Hóa đơn siêu thị là gì? Quy định, mẫu hóa đơn và cách tra cứu

Hóa đơn siêu thị là hóa đơn điện tử được lập khi siêu thị bán hàng hóa cho khách hàng. Từ ngày 01/7/2026, hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng tại siêu thị thuộc nhóm sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khách hàng có thể nhận hóa đơn dưới dạng điện tử, qua email, tin nhắn, mã QR hoặc đường dẫn tra cứu tùy hệ thống của từng siêu thị.

Hóa đơn siêu thị là gì? Vai trò

Hóa đơn siêu thị là chứng từ điện tử ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa giữa siêu thị và khách hàng. Hóa đơn thể hiện các thông tin như người bán, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.

Với hoạt động bán lẻ, hóa đơn điện tử giúp:

• Ghi nhận đầy đủ doanh thu bán hàng.
• Kết nối dữ liệu bán hàng từ quầy thu ngân với hệ thống hóa đơn.
• Hỗ trợ kê khai và quản lý thuế.
• Giúp khách hàng kiểm tra hàng hóa, giá bán và số tiền đã thanh toán.
• Cho phép khách hàng tra cứu lại hóa đơn khi cần bảo hành, thanh toán nội bộ hoặc hạch toán chi phí.

Đối với siêu thị bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, trừ trường hợp đơn vị đã đăng ký sử dụng loại hóa đơn điện tử khác theo điều kiện của Nghị định.

Quy định về xuất hóa đơn siêu thị

Từ ngày 01/7/2026, việc xuất hóa đơn siêu thị thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Siêu thị cần bảo đảm hóa đơn phản ánh đúng giao dịch bán hàng, đúng thời điểm và có đầy đủ các thông tin theo loại hóa đơn đang sử dụng.

Nguyên tắc lập hóa đơn

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử và giao cho người mua, trừ các trường hợp thuộc diện không phải sử dụng hóa đơn theo Điều 7. Việc lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc khách hàng có yêu cầu nhận hóa đơn hay không.

Với hoạt động bán hàng tại siêu thị, cần lưu ý:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn áp dụng cả với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu, cho biếu tặng, trao đổi, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho vay hoặc cho mượn theo quy định.
• Hóa đơn phải được lập đúng chuẩn dữ liệu điện tử và có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Thông tin trên hóa đơn cần phản ánh đúng giao dịch thực tế, gồm hàng hóa, số lượng, giá bán, thuế suất và các nội dung liên quan.
• Người bán chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, trung thực và chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

Thời điểm lập hóa đơn

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn tại siêu thị được xác định theo từng loại giao dịch:

• Đối với bán hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng. Trong thực tế, đây thường là lúc khách hoàn tất thanh toán tại quầy thu ngân hoặc máy tự thanh toán.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp khách hàng thanh toán trước thì thời điểm lập hóa đơn được xác định tại thời điểm thu tiền.
• Đối với giao dịch phát sinh vào ca đêm: Nếu hệ thống không thể tự động lập hóa đơn ngay, siêu thị được phép lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo theo điều kiện quy định.

Nội dung hóa đơn

Theo khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có các nội dung chính sau:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế người bán.
• Thông tin người mua như tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại nếu người mua yêu cầu.
• Tên hàng hóa, đơn giá, số lượng và giá thanh toán.
• Với đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất hóa đơn.

Sau khi lập, siêu thị có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua email, tin nhắn, đường dẫn hoặc mã QR để tra cứu và tải hóa đơn.

Mẫu hóa đơn siêu thị là mẫu nào?

Không có một mẫu hóa đơn siêu thị duy nhất áp dụng cho mọi đơn vị. Loại hóa đơn phụ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT của siêu thị.

• Siêu thị kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Sử dụng hóa đơn GTGT điện tử, mẫu tham khảo 01/GTGT.
• Đơn vị kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử, mẫu tham khảo 02/BH.

Với hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, hóa đơn có thể được khởi tạo từ máy tính tiền và vẫn thể hiện các nội dung phù hợp với phương pháp tính thuế của đơn vị.

>>>> Tải Mẫu hóa đơn điện tử GTGT siêu thị – 01/GTGT TẠI ĐÂY

>>> Tải Mẫu hóa đơn bán hàng siêu thị – 02/BH TẠI ĐÂY

Siêu thị có xuất hóa đơn đỏ không? Có. “Hóa đơn đỏ” là cách gọi quen thuộc của hóa đơn giá trị gia tăng. Nếu siêu thị thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, khách hàng có thể nhận hóa đơn GTGT điện tử cho giao dịch mua hàng.

Hiện nay hóa đơn không còn bắt buộc tồn tại dưới dạng giấy màu đỏ như trước. Hóa đơn GTGT được lập dưới dạng điện tử và khách hàng có thể nhận, tải hoặc tra cứu trực tuyến.

Siêu thị xuất hóa đơn như thế nào?

