Đăng ký
Đăng nhập
Hóa đơn xăng dầu hiện được lập dưới dạng hóa đơn điện tử theo từng lần bán tại cửa hàng bán lẻ. Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp cần tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP về thời điểm lập, nội dung hóa đơn, chữ ký số và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.
Tổng hợp các quy định về hóa đơn xăng dầu hiện nay
Hoạt động lập hóa đơn điện tử xăng dầu hiện được điều chỉnh đồng thời bởi pháp luật về quản lý thuế, hóa đơn điện tử và quy định chuyên ngành kinh doanh xăng dầu.
Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Luật Quản lý thuế
Theo Điều 26 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn phải theo định dạng chuẩn dữ liệu, phản ánh đầy đủ giao dịch thực tế và người bán chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn đã lập.
Hóa đơn điện tử hiện gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ, phần mềm kế toán, lập và lưu trữ hóa đơn, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, trừ trường hợp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn có mã.
Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 và là căn cứ trực tiếp về cách lập, nội dung và truyền dữ liệu hóa đơn xăng dầu.
Về thời điểm lập hóa đơn
Theo điểm h khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, với xăng dầu bán tại cửa hàng bán lẻ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
Ví dụ, khách hàng kết thúc lần đổ xăng lúc 9h20 thì giao dịch đó phải được ghi nhận và lập hóa đơn theo lần bán tại thời điểm này. Cửa hàng không được dồn nhiều lần bán trong ngày rồi mới lập chung một hóa đơn.
Quy định này giúp dữ liệu trên hóa đơn bám sát số liệu thực tế tại từng cột bơm và từng giao dịch bán hàng.
Nội dung của hóa đơn xăng dầu
Theo Điều 10 và Phụ lục kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử xăng dầu về cơ bản cần thể hiện:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh của từng cửa hàng xăng dầu.
- Thông tin người mua theo trường hợp áp dụng.
- Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Thời điểm ký số nếu thuộc trường hợp phải ký.
- Mã cơ quan thuế nếu sử dụng hóa đơn có mã.
Riêng khách hàng là cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì hóa đơn bán xăng dầu không bắt buộc phải có các thông tin này và chữ ký số của người mua.
Ngoài ra, hóa đơn xăng dầu không bắt buộc phải có biển số xe chỉ vì người mua đổ nhiên liệu cho phương tiện. Yêu cầu ghi biển số phương tiện tại Nghị định 254 áp dụng cho hóa đơn của hoạt động kinh doanh vận tải đường bộ, không phải là chỉ tiêu bắt buộc riêng của hóa đơn bán xăng dầu.
Chữ ký số trên hóa đơn điện tử xăng dầu
Theo mục 6 và mục 9 Phụ lục nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chữ ký số trên hóa đơn xăng dầu được xác định theo từng trường hợp:
- Người bán là doanh nghiệp, tổ chức: sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp hoặc tổ chức đó.
- Người bán là cá nhân: sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Người mua là cá nhân, mua xăng dầu phục vụ nhu cầu sinh hoạt và không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.
Như vậy, hóa đơn xăng dầu không có chữ ký số của người mua vẫn có thể hợp lệ nếu thuộc đúng trường hợp được miễn thông tin và chữ ký theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Quy định về truyền nhận dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế
Theo khoản 1 Điều 40 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động trong lĩnh vực xăng dầu thuộc nhóm có trách nhiệm kết nối, chia sẻ và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu.
Điều này có nghĩa, khi phát sinh giao dịch bán xăng dầu, dữ liệu hóa đơn cần được hệ thống ghi nhận và truyền theo chuẩn kỹ thuật quy định. Doanh nghiệp cần bảo đảm phần mềm bán hàng, hệ thống lập hóa đơn và hạ tầng truyền dữ liệu hoạt động ổn định để dữ liệu hóa đơn được gửi đầy đủ, chính xác và phục vụ việc quản lý, đối chiếu của cơ quan thuế.
