Đăng ký
Đăng nhập
Cập nhật ngay mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để đảm bảo hồ sơ thuế được chấp nhận hợp lệ. Các biểu mẫu như 02/QTT-TNCN và 05/QTT-TNCN đóng vai trò then chốt trong quy trình nộp thuế hiện nay. Để quá trình lập tờ khai quyết toán thuế TNCN diễn ra nhanh chóng và tránh các sai sót không đáng có, mời bạn theo dõi hướng dẫn chi tiết trong nội dung sau đây.
Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất theo quy định hiện hành
Hiện nay, các biểu mẫu phục vụ việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân được thực hiện thống nhất theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tùy vào đối tượng thực hiện là cá nhân tự quyết toán hay tổ chức chi trả thu nhập mà mẫu tờ khai sẽ có sự khác biệt.
Mẫu 02/QTT-TNCN
Mẫu 02/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế TNCN dành riêng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Mẫu này được sử dụng trong trường hợp cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế (không ủy quyền cho đơn vị chi trả), ví dụ như cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi hoặc có số thuế nộp thừa cần làm thủ tục hoàn thuế.
Người nộp thuế có thể xem chi tiết và tải mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC dưới đây.
>>> TẢI NGAY: Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
Mẫu 05/QTT-TNCN
Khác với mẫu dành cho cá nhân, tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân thực hiện trả thu nhập từ tiền lương, tiền công.
Đây là mẫu biểu bắt buộc để doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thực hiện tổng hợp, kê khai và quyết toán thay cho người lao động đã ủy quyền, đồng thời quyết toán phần trách nhiệm thuế của đơn vị đối với ngân sách nhà nước.
Quý doanh nghiệp và đơn vị có thể tải mẫu số 05/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để thực hiện kê khai: [TẠI ĐÂY]
4 Cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua mạng đơn giản, nhanh chóng
Việc nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN hiện nay đã được đơn giản hóa tối đa thông qua các nền tảng số. Dưới đây là 4 phương thức phổ biến nhất:
- Dịch vụ công
- Thuế điện tử
- Etax Mobile
- Phần mềm HTKK
Cụ thể,
Cách 1: Nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua Dịch vụ công
Đây là phương thức tích hợp thông qua Cổng Dịch vụ công ngành Thuế, rất thuận tiện cho cá nhân sử dụng tài khoản định danh VNeID.
Dưới đây là quy trình chi tiết các bước nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2025 (thực hiện trong năm 2026) trên Cổng Dịch vụ công ngành Thuế:
Bước 1: Truy cập và Đăng nhập
Người nộp thuế truy cập vào Cổng Dịch vụ công ngành Thuế theo địa chỉ: https://dichvucong.gdt.gov.vn/tthc/homelogin.
Tại màn hình đăng nhập, bạn có thể lựa chọn đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID, sau đó chọn đối tượng là “Cá nhân”.
Bước 2: Lựa chọn tờ khai quyết toán
Sau khi đăng nhập thành công, bạn thực hiện các thao tác:
- Chọn mục Thủ tục hành chính.
- Tìm và chọn Tờ khai 02/QTT-TNCN (TT80/2021) – đây là mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân tự quyết toán.
- Chọn nộp hồ sơ tại mã thủ tục hành chính [2.002233].
Bước 3: Thiết lập kỳ khai thuế và hình thức nộp
Tại bước này, người nộp thuế cần:
- Chọn kỳ khai thuế là năm 2025 và nhấn “Tra cứu”.
- Lựa chọn hình thức nộp hồ sơ: Kê khai trực tuyến hoặc Nộp file XML (đã kết xuất từ phần mềm HTKK).
- Nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước nhập liệu.
