Đăng ký
Đăng nhập
Trong công tác quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động. Đặc biệt, từ ngày 01/06/2025, những quy định mới về chứng từ điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực, yêu cầu các đơn vị chi trả thu nhập phải cập nhật kịp thời. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì, dùng để làm gì và các mẫu chứng từ đúng chuẩn hiện hành.
Khái niệm chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (tên tiếng Anh là Certificate of personal income tax withholding) là loại văn bản do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động. Chứng từ này dùng để ghi nhận số thuế thu nhập cá nhân mà đơn vị chi trả đã khấu trừ vào thu nhập của người nộp thuế trước khi thanh toán.
Vậy chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?
- Đối với người lao động: Đây là bằng chứng xác thực số thuế đã nộp, là căn cứ quan trọng để thực hiện quyết toán thuế cuối năm, làm hồ sơ hoàn thuế hoặc giảm trừ thuế.
- Đối với doanh nghiệp: Là tài liệu ghi nhận thông tin về các khoản thuế đã khấu trừ thuộc ngân sách nhà nước, phục vụ công tác quản lý và giải trình với cơ quan thuế.
Tổng hợp các quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Hiện nay, việc quản lý và sử dụng chứng từ được siết chặt bởi các văn bản pháp luật mới nhất. Cụ thể là Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Một điểm cần lưu ý đặc biệt trong quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN là các doanh nghiệp phải ngừng sử dụng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử theo mẫu cũ để chuyển sang định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
Các trường hợp bắt buộc cấp chứng từ
Căn cứ theo Điểm a, Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế như sau:
“Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế […] phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.”
Cụ thể, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Khi cá nhân có yêu cầu: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào nguồn trước khi chi trả cho người lao động có trách nhiệm cấp chứng từ nếu người đó yêu cầu.
- Cá nhân tự quyết toán thuế: Dành cho những đối tượng không thuộc diện ủy quyền quyết toán hoặc muốn tự thực hiện thủ tục hoàn thuế, bù trừ thuế trực tiếp với cơ quan thuế.
- Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng: Những đối tượng này thường bị khấu trừ 10% tại nguồn, do đó cần chứng từ để làm căn cứ xác nhận số thuế đã nộp.
Lưu ý:
- Nếu cá nhân đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế thay thì đơn vị chi trả không cấp chứng từ khấu trừ.
- Nếu tổ chức đã chấm dứt hoạt động và không thể cấp chứng từ, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu hệ thống để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán cho cá nhân.
Nội dung chính trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ theo Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 18, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025), một chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ phải bao gồm các nội dung sau:
| STT | Nội dung chi tiết trên chứng từ |
| 1 | Thông tin định danh chứng từ: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ. |
| 2 | Thông tin bên chi trả: Tên, địa chỉ và mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập. |
| 3 | Thông tin người nhận thu nhập: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân. |
| 4 | Quốc tịch: Ghi rõ quốc tịch nếu người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam. |
| 5 | Dữ liệu tài chính: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế thực tế đã khấu trừ. |
| 6 | Thời gian lập: Ghi rõ ngày, tháng, năm lập chứng từ |
| 7 | Xác nhận: Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập. |
Lưu ý quan trọng:
- Đối với các đơn vị sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Các thông tin về số định danh cá nhân và dữ liệu thu nhập cần được đối soát chính xác để đảm bảo quyền lợi khi cá nhân thực hiện quyết toán thuế.
Ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
Việc nắm rõ ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử giúp kế toán dễ dàng quản lý và kê khai. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC:
– Ký hiệu mẫu: 01/CTKT (gồm 7 ký tự).
– Ký hiệu chứng từ: Gồm 6 ký tự. Ví dụ: CT/26E.
- CT/: Viết tắt của chứng từ.
- 26: Hai số cuối của năm dương lịch lập chứng từ (năm 2026).
- E: Ký hiệu hình thức điện tử.
– Số chứng từ: Gồm tối đa 7 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm.
