy định xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiện nay

Để thực hiện đúng trách nhiệm tài chính và tối ưu quy trình đối soát dữ liệu với cơ quan thuế, người bán trên các nền tảng trực tuyến cần tuân thủ nghiêm ngặt 3 nguyên tắc nền tảng dưới đây: 

Thời điểm xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Căn cứ theo hướng dẫn mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn đối với các mô hình bán hàng đặc thù:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Do quy trình mua sắm trực tuyến qua sàn có độ trễ từ lúc đặt hàng, giao vận cho đến khi người mua bấm “Đã nhận hàng”, thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee hoặc các sàn tương tự được tính tại thời điểm đơn hàng chuyển trạng thái giao hàng thành công (người mua chấp nhận thanh toán và hết thời hạn đổi trả/khiếu nại theo chu kỳ đối soát).
• Trường hợp việc đối soát dữ liệu giữa người bán và sàn phát sinh định kỳ, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất không được quá ngày 07 của tháng liền kề sau tháng phát sinh giao dịch, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước đối soát.

Giá xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Đây là phần rất nhiều người bán trên sàn thương mại điện tử băn khoăn, nhất là khi đơn hàng có voucher của sàn, voucher của shop, chiết khấu thương mại hoặc khuyến mại.

Về nguyên tắc, nếu khoản giảm giá là chiết khấu thương mại/khuyến mại hợp pháp của người bán, hóa đơn có thể thể hiện giá bán đã giảm hoặc thể hiện khoản chiết khấu ngay trên hóa đơn theo đúng quy định. Giá tính thuế GTGT khi khuyến mại giảm giá là giá bán đã giảm theo quy định của pháp luật thương mại, không phải giá gốc nếu người bán đã áp dụng giảm giá hợp lệ cho giao dịch đó.

Ví dụ 1: Sản phẩm có giá niêm yết 1.000.000 đồng, shop tự áp dụng voucher giảm 10% cho khách. Khi đó, nếu khoản giảm này là khuyến mại/chiết khấu của chính shop, hóa đơn có thể lập theo giá bán sau giảm là 900.000 đồng hoặc thể hiện chiết khấu trên hóa đơn theo đúng hình thức áp dụng.

Ví dụ 2: Sản phẩm có giá niêm yết 1.000.000 đồng, khách chỉ thanh toán 900.000 đồng vì 100.000 đồng do sàn tài trợ, còn người bán vẫn được sàn thanh toán đủ 1.000.000 đồng. Trong trường hợp này, về nguyên tắc kế toán – hóa đơn, người bán nên căn cứ vào giá bán thực tế/doanh thu thực tế của mình để lập hóa đơn, còn khoản tài trợ của sàn cần xem theo chính sách thanh toán và đối soát giữa sàn với người bán. 

Trách nhiệm của sàn TMĐT và người bán trong việc xuất HĐĐT

Mô hình phối hợp quản lý rủi ro công nghệ số quy định rõ vai trò của các bên:

• Về phía sàn TMĐT: Có trách nhiệm lưu trữ, cung cấp và chuyển giao toàn bộ dữ liệu lịch sử giao dịch, dòng tiền thanh toán, thông tin định danh của nhà bán hàng về cổng thông tin tập trung của Tổng cục Thuế theo định kỳ.
• Về phía người bán (Doanh nghiệp/HKD): Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực của dữ liệu kinh doanh, lập hóa đơn đúng thời điểm và đầy đủ số lượng đơn hàng phát sinh thành công trên hệ thống.

Phương pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

Hiện có 3 cách triển khai phổ biến để xuất hóa đơn trên sàn TMĐT:

Cách 1: Xuất hóa đơn thủ công sau khi đơn hoàn tất

Người bán đối soát đơn hàng từ sàn, sau đó vào phần mềm hóa đơn điện tử để lập và phát hành hóa đơn cho từng đơn. Cách này phù hợp khi số lượng đơn chưa quá lớn, nhưng dễ tốn thời gian và có rủi ro chậm thời điểm lập hóa đơn nếu xử lý thủ công quá nhiều.

Cách 2: Tích hợp API hóa đơn điện tử với sàn TMĐT

Sử dụng API (Application Programming Interface) để kết nối phần mềm hóa đơn điện tử với nền tảng quản lý bán hàng của sàn TMĐT. Đây là cách tối ưu hơn cho shop có nhiều đơn 

Cách 3: Xuất hóa đơn từ hệ thống/máy tính tiền có tích hợp hóa đơn điện tử

Cách này phù hợp với mô hình bán hàng đa kênh, vừa bán trực tiếp vừa bán trên sàn. Hệ thống bán hàng hoặc POS có thể hỗ trợ lưu thông tin xuất hóa đơn, phát hành ngay hoặc phát hành sau theo khung giờ thiết lập, đặc biệt hữu ích khi có nhiều đơn khách lẻ cần xử lý liên tục.

Ở thời điểm hiện tại, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh bán đa kênh, nên ưu tiên giải pháp có thể đồng bộ đơn hàng sàn – bán hàng – hóa đơn điện tử để giảm rủi ro sót đơn, lập sai thời điểm hoặc lệch doanh thu khi đối soát cuối kỳ.

