Đăng ký
Đăng nhập
Việc báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý thuế thu nhập cá nhân. Đồng thời, báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng giúp cơ quan thuế kiểm soát việc phát hành và sử dụng chứng từ một cách minh bạch, chính xác. Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn còn lúng túng về hình thức nộp, thời hạn cũng như các quy định xử phạt liên quan. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ cách thực hiện báo cáo đúng chuẩn, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu quy trình kê khai.
Có phải nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không?
Hiện nay, đa số doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử sẽ không cần lập báo cáo định kỳ gửi cơ quan thuế. Nghĩa vụ báo cáo này chỉ phát sinh trong một số tình huống đặc biệt theo quy định.
Trường hợp 1: Sử dụng chứng từ giấy do sự cố hệ thống
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hệ thống cấp mã chứng từ điện tử của cơ quan thuế gặp trục trặc và chưa thể khắc phục ngay, cơ quan thuế sẽ chuyển sang phương án dự phòng và thông báo công khai trên cổng thông tin.
Nếu hệ thống chưa thể hoạt động trở lại, cơ quan thuế có thể tạm thời cung cấp chứng từ giấy cho một số tổ chức, cá nhân sử dụng.
Khi hệ thống được khôi phục, các đơn vị sẽ quay lại sử dụng chứng từ điện tử theo thông báo. Trong thời hạn không quá 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu, các tổ chức, cá nhân đã sử dụng chứng từ giấy phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu quy định.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp có thay đổi về tổ chức hoặc hoạt động
Ngoài sự cố hệ thống, doanh nghiệp cũng phải lập báo cáo nếu phát sinh các biến động như:
– Chia, tách doanh nghiệp.
– Sáp nhập, hợp nhất.
– Chuyển đổi loại hình hoặc chuyển quyền sở hữu.
– Giải thể, phá sản.
– Giao, bán, khoán hoặc cho thuê doanh nghiệp nhà nước.
Trong các trường hợp này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc hộ/cá nhân kinh doanh cần nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, kèm theo bảng kê chứng từ đã sử dụng trong kỳ, cùng thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế.
Lưu ý:
Trước đây, các đơn vị sử dụng chứng từ do cơ quan thuế phát hành phải nộp báo cáo theo quý. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, khi chứng từ điện tử được triển khai đồng bộ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phần lớn doanh nghiệp không còn phải nộp báo cáo định kỳ.
>> Hiện tại, chỉ những đơn vị rơi vào hai trường hợp đặc biệt nêu trên mới cần thực hiện nghĩa vụ này.
Không phát sinh chứng từ khấu trừ thuế TNCN có phải nộp báo cáo không?
Hiện nay, việc có phải nộp báo cáo khi không phát sinh chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không chưa có cách áp dụng hoàn toàn thống nhất giữa các cơ quan thuế địa phương.
Tại TP. Hồ Chí Minh, đối với chứng từ điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp thông thường không cần thực hiện đăng ký, gửi dữ liệu hay nộp báo cáo tình hình sử dụng.
Trong khi đó, tại Hà Nội, việc áp dụng có thể linh hoạt tùy theo từng nhóm doanh nghiệp:
– Doanh nghiệp quy mô lớn: thường không yêu cầu nộp báo cáo
– Doanh nghiệp vừa và nhỏ: nên trao đổi trực tiếp với cán bộ thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể
– Một số trường hợp đặc biệt: vẫn có thể được yêu cầu nộp báo cáo theo mẫu giấy CTT25A/C tương tự trước đây
Vì vậy, để hạn chế rủi ro sai sót hoặc bị xử phạt, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác nhận rõ nghĩa vụ báo cáo trong trường hợp không phát sinh chứng từ.
2 Cách nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hiện nay
Hiện nay, tùy vào điều kiện và nhu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn các cách nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN phù hợp. Vậy đâu là phương thức vừa đúng quy định, vừa thuận tiện khi thực hiện báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Dưới đây là 2 cách phổ biến đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Cách 1: Nộp trực tiếp tại Cơ quan thuế
Bước 1: Chuẩn bị Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC theo quy định.
Bước 2: Hoàn tất bảng kê, sau đó nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Cơ quan thuế quản lý.
Cách 2: Nộp qua phần mềm HTKK
Bước 1: Tạo Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm HTKK.