Quy định về xử lý sai sót hóa đơn xăng dầu theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cách xử lý hóa đơn xăng dầu có sai sót được xác định theo từng nhóm lỗi:
- Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc một số nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa/dịch vụ: người bán thông báo cho người mua biết, không cần lập lại hóa đơn và gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III.
- Sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác: người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Trong cùng tháng có nhiều hóa đơn lập sai cho cùng một người mua và cùng một loại lỗi, như sai thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung cho các hóa đơn sai. Khi đó, cần kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT theo Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Với hoạt động bán lẻ xăng dầu phát sinh số lượng hóa đơn lớn mỗi ngày, việc kiểm tra dữ liệu ngay từ khâu ghi nhận giao dịch sẽ giúp hạn chế phải xử lý sai sót hàng loạt về sau.
Quy định về hóa đơn xăng dầu theo Nghị định 80/2023/NĐ-CP
Ngày 17/11/2023, Chính phủ ban hành Nghị định 80/2023/NĐ-CP để sửa đổi, bổ sung một số quy định về kinh doanh xăng dầu tại Nghị định 95/2021/NĐ-CP và Nghị định 83/2014/NĐ-CP.
Theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 80/2023/NĐ-CP, thương nhân kinh doanh xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ có trách nhiệm thực hiện quy định về hóa đơn điện tử và cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế cùng các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.
Bên cạnh đó, khoản 14 Điều 1 Nghị định 80/2023/NĐ-CP giao Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán lẻ xăng dầu, bảo đảm phù hợp với pháp luật về quản lý thuế.
Như vậy, Nghị định 80/2023/NĐ-CP xác lập rõ nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử đối với các đơn vị kinh doanh xăng dầu, đồng thời là cơ sở để Bộ Tài chính và cơ quan thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc lập, quản lý và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử trong lĩnh vực này.
Hóa đơn xăng dầu xuất như thế nào?
Tại cửa hàng bán lẻ, hóa đơn xăng dầu được lập theo từng lần bán và gắn với dữ liệu thực tế của giao dịch. Cách xử lý sẽ khác nhau giữa bán cho khách hàng bên ngoài và xuất xăng dầu phục vụ hoạt động nội bộ.
Xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo từng lần bán
Quy trình có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Kết nối dữ liệu cột bơm (Gateway/IoT): Hệ thống đo lường điện tử tại cột bơm xăng dầu tự động ghi nhận lượng xăng, đơn giá và thành tiền của mỗi lần bơm cho khách hàng.
Bước 2: Khởi tạo hóa đơn tự động: Ngay khi khách hàng hoàn tất giao dịch mua và thanh toán, phần mềm hóa đơn điện tử tự động tổng hợp dữ liệu từ cột bơm để khởi tạo dữ liệu hóa đơn cho từng lần bán.
Bước 3: Nhập thông tin người mua (nếu có): Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn công ty/MST, nhân viên thu ngân hoặc hệ thống quét mã/nhập nhanh thông tin tên, mã số thuế, địa chỉ người mua. Nếu khách lẻ không lấy hóa đơn, hệ thống ghi nhận người mua không có thông tin theo quy định.
Bước 4: Ký và phát hành hóa đơn: Hệ thống thực hiện ký số điện tử tự động hoặc nhân viên xác nhận phát hành hóa đơn điện tử ngay tại vòi bơm/quầy thu ngân.
Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng: Hóa đơn được gửi tức thời qua tin nhắn SMS, email, mã QR code tra cứu hoặc truyền trực tiếp dữ liệu lên cơ quan thuế theo quy định.
Xuất hóa đơn điện tử xăng dầu nội bộ
Việc xuất hóa đơn điện tử cho xăng dầu tiêu dùng nội bộ được thực hiện tương tự như quy định về hàng hóa tiêu dùng nội bộ kết hợp với các quy định đặc thù của lĩnh vực xăng dầu.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử:
Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Bước 2: Chọn loại hóa đơn/mẫu hóa đơn:
Lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng (tùy thuộc vào phương pháp tính thuế của doanh nghiệp).
