Đăng ký
Đăng nhập
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ mà doanh nghiệp, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh có sử dụng lao động cần thực hiện theo quy định của pháp luật lao động. Trong thực tế, nhiều đơn vị vẫn nhầm giữa nơi nộp, thời điểm nộp và cách nộp hồ sơ, nhất là khi một số địa phương đã chuyển đầu mối tiếp nhận từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sang Sở Nội vụ, đồng thời triển khai thêm hình thức nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc link riêng do Sở Nội vụ thông báo.
Theo dõi ngay bài viết dưới đây của xCyber để nắm rõ cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, thời hạn nộp và các lưu ý quan trọng trong năm 2026.
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ở đâu? Nộp khi nào?
Theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ 06 tháng đầu năm và 06 tháng cuối năm theo Mẫu số 01/PLI. Từ năm 2026, báo cáo này được nộp đến Sở Nội vụ do thay đổi cơ cấu tổ chức ở địa phương; đồng thời nhiều nơi vẫn cho phép nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến theo link/QR riêng do Sở Nội vụ công bố.
Về thời hạn, mỗi năm có 2 lần nộp:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: nộp trước ngày 05/6 hằng năm.
- Báo cáo 6 tháng cuối năm: nộp trước ngày 05/12 hằng năm.
Đây là mốc thời gian cần nhớ khi doanh nghiệp tìm hiểu nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ở đâu và nộp khi nào.
Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Dịch vụ công
Hiện nay, nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia là cách được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì thao tác tập trung, có thể theo dõi hồ sơ điện tử và thuận tiện khi lưu vết nộp báo cáo. Theo hướng dẫn tổng hợp năm 2026, quy trình thực hiện có thể tóm lược như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến“.
Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đầy đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.
Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào “Nộp trực tuyến“.
Bước 5: Kê khai thông tin.
Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Bước 6: Bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.
Bước 8: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.
Sau khi nộp, doanh nghiệp nên vào mục quản lý hồ sơ hoặc tra cứu hồ sơ trên Dịch vụ công để kiểm tra tình trạng tiếp nhận. Đây là bước quan trọng trong hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động vì giúp phát hiện sớm nếu hồ sơ bị lỗi, chưa ký số đúng hoặc cần nộp lại.
Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Sở nội vụ
Ngoài Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nhiều địa phương hiện tiếp nhận nộp báo cáo sử dụng lao động qua đầu mối Sở Nội vụ. Tùy từng tỉnh, thành phố, người sử dụng lao động có thể nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến theo hướng dẫn riêng của Sở.
Nộp trực tiếp
Hình thức nộp trực tiếp thường áp dụng khi doanh nghiệp không thực hiện qua Dịch vụ công hoặc địa phương có hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ giấy. Trong trường hợp này, người sử dụng lao động gửi báo cáo theo Mẫu 01/PLI đến Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở chính hoặc nơi được địa phương chỉ định tiếp nhận. Một số nơi còn cho phép gửi bản giấy qua đường bưu điện nếu không nộp qua hệ thống trực tuyến.
Nộp trực tuyến
Một số địa phương công bố đường link Google Form và mã QR để doanh nghiệp gửi báo cáo. Khi chọn cách này, doanh nghiệp nên truy cập website hoặc thông báo mới nhất của Sở Nội vụ địa phương để lấy đúng link nộp hồ sơ, tránh dùng nhầm biểu mẫu cũ hoặc gửi sai đầu mối. Đây là điểm rất quan trọng trong cách nộp BC tình hình sử dụng lao động năm 2026.
| Tỉnh thành | Link nộp |
| TP Hồ Chí Minh | https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8 |
| TP Hà Nội | https://forms.gle/Mch3cypkTvEWWkZ67 |
| Đồng Nai | https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8 |
| Lâm Đồng | https://forms.gle/Zq1raqa9kggWaT297 |
| Tây Ninh | https://forms.gle/4nV8fRT7J6x7XzyC7 |
| …. | … |
Lưu ý khi nộp báo cáo sử dụng lao động
Khi thực hiện nộp báo cáo sử dụng lao động, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau để tránh bị trả hồ sơ hoặc nộp thiếu thông tin:
- Báo cáo phải lập đúng Mẫu số 01/PLI theo quy định hiện hành.
- Nên kiểm tra kỹ kỳ báo cáo để tránh nhầm giữa báo cáo 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm.
- Nếu nộp online, cần rà lại chữ ký số, định dạng file và trạng thái hồ sơ sau khi gửi.
- Nếu địa phương có link riêng của Sở Nội vụ, cần dùng đúng link hoặc mã QR do Sở công bố, không dùng lại link của đợt trước nếu đã hết hiệu lực.
- Nếu đã nộp thành công theo một phương thức được địa phương chấp nhận, thường không cần nộp lại qua kênh khác.
- Nên lưu lại email xác nhận, mã hồ sơ hoặc ảnh chụp màn hình sau khi nộp để tiện đối chiếu khi cần. Đây là thói quen rất hữu ích trong quá trình quản lý lao động định kỳ.
Khai sai thông tin, khai thiếu lao động trong báo cáo tình hình sử dụng lao động có bị phạt không?
Có. Theo thông tin tổng hợp năm 2026, nếu người sử dụng lao động không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động đúng quy định thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động vi phạm sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Trong trường hợp khai sai thông tin hoặc khai thiếu lao động, doanh nghiệp cũng có rủi ro bị xem là báo cáo không đúng thực tế, đặc biệt nếu số liệu lao động bị lệch lớn so với dữ liệu BHXH, hồ sơ nhân sự hoặc số lượng lao động đang quản lý thực tế.
Vì vậy, trước khi gửi báo cáo, doanh nghiệp nên rà lại kỹ danh sách lao động, tình trạng tăng giảm, lao động thử việc, lao động đang làm việc tại các địa điểm và thông tin nhân sự có liên quan để tránh phát sinh vi phạm không đáng có.
Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ định kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng thời hạn, đúng nơi nộp và đúng phương thức tiếp nhận. Trong năm 2026, doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, nộp trực tiếp hoặc nộp trực tuyến theo hướng dẫn của Sở Nội vụ địa phương.
Việc nắm rõ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động ở đâu, nộp khi nào và cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động sẽ giúp đơn vị hạn chế sai sót, tránh bị trả hồ sơ và giảm rủi ro xử phạt do nộp chậm hoặc khai thiếu thông tin.
