Đăng ký
Đăng nhập
Việc xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ là bước quan trọng giúp người lao động hoàn tất thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy trình, quyền lợi và những lưu ý khi thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xin chứng từ nhanh chóng, đúng quy định và giải đáp những thắc mắc thường gặp.
Công ty cũ có bắt buộc phải xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động không?
Khi thực hiện xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ, nhiều người lao động băn khoăn liệu doanh nghiệp có bắt buộc phải cấp hay không, hay phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Việc nắm rõ quy định này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình quyết toán thuế và bảo vệ quyền lợi của mình.
Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:
Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
…
- Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:
b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
…
b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
…
Bên cạnh đó tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định:
Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
…
- Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
…
Từ các quy định hiện hành, có thể khẳng định rằng khi người lao động thực hiện xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ, doanh nghiệp có trách nhiệm cấp chứng từ nếu đã thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Vì vậy, người lao động hoàn toàn có quyền chủ động đề nghị công ty cũ cung cấp lại chứng từ để phục vụ cho việc quyết toán hoặc hoàn thuế.
Hướng dẫn cách xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ nhanh chóng
Nếu đã nghỉ việc, người lao động hoàn toàn có thể xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ trong trường hợp có phát sinh thu nhập bị khấu trừ. Có thể thực hiện theo các cách sau:
Cách 1: Gửi email đến phòng Kế toán/HR
Trong email cần nêu rõ: Họ tên; mã số thuế cá nhân (hoặc số CCCD nếu được yêu cầu); thời gian làm việc tại công ty; đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN; hình thức nhận (bản điện tử hoặc bản cứng).
Cách 2: Liên hệ trực tiếp
Bạn có thể đến trực tiếp công ty hoặc liên hệ qua điện thoại, tin nhắn với bộ phận Kế toán/HR để được hỗ trợ cấp chứng từ. Nên ưu tiên nhận file điện tử qua email để thuận tiện cho việc tự quyết toán thuế TNCN online.
Khi nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ công ty cũ cần lưu ý gì?
Việc kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Thu nhập cá nhân) sau khi thôi việc là bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người lao động trong quá trình quyết toán thuế. Để hồ sơ quyết toán được cơ quan thuế chấp nhận và tránh các sai sót pháp lý, cá nhân cần lưu ý các nội dung trọng yếu sau:
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ để quyết toán thuế cần đảm bảo đầy đủ các nhóm thông tin sau đây:
Thông tin định danh chứng từ
Nhóm thông tin này giúp xác định tính pháp lý và thứ tự lưu trữ của văn bản trên hệ thống của cơ quan Thuế.
– Tên chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
– Ký hiệu mẫu chứng từ: (Ví dụ: 03/TNCN).
– Ký hiệu chứng từ: Ký hiệu riêng để nhận diện bộ chứng từ của doanh nghiệp.
– Số thứ tự chứng từ: Dãy số định danh duy nhất cho mỗi lần cấp.
Thông tin của bên chi trả và bên nhận thu nhập
Đây là căn cứ để xác định đối tượng nộp thuế và đơn vị chịu trách nhiệm khấu trừ tại nguồn.
– Tổ chức chi trả (Công ty): Tên doanh nghiệp, Địa chỉ trụ sở, Mã số thuế.
– Cá nhân nhận thu nhập (Người lao động): Họ tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã số thuế cá nhân (nếu chưa có thì dùng Số định danh cá nhân/CCCD).
– Thông tin bổ sung: Quốc tịch (Chỉ bắt buộc nếu người nộp thuế không có quốc tịch Việt Nam).
Chi tiết số liệu tài chính và số thuế khấu trừ
Đây là phần nội dung quan trọng nhất, trực tiếp quyết định số tiền thuế bạn được hoàn hoặc phải nộp thêm.
– Chi tiết thu nhập: Gồm khoản thu nhập (loại thu nhập), thời điểm trả thu nhập.
– Tổng thu nhập chịu thuế: Tổng số tiền lương, tiền công thực nhận trước khi tính các khoản giảm trừ.
– Các khoản giảm trừ: Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN); Các khoản chi từ thiện, nhân đạo, khuyến học (có chứng từ hợp lệ).
– Số thuế đã khấu trừ: Số tiền thuế thực tế đơn vị đã giữ lại để nộp vào ngân sách Nhà nước.
Xác nhận pháp lý
– Ngày, tháng, năm: Thời điểm lập chứng từ.
– Chữ ký xác nhận: Họ tên và chữ ký của người đại diện tổ chức trả thu nhập (Đối với chứng từ điện tử, đây là phần Chữ ký số của doanh nghiệp).
Việc chủ động kiểm tra các nội dung trên ngay khi nhận được chứng từ từ công ty cũ không chỉ giúp cá nhân tiết kiệm thời gian khi làm thủ tục hoàn thuế mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
[FAQ] Các câu hỏi thường gặp
Trong quá trình thu thập hồ sơ và làm thủ tục quyết toán thuế, chắc hẳn bạn sẽ gặp phải những tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Để giúp bạn tháo gỡ khó khăn nhanh chóng, chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp các thắc mắc phổ biến nhất liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN ngay dưới đây.
Câu 1: Một người có thể có nhiều chứng từ khấu trừ thuế TNCN được không?
Có. Nếu trong năm bạn làm việc ở nhiều nơi hoặc có thu nhập tại nhiều đơn vị khác nhau, mỗi đơn vị chi trả thu nhập sẽ cấp cho bạn một chứng từ tương ứng với số thuế họ đã khấu trừ.
Câu 2: Xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ có mất phí không?
Không. Theo quy định của pháp luật, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ cho người lao động và không được phép thu bất kỳ khoản phí nào cho hoạt động này.
Câu 3: Mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thể xin công ty cũ cấp lại hay không?
Có. Với chứng từ điện tử: Công ty chỉ cần gửi lại file (XML/PDF) qua email. Với chứng từ giấy: Bạn cần làm đơn báo mất, công ty sẽ rà soát và cấp bản sao hoặc hướng dẫn thủ tục cấp lại theo quy định.
Câu 4: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có thay thế quyết toán thuế không?
Không. Chứng từ này chỉ là bằng chứng xác nhận số thuế bạn đã nộp tạm tính. Bạn vẫn phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế để biết mình nộp thừa (được hoàn tiền) hay nộp thiếu (phải đóng thêm).
Câu 5: Công ty cũ không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có quyết toán được không?
Rất khó. Đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ tự quyết toán. Nếu công ty cố tình không cấp, bạn nên cung cấp các bằng chứng khác (thư xác nhận thu nhập, sao kê lương) và liên hệ với cơ quan thuế quản lý đơn vị đó để được hỗ trợ can thiệp.
Việc xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ quy định và thực hiện đúng quy trình. Đây là bước quan trọng giúp trả lời cho câu hỏi xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ để làm gì – chủ yếu nhằm phục vụ quyết toán thuế, hoàn thuế (nếu có) và chứng minh khoản thu nhập đã bị khấu trừ. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, bạn có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ, liên hệ doanh nghiệp cũ và xử lý nhanh chóng. Đừng quên lưu trữ đầy đủ chứng từ để thuận tiện cho các kỳ quyết toán thuế tiếp theo.