Bước 3: Kê khai thông tin người mua và người bán:
- Thông tin người bán: Điền đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ của đơn vị xuất kho xăng dầu.
- Thông tin người mua: Ghi tên chính đơn vị hoặc bộ phận sử dụng nội bộ bên trong công ty (mã số thuế điền mã số thuế của công ty).
Bước 4: Nhập chi tiết hàng hóa:
- Tên hàng hóa: Ghi rõ chủng loại xăng dầu (ví dụ: Xăng E5 RON 92-II, Xăng RON 95-III, hoặc Dầu DO 0.05S…).
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Điền chính xác số lượng thực tế xuất dùng nội bộ và đơn giá (thường là giá thành sản xuất hoặc giá vốn/giá mua chưa thuế).
- Thuế suất VAT: Ghi suất thuế GTGT tương ứng (hoặc áp dụng không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT nếu dùng cho hoạt động chịu thuế).
- Ký số và phát hành: Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu, gắn chữ ký số của doanh nghiệp và thực hiện phát hành hóa đơn điện tử.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn xây dựng là gì? Quy định, thời điểm và cách xuất hóa đơn công trình
Cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu
Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn xăng dầu trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc cổng hóa đơn điện tử riêng của từng thương hiệu.
Tra cứu hóa đơn điện tử chung trên trang Tổng cục Thuế
Truy cập vào website Hóa đơn điện tử Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Chọn mục Tra cứu hóa đơn.
Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc có dấu sao (*):
- Mã số thuế người bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn (nhập chữ C có mã hoặc K không mã)
- Số hóa đơn
- Tổng tiền thanh toán hoặc tiền thuế (nếu hệ thống yêu cầu)
Nhập mã xác thực (Captcha) và bấm Tìm kiếm.
Xem kết quả hiển thị “Đã cấp mã hóa đơn” để xác nhận hóa đơn hợp lệ.
Tra cứu hóa đơn xăng dầu theo thương hiệu
Một số doanh nghiệp xăng dầu có cổng tra cứu riêng để khách hàng tìm và tải lại hóa đơn điện tử.
Tra cứu hóa đơn xăng dầu Petrolimex
Khách hàng có thể tra cứu tại cổng hóa đơn điện tử của Petrolimex: https://hoadon.petrolimex.com.vn/
Hệ thống hỗ trợ 2 cách tra cứu.
Cách 1: Tra cứu theo mã tra cứu
- Chọn “Tra cứu theo mã tra cứu”.
- Nhập mã tra cứu hóa đơn.
- Nhập mã xác thực.
- Chọn tra cứu để xem thông tin hóa đơn.
Cách 2: Tra cứu theo thông tin hóa đơn
- Chọn “Tra cứu theo thông tin”.
- Nhập mã số thuế người bán.
- Chọn loại hóa đơn.
- Nhập ký hiệu và số hóa đơn.
- Nhập mã xác thực.
- Chọn tra cứu để xem hoặc tải hóa đơn.
Khách hàng nên đối chiếu các thông tin về cửa hàng bán, loại nhiên liệu, số tiền và ngày lập hóa đơn trước khi sử dụng cho mục đích thanh toán hoặc hạch toán.
Tra cứu hóa đơn xăng dầu PVOIL
PVOIL cũng cung cấp cổng tra cứu hóa đơn điện tử riêng.
Để tra cứu:
- Truy cập cổng hóa đơn điện tử PVOIL: https://hoadon.pvoil.vn/
- Chọn loại hóa đơn theo hệ thống.
- Nhập mã tra cứu được cung cấp trên chứng từ hoặc thông tin nhận hóa đơn.
- Nhập mã kiểm tra.
- Chọn Tìm hóa đơn để xem kết quả.
Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về hóa đơn xăng dầu
Câu 1: Mua xăng dầu có bắt buộc phải lấy hóa đơn không?