Bước 4: Chọn hình thức nộp hồ sơ
Tại giao diện này, bạn nhập kỳ khai thuế là năm 2025 và nhấn “Tra cứu”. Hệ thống sẽ cho phép bạn lựa chọn một trong hai hình thức: Kê khai trực tuyến hoặc Nộp file XML (được kết xuất từ phần mềm HTKK). Sau khi chọn hình thức phù hợp, nhấn “Tiếp tục”.
Bước 5: Thực hiện kê khai
Cách 1: Thực hiện kê khai trong trường hợp “Kê khai trực tuyến”
Nếu chọn kê khai trực tiếp trên trình duyệt, bạn thực hiện qua 3 công đoạn nhỏ:
- Thiết lập thông tin chung: Chọn năm kê khai, trường hợp quyết toán (theo năm dương lịch hoặc theo tháng), xác định cơ quan thuế quyết toán và cập nhật thông tin liên lạc. Nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang phần số liệu.
- Nhập số liệu tờ khai: Người nộp thuế kiểm tra và điền chính xác các chỉ tiêu về tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm, từ thiện). Hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế phải nộp thêm hoặc số thuế được hoàn. Tại đây, đừng quên đính kèm các chứng từ khấu trừ thuế hoặc tài liệu liên quan dưới dạng tệp tin.
- Kiểm tra và gửi hồ sơ: Xem lại toàn bộ thông tin trên tờ khai hiển thị, nhập mã captcha và nhấn “Nộp hồ sơ” để hoàn tất quy trình gửi điện tử.
Cách 2: Thực hiện kê khai trong trường hợp “Nộp XML”
Đối với trường hợp đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu từ phần mềm hỗ trợ:
- Tại mục “02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân”, nhấn chọn “Chọn tệp” và tải lên file XML đã kết xuất.
- Hệ thống sẽ gửi mã OTP về số điện thoại hoặc email bạn đã đăng ký. Bạn chỉ cần nhập mã OTP này và nhấn “Tiếp tục” để hoàn tất việc gửi tờ khai.
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo hồ sơ đã được gửi thành công. Người nộp thuế có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ ngay trên cổng thông tin này.
Cách 2: Nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua Thuế điện tử
Bên cạnh Cổng Dịch vụ công, người nộp thuế có thể thực hiện kê khai và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN tại hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Phương thức này giúp cá nhân chủ động quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ xử lý từ cơ quan thuế một cách nhanh chóng.
Bước 1: Truy cập hệ thống Thuế Việt Nam
Người nộp thuế truy cập vào phân hệ dành cho cá nhân tại địa chỉ: https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/Request.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
Bạn thực hiện nhập mã số thuế (MST) và mã kiểm tra hiển thị trên màn hình để đăng nhập. Trong trường hợp không nhớ mã số thuế, bạn có thể thực hiện tra cứu bằng số CCCD hoặc CMND trước khi bắt đầu.
Bước 3: Lựa chọn chức năng kê khai
Sau khi đăng nhập thành công, trên thanh menu chính, bạn nhấn chọn mục “Quyết toán thuế”, sau đó chọn tiếp “Kê khai thuế trực tuyến”.
Bước 4: Điền thông tin nội dung kê khai
Người nộp thuế cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin tại mục có đánh dấu sao (*), bao gồm: tên người gửi, địa chỉ liên hệ và email. Tiếp theo, chọn tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021.
Tại phần chọn cơ quan thuế quyết toán, bạn cần xác định đúng 1 trong 3 trường hợp:
- TH1: Thu nhập duy nhất từ tổ chức quốc tế hoặc từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn).
- TH2: Có từ 02 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập khai trực tiếp và thu nhập đã khấu trừ.
- TH3: Chỉ có nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức chi trả (thực hiện khai thêm thông tin về việc thay đổi nơi làm việc).
Sau cùng, xác định trường hợp quyết toán (theo năm dương lịch hoặc khác), năm kê khai là 2025 và chọn loại tờ khai chính thức.
