Đăng ký
Đăng nhập
Tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh là thao tác rất quan trọng khi hộ kinh doanh bắt đầu quản lý chứng từ mua vào, đối chiếu chi phí, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và phục vụ kê khai thuế khi cần. Trong thực tế, nhiều hộ kinh doanh vẫn giữ file PDF hoặc bản in hóa đơn nhưng chưa quen cách kiểm tra lại dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Vậy hộ kinh doanh có tra cứu được hóa đơn đầu vào không, tra cứu bằng cách nào và cần lưu ý gì để tránh nhầm hóa đơn sai hoặc hóa đơn không hợp lệ? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của xCyber để nắm rõ từng cách thực hiện.
Hộ kinh doanh có tra cứu được hóa đơn đầu vào không?
Hộ kinh doanh hoàn toàn có thể tra cứu hóa đơn đầu vào nếu hóa đơn đã được người bán lập đúng quy định và dữ liệu đã có trên hệ thống hóa đơn điện tử.
Người nộp thuế có thể tra cứu hóa đơn điện tử mua vào trên cổng hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc qua các chức năng tra cứu hóa đơn phù hợp trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế.
2 Cách tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh nhanh – chính xác
Cách tra hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh thường được thực hiện theo 2 hướng phổ biến: tra cứu trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử khi có tài khoản, hoặc tra cứu qua website tra cứu thông tin hóa đơn theo thông tin hóa đơn cần kiểm tra. Mỗi cách có ưu điểm riêng, tùy vào việc hộ kinh doanh đã có tài khoản hay chỉ cần kiểm tra nhanh một hóa đơn cụ thể.
Cách 1: Tra cứu trên hệ thống hóa đơn điện tử
Đây là cách phù hợp khi hộ kinh doanh muốn tra cứu hóa đơn đầu vào và đã có tài khoản hoặc đang sử dụng cổng hóa đơn điện tử để theo dõi dữ liệu hóa đơn.
Bước 1: Truy cập website hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu” rồi lựa chọn “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”. Tiếp đó, nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm: mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
Bước 4: Chọn “Tìm kiếm”.
Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị cả thông tin về hóa đơn bán ra, mua vào áp dụng theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP gồm: ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập, thông tin hóa đơn, tổng tiền chưa thuế, tổng tiền thuế.
Thực hiện kiểm tra hóa đơn tại trang hệ thống hóa đơn điện tử kế toán có thể xuất theo nhiều định dạng như excel, xml,…
Cách 2: Tra cứu qua website tra cứu thông tin hóa đơn
Đây là cách phù hợp khi hộ kinh doanh muốn tra cứu hóa đơn đầu vào một cách nhanh chóng.
Bước 1: Truy cập website: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Nhập các thông tin hóa đơn cần tra cứu gồm: mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ (thực hiện tra cứu mã số doanh nghiệp nếu bạn không nhớ chính xác), mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, nhập mã xác thực.
Bước 3: Chọn “Tìm kiếm”. Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị kết quả trên màn hình, gồm các thông tin: người bán hàng hóa dịch vụ, địa chỉ, trạng thái hoạt động, cơ quan thuế quản lý.
Trường hợp kết quả trả về là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì hóa đơn không tồn tại.
Các câu hỏi thường gặp về tra cứu hóa đơn đầu vào của HKD
Dưới đây là một số câu hỏi ngắn, thực tế và rất hay gặp khi tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh.
Câu 1: Hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh chưa nhận được file thì có tra cứu được không?
Có thể tra cứu được, nếu hóa đơn đã được người bán lập và dữ liệu đã có trên hệ thống của cơ quan thuế. Tuy nhiên, để tra cứu nhanh và chính xác hơn, hộ kinh doanh vẫn nên xin đầy đủ file hóa đơn hoặc tối thiểu là các thông tin định danh hóa đơn từ bên bán.
Câu 2: Tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cần những thông tin gì?
Thông thường cần các thông tin như mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hoặc khoảng thời gian phát sinh. Có càng đầy đủ dữ liệu thì việc tra cứu càng nhanh và ít nhầm hơn.
Câu 3: Thế nào là hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh hợp lệ?
Hóa đơn đầu vào hợp lệ là hóa đơn có đầy đủ thông tin bắt buộc, thông tin người bán và người mua rõ ràng, nội dung hàng hóa dịch vụ khớp thực tế, ngày tháng lập hóa đơn hợp lý và có thể kiểm tra được tính tồn tại theo phương thức người bán cung cấp. Khi nhận hóa đơn, hộ kinh doanh cần kiểm tra kỹ tên, địa chỉ, mã số thuế, hàng hóa, đơn giá, thuế suất và ngày lập hóa đơn.
Câu 4: Tại sao không tra được hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh?
Nguyên nhân thường gặp là nhập sai thông tin tra cứu, hóa đơn chưa được chuyển dữ liệu lên hệ thống, bên bán lập sai hóa đơn, hoặc hóa đơn không thuộc đúng loại cần tra cứu. Trong trường hợp này, nên kiểm tra lại dữ liệu đầu vào trước khi kết luận hóa đơn không tồn tại.
Câu 5: Hộ kinh doanh tra cứu thấy hóa đơn đầu vào nhưng thông tin sai thì làm thế nào?
Khi phát hiện hóa đơn có trên hệ thống nhưng thông tin sai, hộ kinh doanh nên liên hệ ngay với bên bán để đề nghị kiểm tra và xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử. Không nên tự dùng hóa đơn có sai sót để đối chiếu hoặc giải trình khi thông tin chưa được điều chỉnh đúng.
Câu 6: Hộ kinh doanh có phải lưu hóa đơn đầu vào không?
Có. Hộ kinh doanh nên lưu hóa đơn đầu vào và các chứng từ liên quan để phục vụ theo dõi, đối chiếu với cơ quan thuế, quản lý chi phí và giải trình khi cần. Việc lưu hồ sơ đầy đủ cũng giúp hạn chế rủi ro khi tra cứu lại hóa đơn sau một thời gian dài.
Tra cứu hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể là bước cần thiết để kiểm tra tính tồn tại, thông tin và mức độ hợp lệ của hóa đơn mua vào trong quá trình kinh doanh. Nếu thao tác đúng ngay từ đầu và lưu giữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn, việc tra cứu sẽ nhanh hơn, chính xác hơn và thuận tiện hơn khi đối chiếu với cơ quan thuế.
