Đăng ký
Đăng nhập
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 03/TNCN) là biểu mẫu quan trọng được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Việc nắm vững quy định và cách ghi chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật hiện hành mà còn bảo đảm quyền lợi quyết toán thuế cho người lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết mẫu chứng từ mới nhất cùng hướng dẫn cách lập và tải về nhanh chóng.
Mẫu 03/TNCN – Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất
Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các tổ chức trả thu nhập phải thực hiện lập và giao mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho người lao động theo chuẩn định dạng của cơ quan thuế.
Cụ thể, mẫu 03/TNCN là mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bắt buộc sử dụng, đảm bảo tính thống nhất và minh bạch trong việc quản lý thuế. Đối với các doanh nghiệp, việc chuyển đổi sang mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ, tra cứu.
Bạn có thể tải về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN Excel hoặc bản Word để tham khảo và thực hiện tại đây:
Chi tiết cách điền mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN – 03/TNCN
Để tránh sai sót dẫn đến việc chứng từ không được cơ quan thuế chấp nhận, tổ chức trả thu nhập cần nắm vững cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo từng chỉ tiêu cụ thể như sau:
I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP
Phần này yêu cầu thông tin đồng bộ với hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp:
- [01] Tên tổ chức trả thu nhập: Ghi đầy đủ tên công ty bằng chữ IN HOA theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- [02] Mã số thuế: Điền chính xác mã số thuế của doanh nghiệp (10 số hoặc 13 số nếu là chi nhánh).
- [03] Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
- [04] Điện thoại: Cung cấp số điện thoại liên lạc đang hoạt động của đơn vị.
II. THÔNG TIN CÁ NHÂN, HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH
Cần kiểm tra kỹ thông tin cá nhân của người lao động trên CMND/CCCD hoặc hộ chiếu:
- [05] Họ và tên: Ghi đầy đủ họ tên cá nhân được khấu trừ thuế bằng chữ IN HOA.
- [06] Mã số thuế: Điền mã số thuế cá nhân đã được cấp.
- [07] Quốc tịch: Ghi quốc tịch của người nộp thuế (ví dụ: Việt Nam).
- [08] Cá nhân cư trú: Đánh dấu (x) nếu cá nhân đáp ứng điều kiện cư trú tại Việt Nam.
- [09] Cá nhân không cư trú: Đánh dấu (x) nếu cá nhân thuộc diện không cư trú.
- [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi địa chỉ thường trú hoặc tạm trú của cá nhân.
- [11] Điện thoại liên hệ: Số điện thoại của người nộp thuế để cơ quan thuế liên lạc khi cần.
- [12] Số định danh cá nhân/Hộ chiếu: Ghi số CCCD hoặc số hộ chiếu (đối với trường hợp chưa có mã số thuế).
III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ
Đây là phần quan trọng nhất phản ánh số liệu tài chính phục vụ quyết toán:
- [13] Khoản thu nhập: Ghi rõ tính chất nguồn tiền (Ví dụ: Tiền lương, tiền công; thu nhập từ đầu tư vốn;…).
- [14] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Ghi tổng số tiền bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN) đã trừ vào lương của cá nhân theo tỷ lệ quy định.
- [15] Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Ghi số tiền cá nhân đã đóng góp vào các quỹ được pháp luật công nhận (nếu có).
- [16] Thời điểm trả thu nhập: Ghi rõ khoảng thời gian chi trả thu nhập (từ tháng… đến tháng… năm…).
- [17] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Tổng số tiền thu nhập mà đơn vị đã trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế.
- [18] Tổng thu nhập tính thuế: Số thu nhập còn lại sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm và đóng góp từ thiện.
- [19] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Tổng số tiền thuế TNCN mà doanh nghiệp đã giữ lại để nộp vào ngân sách nhà nước.
Một số lưu ý về cách ghi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
| Tiêu chí | Quy định chi tiết | Ví dụ |
| Ký hiệu mẫu | Cố định có 07 ký tự | 03/TNCN |
| Ký hiệu chứng từ | Có 06 ký tự, cấu trúc CT/NNE (NN: 2 số cuối năm dương lịch, E: điện tử) | CT/26E (Chứng từ điện tử lập năm 2026) |
| Số chứng từ | Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 7 chữ số (từ 1 đến 9999999). Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm | 0000125 |
| Vị trí hiển thị | Phía trên bên phải của chứng từ hoặc tại vị trí dễ nhận biết nhất | Góc trên bên phải |
Ngoài ra, kế toán cần lưu ý thêm về thời điểm lập và cấp chứng từ:
- Thời điểm lập: Phải lập tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động.
- Đối với HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ duy nhất cho 1 năm tính thuế (khi người lao động có yêu cầu để tự quyết toán).
- Đối với HĐLĐ dưới 03 tháng hoặc không ký HĐLĐ: Có thể cấp cho mỗi lần khấu trừ hoặc gộp cấp 01 lần/năm nếu người lao động yêu cầu.
- Doanh nghiệp chỉ bắt buộc cấp khi người lao động yêu cầu hoặc khi đến kỳ quyết toán thuế, không bắt buộc lập và giao ngay nếu NLĐ không có nhu cầu.
4 Trường hợp không cần có chứng từ khấu trừ thuế TNCN để quyết toán thuế
Mặc dù mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu quan trọng để chứng minh số thuế đã nộp, nhưng theo các quy định hiện hành, có 4 trường hợp sau đây không yêu cầu phải có chứng từ này:
- Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Khi người lao động đủ điều kiện và đã ủy quyền hoàn toàn việc quyết toán thuế TNCN cho tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp), thì doanh nghiệp không cần xuất và cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân đó nữa.
- Tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động (giải thể, phá sản): Nếu doanh nghiệp cũ đã đóng cửa và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu trên hệ thống của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán cho cá nhân mà không bắt buộc phải nộp kèm chứng từ khấu trừ.
- Hệ thống thuế đã có đầy đủ dữ liệu kê khai: Trong trường hợp doanh nghiệp đã quyết toán xong, toàn bộ thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ được cập nhật đầy đủ lên hệ thống. Dù cá nhân có tự quyết toán trực tiếp, chứng từ chủ yếu mang tính chất để NLĐ “đối chiếu chéo”, cơ quan thuế vẫn có thể rà soát dựa trên dữ liệu hệ thống.
- Cá nhân không có nhu cầu yêu cầu cấp: Căn cứ theo luật, tổ chức trả thu nhập chỉ cấp chứng từ khi người lao động có yêu cầu. Nếu cá nhân thuộc diện chưa phải quyết toán hoặc không có nhu cầu lấy chứng từ, doanh nghiệp không bắt buộc phải phát hành và cấp cho người đó.
Hy vọng những thông tin về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP trên đây sẽ giúp bạn thực hiện các thủ tục quyết toán thuế chính xác và hiệu quả. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình kê khai hoặc cần hỗ trợ thêm về các quy định thuế mới nhất, hãy để lại bình luận hoặc liên hệ ngay để được giải đáp kịp thời.