Bước 5: Khai chi tiết tờ khai quyết toán
Sau khi nhấn “Tiếp tục”, hệ thống hiển thị tờ khai chi tiết. Người nộp thuế thực hiện nhập liệu các chỉ tiêu tại phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN và tờ khai chính mẫu 02/QTT-TNCN dựa trên chứng từ thuế thực tế.
Bước 6: Hoàn thành và kết xuất tờ khai
Sau khi kiểm tra số liệu, bạn tích chọn cam đoan thông tin đã khai là đúng sự thật và nhấn “Hoàn thành kê khai”. Để lưu trữ và nộp hồ sơ, hãy chọn “Kết xuất XML”, sau đó nhấn “Nộp tờ khai”.
Bước 7: Gửi hồ sơ và chứng từ đính kèm
Tại bước này, bạn chọn các phụ lục đính kèm tương ứng như chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ đóng bảo hiểm hoặc từ thiện. Nhấn “Chọn tệp” để tải tài liệu lên và nhấn “Tiếp tục”.
Hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng cách nhập mã kiểm tra và mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký. Khi màn hình thông báo nộp tờ khai thành công, Tổng cục Thuế sẽ gửi email xác nhận tiếp nhận hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc.
Cách 3: Nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua Etax Mobile
Việc sử dụng ứng dụng eTax Mobile giúp đơn giản hóa quy trình quyết toán thuế nhờ tính năng gợi ý dữ liệu thông minh và giao diện thân thiện trên điện thoại di động.
Bước 1: Tải ứng dụng và đăng ký tài khoản
Bạn truy cập App Store hoặc Google Play, tìm kiếm từ khóa “eTax Mobile” để tải ứng dụng. Sau đó, chọn chức năng Đăng ký tài khoản, nhập đầy đủ thông tin định danh (MST, CCCD, số điện thoại) và xác thực qua mã OTP để hoàn tất.
Bước 2: Đăng nhập ứng dụng
Người nộp thuế thực hiện đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã tạo, hoặc có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử (VNeID) để truy cập nhanh chóng.
Bước 3: Tra cứu và tạo tờ khai gợi ý
Tại menu chính, chọn “Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN” và tiếp tục chọn “Hỗ trợ lập tờ khai quyết toán”. Sau khi chọn năm và nhấn “Tra cứu”, hệ thống sẽ tổng hợp dữ liệu thu nhập. Bạn kiểm tra kỹ và nhấn “Tạo tờ khai 02/QTT-TNCN gợi ý” để hệ thống tự động điền các thông tin cơ bản.
Bước 4: Xác định cơ quan thuế nộp tờ khai
Dựa trên thông tin thu nhập của bạn, hệ thống sẽ tự động xác định cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ theo 3 trường hợp: cá nhân có thu nhập vãng lai, cá nhân chỉ có một nơi làm việc hoặc các trường hợp đặc thù khác.
Bước 5: Kiểm tra thông tin chung
Màn hình sẽ hiển thị các thông tin hành chính như tên người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ và thông tin tổ chức trả thu nhập. Một số trường thông tin liên lạc có thể được chỉnh sửa để đảm bảo tính cập nhật.
Bước 6: Kê khai các chỉ tiêu thuế và người phụ thuộc
Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa các chỉ tiêu từ [20] đến [48]. Nếu có người phụ thuộc, hãy vào mục “Bảng kê 02-1/BK-QTT-TNCN” để nhập thông tin chi tiết. Đặc biệt, nếu có số thuế nộp thừa (chỉ tiêu [46]), hãy chọn hình thức nhận hoàn tiền qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Bước 7: Xác nhận tài khoản nhận tiền hoàn thuế
Người nộp thuế kiểm tra lại thông tin số tài khoản và ngân hàng thụ hưởng để đảm bảo cơ quan thuế hoàn tiền chính xác vào tài khoản cá nhân sau khi hồ sơ được duyệt.