Truy cập và đăng nhập vào HTKK bằng mã số thuế của doanh nghiệp, sau đó vào mục “Hóa đơn” và chọn “Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN” để tiến hành lập bảng kê.
=> Thực hiện lập Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên phần mềm HTKK.
=> Sau khi hoàn tất, tiến hành kết xuất tờ khai dưới định dạng file XML hoặc Excel.
Bước 2: Nộp Bảng kê chứng từ khấu trừ thuế TNCN
=> Truy cập hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp (có sử dụng chữ ký số).
Lưu ý: Doanh nghiệp cần hoàn thành việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hoặc quý trước đó.
Sau khi đã nộp báo cáo sử dụng hóa đơn, vào mục “Tra cứu” → chọn “Tờ khai” → chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” kèm phụ lục, sau đó thực hiện ký điện tử và gửi hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể áp dụng cách nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua mạng bằng HTKK để tiết kiệm thời gian.
Thời hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?
Hạn nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN (hoặc thời điểm chuyển dữ liệu) được quy định trùng với thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN của doanh nghiệp. Bạn có thể tóm lược các mốc thời gian quan trọng này trong bài viết để dễ theo dõi và thực hiện.
Thời hạn nộp theo quy định mới (Chứng từ điện tử)
Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế số 38, dữ liệu chứng từ điện tử phải được gửi đến cơ quan Thuế chậm nhất là:
– Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh.
– Trường hợp doanh nghiệp kê khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh.
Tổng hợp thời hạn cụ thể (Dành cho kỳ tính thuế quý)
| Kỳ báo cáo | Thời hạn nộp chậm nhất |
| Quý 1 (Tháng 1, 2, 3) | Ngày 04/05 (do 30/04 và 01/05 thường là ngày lễ) |
| Quý 2 (Tháng 4, 5, 6) | Ngày 31/07 |
| Quý 3 (Tháng 7, 8, 9) | Ngày 31/10 |
| Quý 4 (Tháng 10, 11, 12) | Ngày 31/01 của năm sau |
Nếu ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ cuối tuần hoặc ngày lễ theo quy định, thì thời hạn nộp sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Quy định phạt chậm nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trong trường hợp chậm nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc không nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN, bao gồm cả việc không gửi báo cáo tình hình sử dụng chứng từ (mẫu BC26/AC với chứng từ giấy) hoặc chậm chuyển dữ liệu điện tử, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Các mức phạt tiền cụ thể
Mức phạt được căn cứ vào số ngày chậm nộp, cụ thể như sau:
| Số ngày chậm nộp | Hình thức xử phạt | Mức phạt tiền (trung bình) |
| Từ 01 đến 05 ngày | Phạt cảnh cáo (nếu có tình tiết giảm nhẹ) | Cảnh cáo |
| Từ 01 đến 10 ngày | Phạt tiền | 2.000.000đ – 5.000.000đ |
| Từ 11 đến 20 ngày | Phạt tiền | 4.000.000đ – 8.000.000đ |
| Từ 21 đến 90 ngày | Phạt tiền | 5.000.000đ – 15.000.000đ |
| Trên 90 ngày hoặc Không nộp | Phạt tiền | 8.000.000đ – 15.000.000đ |
Bên cạnh việc nộp phạt, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện:
– Nộp bổ sung báo cáo: Phải lập và gửi ngay báo cáo/dữ liệu còn thiếu cho cơ quan Thuế.
– Giải trình: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp cần có văn bản giải trình về lý do chậm trễ để được xem xét các tình tiết giảm nhẹ.
Lưu ý quan trọng cho Kế toán
– Thời điểm tính phạt: Bắt đầu tính từ ngày tiếp sau ngày cuối cùng của thời hạn nộp theo quy định.
– Giao dịch điện tử: Với hệ thống thuế điện tử hiện nay, ngày nộp được tính là ngày ghi trên Thông báo tiếp nhận hồ sơ thuế điện tử từ cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
– Lỗi kỹ thuật: Nếu chậm nộp do lỗi hệ thống hạ tầng CNTT của cơ quan Thuế, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt (cần lưu lại ảnh chụp màn hình lỗi để đối chiếu).
Việc nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và hạn chế rủi ro bị xử phạt. Khi hiểu rõ quy trình, lựa chọn đúng phương thức thực hiện và đảm bảo thời hạn, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, công sức cũng như giảm thiểu sai sót trong kê khai. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn chủ động nộp báo cáo chứng từ khấu trừ thuế TNCN một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