Khi bán xăng dầu, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo từng lần bán, không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu lấy hóa đơn hay không. Đây là nghĩa vụ của bên bán theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Với người mua, pháp luật không bắt buộc cá nhân phải chủ động yêu cầu nhận bản hóa đơn cho mọi lần đổ xăng. Tuy nhiên, doanh nghiệp mua xăng dầu để hạch toán chi phí hoặc kê khai thuế nên cung cấp đầy đủ thông tin và nhận hóa đơn hợp lệ để làm chứng từ kế toán.
Câu 2: Hóa đơn xăng dầu có VAT không?
Có. Xăng dầu thuộc hàng hóa chịu thuế GTGT, vì vậy hóa đơn có thể thể hiện thuế suất và tiền thuế GTGT theo quy định áp dụng tại thời điểm bán.
Trong năm 2026, xăng thuộc nhóm được giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% đến hết ngày 31/12/2026 theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định đúng từng loại sản phẩm xăng dầu và chính sách thuế đang có hiệu lực tại thời điểm lập hóa đơn.
Câu 3: Hóa đơn xăng dầu không có mã của cơ quan thuế có hợp lệ không?
Có thể hợp lệ. Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thuộc nhóm được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng các điều kiện về giao dịch điện tử, hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn và khả năng truyền dữ liệu đến người mua, cơ quan thuế.
Vì vậy, hóa đơn xăng dầu không có mã của cơ quan thuế không đồng nghĩa với hóa đơn không hợp lệ. Cần kiểm tra doanh nghiệp bán xăng dầu có thuộc đối tượng được phép sử dụng loại hóa đơn này và hóa đơn có đáp ứng đầy đủ các yêu cầu còn lại hay không.
Câu 4: Hóa đơn xăng dầu phải có biển số xe đúng không?
Không. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biển số xe không phải là chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn bán xăng dầu.
Nội dung bắt buộc của hóa đơn xăng dầu tập trung vào thông tin người bán, địa điểm kinh doanh, người mua trong trường hợp phải ghi, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT, thời điểm lập và các nội dung liên quan. Quy định không yêu cầu phải ghi biển số của phương tiện mua nhiên liệu.
Do đó, hóa đơn xăng dầu không có biển số xe vẫn có thể hợp lệ nếu đã đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc khác theo quy định.
Câu 5: Hóa đơn xăng dầu không có chữ ký số có sao không?
Cần phân biệt chữ ký số của người bán và người mua.
Theo mục 6 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán là doanh nghiệp, tổ chức về nguyên tắc sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức trên hóa đơn. Với người mua, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác.
Riêng hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, hóa đơn cũng không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.
Vì vậy, hóa đơn xăng dầu không có chữ ký số của người mua vẫn có thể hoàn toàn hợp lệ. Nếu hóa đơn thiếu chữ ký số của người bán thì cần kiểm tra xem hóa đơn đó có thuộc trường hợp pháp luật cho phép không nhất thiết phải có chữ ký của người bán hay không.
Hóa đơn xăng dầu hiện được lập theo từng lần bán, yêu cầu dữ liệu giao dịch phải được ghi nhận chính xác và truyền đến cơ quan thuế theo quy định. Với đặc thù số lượng giao dịch lớn, doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng kết nối với hệ thống bán hàng, hỗ trợ lập hóa đơn nhanh, quản lý dữ liệu tập trung và hạn chế sai sót trong quá trình phát hành.
Phần mềm hóa đơn điện tử xCyber Bill hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử, theo dõi dữ liệu phát sinh và xử lý nghiệp vụ hóa đơn trên một hệ thống thống nhất. Doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử cho hoạt động kinh doanh xăng dầu có thể liên hệ xCyber để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình vận hành và yêu cầu kết nối thực tế.
Bán xăng dầu là nghiệp vụ có tốc độ cao, nên hệ thống hóa đơn cũng phải theo kịp tốc độ vận hành. Hãy triển khai Phần mềm hóa đơn điện tử xCyber Bill ngay để rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi thủ công và kiểm soát tốt hơn từng giao dịch phát sinh.