Bước 8: Đính kèm phụ lục và chứng từ
Nhấn “Thêm mới phụ lục” để tải lên các bản quét hoặc ảnh chụp chứng từ khấu trừ thuế, CCCD và các tài liệu liên quan khác. Lưu ý các tệp tin cần đúng định dạng PDF/JPEG/PNG và không vượt quá dung lượng quy định.
Bước 9: Xác thực bằng mã OTP
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, nhấn “Tiếp tục” để hệ thống gửi mã OTP về số điện thoại đăng ký. Bạn nhập chính xác mã này để xác thực việc gửi tờ khai đến cơ quan thuế.
Bước 10: Hoàn thành quy trình
Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Nộp tờ khai thành công”. Bạn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ ngay trên ứng dụng để biết thời điểm cơ quan thuế phê duyệt.
Cách 4: Nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN qua HTKK
Phần mềm HTKK thường được các doanh nghiệp ưu tiên để thực hiện cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 05/QTT-TNCN).
Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK
Khởi động phần mềm HTKK trên máy tính, nhập Mã số thuế của doanh nghiệp cần kê khai và nhấn “Đồng ý” để vào hệ thống.
Bước 2: Chọn mẫu tờ khai quyết toán
Tại danh mục bên trái, bạn chọn mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân”, sau đó tìm và chọn mẫu “05/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021)”.
Bước 3: Thiết lập kỳ tính thuế
Hệ thống hiển thị bảng chọn kỳ tính thuế. Bạn chọn năm 2025 và tích vào ô “Tờ khai lần đầu” (nếu là lần nộp đầu tiên trong năm). Nhấn “Đồng ý” để phần mềm khởi tạo tờ khai chính cùng 3 phụ lục đi kèm (05-1, 05-2, 05-3).
Bước 4: Lập phụ lục 05-3/BK-TNCN – Bảng kê người phụ thuộc
Đây là bảng kê thông tin giảm trừ gia cảnh cho người lao động. Bạn cần nhập đầy đủ họ tên, mã số thuế người nộp thuế, họ tên người phụ thuộc, ngày sinh, và đặc biệt là thông tin tại cột “Từ tháng”, “Đến tháng” để xác định thời gian được giảm trừ trong năm.
Bước 5: Lập phụ lục 05-2/BK-TNCN – Bảng kê cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần
Phụ lục này dành cho cá nhân cư trú ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc cá nhân không cư trú. Bạn cần kê khai tất cả các cá nhân đã nhận thu nhập tại đơn vị trong năm (bao gồm cả người đã nghỉ việc hoặc chưa đến mức khấu trừ thuế).
Các chỉ tiêu quan trọng gồm: Tổng thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn theo hiệp định và số thuế đã khấu trừ thực tế.
Bước 6: Lập phụ lục 05-1/BK-TNCN – Bảng kê cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến
Dành cho người lao động ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên. Ngoài các thông tin hành chính, bạn cần chú trọng các chỉ tiêu:
- Chỉ tiêu [10]: Tích “X” nếu cá nhân có ủy quyền quyết toán thay.
- Chỉ tiêu [17], [18], [19], [20]: Nhập các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm và quỹ hưu trí.
- Chỉ tiêu [24], [25], [26]: Hệ thống sẽ tự tính toán số thuế phải nộp, nộp thừa hoặc còn phải nộp dựa trên thu nhập tính thuế.
Bước 7: Hoàn thiện tờ khai chính 05/QTT-TNCN
Sau khi nhập xong 3 phụ lục, dữ liệu sẽ tự động tổng hợp về tờ khai chính. Bạn cần kiểm tra lại các chỉ tiêu tổng quát từ [16] đến [41] như: Tổng số lao động, số cá nhân đã khấu trừ thuế, tổng số thuế còn phải nộp hoặc nộp thừa để đảm bảo tính khớp đúng giữa tờ khai và phụ lục.