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đúng chuẩn
Từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng chứng từ theo quy định cũ và chuyển sang mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới nhất là Mẫu 03/TNCN ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký với cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
>>> Tải Mẫu 03/TNCN chuẩn Nghị định 70/2025/NĐ-CP tại ĐÂY
Thời điểm lập & cấp chứng từ khấu trừ thuế
Căn cứ theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 17, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025), quy định về thời điểm lập và cấp chứng từ được xác định như sau:
- Thời điểm lập chứng từ
Căn cứ theo Điều 31, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Khoản 17, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập được quy định:
- Thời điểm chung: Tổ chức phải lập chứng từ hoặc biên lai ngay tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế TNCN để giao cho người nhận thu nhập.
- Đối với chứng từ điện tử: Thời điểm ký số là thời điểm tổ chức sử dụng chữ ký số để xác nhận trên chứng từ điện tử, hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.
- Quy định cấp chứng từ cho từng đối tượng
Tùy vào loại hợp đồng lao động, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện như sau:
- Cá nhân không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 03 tháng: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ tổng hợp cho nhiều lần khấu trừ trong cùng một kỳ tính thuế.
- Cá nhân ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên: Tổ chức chi trả thu nhập chỉ cấp duy nhất một chứng từ khấu trừ cho cá nhân trong một kỳ tính thuế.
Xử lý khi lập sai chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Việc xử lý chứng từ lập sai được thực hiện theo nguyên tắc tương tự như xử lý hóa đơn điện tử sai sót, căn cứ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC:
- Xử lý chứng từ điện tử đã lập sai
Từ ngày 01/06/2025, khi phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có sai sót, tổ chức khấu trừ thuế thực hiện như sau:
- Thông báo sai sót: Gửi thông báo chứng từ điện tử có sai sót cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-CTĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
- Hình thức xử lý: Thực hiện lập chứng từ điều chỉnh hoặc chứng từ thay thế tương tự như quy trình xử lý hóa đơn điện tử quy định tại Điều 19 Nghị định này.
- Đối với chứng từ cũ: Trường hợp chứng từ đã lập theo quy định trước đây nhưng phát hiện sai sót sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, tổ chức lập chứng từ điện tử mới để thay thế.
- Trường hợp phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán
Căn cứ Công văn 1296/CT-NVT, nếu tổ chức đã quyết toán thuế thay cho cá nhân nhưng sau đó phát hiện cá nhân này thuộc diện trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế:
- Không điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN của tổ chức.
- Cấp chứng từ khấu trừ thuế: Tổ chức chỉ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân theo số thực tế đã quyết toán.
- Ghi chú trên chứng từ: Tại góc dưới bên trái chứng từ, ghi rõ nội dung: “Công ty… đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà… (theo ủy quyền) tại dòng (số thứ tự)… của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-TNCN”.
- Chuyển đổi chứng từ: Nếu sử dụng chứng từ điện tử, tổ chức thực hiện in chuyển đổi sang chứng từ giấy và ghi nội dung nêu trên vào bản in để cung cấp cho người nộp thuế.
[FAQ] Câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Câu 1: Khi nào cần cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân?
Doanh nghiệp cấp chứng từ ngay khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người lao động nếu họ có yêu cầu để tự quyết toán.
Câu 2: Đơn vị nào có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan hành chính, hộ kinh doanh…) đã thực hiện khấu trừ thuế trước khi trả lương.
Câu 3: Có bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không?
Bắt buộc cấp nếu người lao động yêu cầu và họ không ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp.
Câu 4: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy có còn hợp lệ không?
Theo quy định mới, từ 01/06/2025, hầu hết các đơn vị phải chuyển sang chứng từ điện tử. Chứng từ giấy chỉ còn tồn tại ở một số trường hợp đặc biệt do cơ quan thuế cung cấp hoặc in ấn theo lộ trình chuyển đổi.
Câu 5: Người lao động không ký hợp đồng có được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Có. Đối với lao động thời vụ hoặc không ký HĐLĐ, doanh nghiệp cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp chung 01 chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm khi người đó yêu cầu.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững các quy định quan trọng về chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ loại chứng từ này không chỉ đảm bảo tính tuân thủ pháp luật mà còn giúp quá trình quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng, minh bạch. Đừng quên theo dõi các cập nhật mới nhất để thực hiện đúng quyền lợi và nghĩa vụ thuế của mình.