Với mô hình bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, siêu thị xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối với hệ thống quản lý bán hàng và cơ quan thuế. Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định siêu thị là một trong các lĩnh vực sử dụng hình thức hóa đơn này.

Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Ghi nhận giao dịch tại quầy thanh toán

Thu ngân quét mã hàng hóa, hệ thống tự động ghi nhận tên hàng, số lượng, giá bán, khuyến mại và thuế suất tương ứng.

Bước 2: Nhập thông tin người mua nếu có yêu cầu

Nếu khách hàng cần hóa đơn để kê khai, thanh toán công tác phí hoặc hạch toán cho doanh nghiệp, cần cung cấp tên đơn vị, mã số thuế và các thông tin cần thiết trước khi hóa đơn được phát hành.

Với khách hàng cá nhân không yêu cầu thông tin riêng, hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc phải có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

Bước 3: Lập hóa đơn điện tử

Hệ thống tính tiền tạo hóa đơn dựa trên dữ liệu giao dịch, gồm hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.

Bước 4: Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Dữ liệu hóa đơn được truyền theo định dạng chuẩn thông qua hệ thống hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số.

Bước 5: Cung cấp hóa đơn cho khách hàng 

Sau khi hóa đơn được lập, siêu thị cung cấp cho khách hàng thông tin để nhận hoặc tra cứu hóa đơn điện tử. Tùy hệ thống đang sử dụng, khách hàng có thể: 

• Nhận hóa đơn qua email hoặc tin nhắn nếu đã cung cấp thông tin liên hệ.
• Quét mã QR trên phiếu thanh toán để tra cứu hóa đơn. 
• Truy cập đường dẫn hoặc cổng tra cứu hóa đơn của siêu thị để xem và tải hóa đơn. 

>>> Xem thêm: Hóa đơn xăng dầu là gì? Quy định, cách xuất và tra cứu hóa đơn điện tử

Tra cứu hóa đơn siêu thị như thế nào? Hướng dẫn chi tiết

Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn siêu thị trên hệ thống hóa đơn điện tử riêng của đơn vị bán hàng. Với các thương hiệu thuộc Central Retail Việt Nam, khách hàng có thể sử dụng cổng tra cứu tại hddt.centralretail.com.vn. Trang này cho phép lựa chọn thương hiệu đã mua sắm để gửi yêu cầu, theo dõi và nhận hóa đơn GTGT điện tử.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Truy cập cổng tra cứu

Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của Central Retail Việt Nam tại trang tra cứu hóa đơn: hddt.centralretail.com.vn 

Bước 2: Chọn thương hiệu đã mua hàng

Tại màn hình chính, lựa chọn đúng thương hiệu hoặc siêu thị nơi phát sinh giao dịch. Central Retail yêu cầu người dùng chọn thương hiệu đã mua sắm trước khi thực hiện tra cứu hóa đơn GTGT điện tử.

Bước 3: Nhập thông tin 

Nhập các thông tin mà hệ thống yêu cầu như mã hóa đơn và mã kiểm tra.

Bước 4: Kiểm tra hóa đơn

Sau khi hiển thị hóa đơn, kiểm tra các thông tin như:

• Tên đơn vị bán hàng.
• Mã số thuế.
• Số hóa đơn.
• Ngày lập.
• Danh sách hàng hóa.
• Tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán.

Bước 5: Nhận hoặc tải hóa đơn

Thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống để nhận hoặc tải hóa đơn điện tử. Khách hàng nên lưu lại hóa đơn nếu cần sử dụng cho bảo hành, thanh toán với doanh nghiệp hoặc kê khai chi phí.

Nếu không tìm thấy giao dịch, nên kiểm tra lại thông tin trên phiếu thanh toán hoặc liên hệ trực tiếp siêu thị để được hỗ trợ.

Hóa đơn siêu thị hiện được lập chủ yếu dưới dạng hóa đơn điện tử, trong đó hóa đơn điện tử từ máy tính tiền phù hợp với đặc thù bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng. Từ ngày 01/7/2026, việc lập hóa đơn cần tuân theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về thời điểm, nội dung và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Khách hàng cần hóa đơn GTGT nên cung cấp thông tin xuất hóa đơn ngay tại thời điểm thanh toán để hạn chế phải điều chỉnh sau đó. Với các hệ thống bán lẻ có cổng tra cứu riêng như Central Retail, người mua có thể tra cứu và nhận lại hóa đơn điện tử trực tuyến khi cần.

Siêu thị hãy nâng cấp ngay quy trình hóa đơn điện tử với Phần mềm hóa đơn điện tử xCyber Bill để vừa giảm áp lực xử lý giao dịch, vừa tối ưu chi phí sử dụng. Khi mua mới hoặc gia hạn, doanh nghiệp nhận ngay ưu đãi giảm 20% gói dịch vụ hoặc nhận thêm 20% số lượng hóa đơn cho khách hàng mới trong tháng này!