Bước 8: Xác định và xử lý kết quả quyết toán
Căn cứ vào kết quả trên tờ khai:
- Nếu phát sinh số thuế còn phải nộp (chỉ tiêu [40]): Doanh nghiệp thực hiện nộp bổ sung vào ngân sách nhà nước.
- Nếu phát sinh số thuế nộp thừa (chỉ tiêu [41]): Đơn vị có thể làm thủ tục hoàn thuế hoặc bù trừ tự động vào kỳ tính thuế tiếp theo.
Bước 9: Kết xuất và nộp hồ sơ
Cuối cùng, nhấn nút “Ghi” để phần mềm kiểm tra lỗi logic. Nếu không còn lỗi, chọn “Kết xuất” để lấy file định dạng XML. Bạn dùng file này để nộp qua cổng Thuế điện tử của Tổng cục Thuế để hoàn tất quy trình.
Các giấy tờ cần nộp khi quyết toán thuế TNCN
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ không chỉ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng mà còn hạn chế tối đa việc phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần.
- Đối với cá nhân trực tiếp tự quyết toán
Trường hợp này dành cho cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc có số thuế nộp thừa muốn làm thủ tục hoàn thuế. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN: Đây là biểu mẫu chính dành cho cá nhân ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Bản gốc hoặc bản điện tử do các đơn vị chi trả thu nhập cấp trong năm (để chứng minh số thuế bạn đã tạm nộp).
- Chứng từ chứng minh các khoản giảm trừ: Bản sao hóa đơn, chứng từ đóng góp vào các quỹ từ thiện, nhân đạo, hoặc khuyến học nếu có phát sinh.
- Hồ sơ người phụ thuộc: Các giấy tờ chứng minh (như giấy khai sinh, CCCD) nếu trong năm có đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc.
- Đối với doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập
Doanh nghiệp thực hiện quyết toán thay cho người lao động hoặc quyết toán phần thuế đã khấu trừ tại nguồn cần chuẩn bị:
- Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 05/QTT-TNCN: Mẫu tờ khai tổng quát cho toàn bộ đơn vị.
- Hệ thống các phụ lục đi kèm: Bao gồm phụ lục 05-1/BK-TNCN (biểu lũy tiến), 05-2/BK-TNCN (biểu toàn phần) và 05-3/BK-TNCN (thông tin người phụ thuộc).
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế: Văn bản có chữ ký của người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay nghĩa vụ thuế (đối với những người đủ điều kiện ủy quyền).
Lưu ý: Nếu thực hiện nộp hồ sơ qua các cổng điện tử, bạn cần scan các chứng từ nêu trên thành định dạng PDF hoặc ảnh (JPEG/PNG) để đính kèm vào bước gửi hồ sơ cuối cùng.
Hướng dẫn cách tải tờ khai quyết toán thuế TNCN
Nếu bạn đã nộp hồ sơ nhưng cần lưu trữ hoặc xem lại, cách tải tờ khai quyết toán thuế TNCN rất đơn giản. Bạn không cần phải thao tác lại từ đầu mà chỉ cần thực hiện các bước tra cứu như sau:
- Bạn đăng nhập vào hệ thống (Thuế điện tử hoặc Dịch vụ công) bằng tài khoản đã nộp hồ sơ.
- Tìm đến mục “Tra cứu” hoặc “Tra cứu tờ khai”.
- Lựa chọn loại tờ khai, khoảng thời gian cần tìm và nhấn “Tra cứu”.
- Khi danh sách hiện ra, bạn kiểm tra trạng thái hồ sơ (đã chấp nhận) và nhấn vào biểu tượng tải về (thường là định dạng XML hoặc PDF) để lưu trữ.
Hy vọng những hướng dẫn trên đã giúp bạn nắm vững cách lập và nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN một cách chính xác. Việc chủ động hoàn tất quyết toán thuế đúng thời hạn không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo tối đa quyền lợi về hoàn thuế. Chúc bạn thực hiện kỳ quyết toán thuế thành công và thuận lợi.