Bán hàng trên Shopee xuất hóa đơn như thế nào? Hướng dẫn chi tiết

Để thực hiện bán hàng trên Shopee xuất hóa đơn như thế nào chuẩn chỉnh theo luồng vận hành công nghệ, người bán tuân thủ theo quy trình chung sau: 

Bước 1: Xác định đối tượng cần xuất hóa đơn

Trước tiên, người bán cần rà soát lại đơn hàng Shopee để xác định những trường hợp cần xuất hóa đơn, dựa trên các tiêu chí sau:

– Khách hàng có yêu cầu xuất hóa đơn trong ghi chú đơn hàng.

– Bản chất giao dịch thuộc phạm vi bắt buộc xuất hóa đơn, theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, cụ thể:

• Đơn hàng đã giao thành công, đã ghi nhận doanh thu.
• Bên bán là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có mã số thuế.
• Không phân biệt giá trị đơn hàng lớn hay nhỏ.

Lưu ý: Với các đơn hàng có giá trị nhỏ, dù khách không yêu cầu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần lập hóa đơn điện tử, lưu trữ nội bộ.

Bước 2: Rà soát thông tin đơn hàng trước khi lập hóa đơn

Người bán cần kiểm tra kỹ thông tin của từng đơn hàng trước khi lập hóa đơn, bao gồm:

• Tên hàng hóa/dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền (chưa thuế và có thuế nếu áp dụng).
• Ngày giao hàng hoàn tất (xác định thời điểm ghi nhận doanh thu).
• Thông tin người mua: họ tên, địa chỉ, email, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp).

Thông tin này có thể được truy xuất từ:

• Shopee Seller Center: vào mục “Đơn hàng đã giao”.
• Báo cáo xuất đơn hàng dạng Excel từ hệ thống Shopee (tải về theo ngày/tháng).
• Bộ phận chăm sóc khách hàng nếu cần bổ sung thông tin người mua.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Sau khi đã có đầy đủ thông tin từ đơn hàng, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử theo các bước tiêu chuẩn sau:

– Chọn mẫu hóa đơn phù hợp với loại hàng hóa, hình thức kinh doanh đã đăng ký với cơ quan thuế.

– Điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc, gồm:

• Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán.
• Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Thuế suất GTGT áp dụng (nếu có).
• Tổng giá trị thanh toán.
• Ngày lập hóa đơn (không được sau ngày giao hàng quá lâu).

– Ký số hóa đơn bằng chứng thư số đã đăng ký.

– Kiểm tra, lưu bản nháp, tránh sai sót dẫn đến phải hủy hóa đơn.

Sai thông tin trên hóa đơn đã ký có thể khiến người bán phải phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, gây mất thời gian, rủi ro về thuế.

Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử, gửi cho khách hàng

Sau khi kiểm tra đầy đủ, người bán tiến hành:

– Phát hành hóa đơn lên hệ thống, truyền dữ liệu đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

– Gửi hóa đơn cho khách hàng theo phương thức phù hợp:

• Gửi qua email (nếu có).
• Cung cấp đường dẫn tra cứu.
• Trường hợp khách hàng không cung cấp email: lưu hóa đơn nội bộ theo đúng quy định.

Không được gửi hóa đơn bản in mà không có bản điện tử tương ứng được ký số, gửi lên hệ thống thuế.

Bước 5: Lưu trữ, tra soát hóa đơn

Sau khi phát hành/xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee, hóa đơn cần được lưu trữ theo đúng quy định:

– Thời gian lưu trữ: tối thiểu 10 năm, theo Luật Kế toán.

– Lưu trữ phải đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật, không bị mất mát hay chỉnh sửa.

– Cần có hệ thống quản lý để:

• Tìm kiếm nhanh khi cần đối chiếu.
• Phục vụ tra soát khi khách hàng hoặc cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 6: Hạch toán, khớp dữ liệu

Cuối cùng, người bán cần khớp dữ liệu hóa đơn với sổ sách kế toán, nhằm đảm bảo:

• Doanh thu bán hàng được ghi nhận đúng kỳ.
• Khấu trừ thuế GTGT (nếu có) được kê khai chính xác.
• Đối chiếu với báo cáo giao hàng, doanh số từ Shopee để phát hiện chênh lệch (nếu có).

Việc khớp dữ liệu này giúp người bán:

• Hạn chế rủi ro bị sai lệch số liệu giữa các hệ thống.
• Chuẩn bị tốt cho kỳ quyết toán thuế, tránh bị truy thu hoặc phạt hành chính.

Xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiện không thể trả lời theo kiểu “có” hoặc “không” cho mọi trường hợp. Với doanh nghiệp, nghĩa vụ hóa đơn vẫn thực hiện như hoạt động bán hàng thông thường. Với hộ, cá nhân kinh doanh, cần xét thêm mốc doanh thu và hình thức hoạt động trên sàn để xác định có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không. Dù bán trên Shopee, Lazada hay sàn khác, người bán vẫn nên bám chắc 3 điểm: đúng thời điểm lập hóa đơn, đúng giá trị giao dịch và đúng mô hình triển khai hóa đơn. Làm đúng từ đầu sẽ giúp việc đối soát doanh thu, kê khai thuế và xử lý hồ sơ về sau gọn hơn rất nhiều.