Đăng ký
Đăng nhập
Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thay thế cho Thông tư 88/2021/TT-BTC về chế độ kế toán. Đây là bước ngoặt quan trọng đòi hỏi các chủ hộ phải nắm rõ quy định về sổ kế toán hộ kinh doanh để tránh các rủi ro về pháp lý và thuế. Việc ghi chép sổ sách kế toán hộ kinh doanh không chỉ là nghĩa vụ mà còn là công cụ giúp bạn quản lý dòng tiền, doanh thu và chi phí một cách minh bạch, hiệu quả.
Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng sổ kế toán không?
Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 01/01/2026), sổ kế toán hộ kinh doanh là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hộ và cá nhân kinh doanh. Cụ thể, chế độ quản lý và lưu trữ sổ sách hộ kinh doanh được quy định rõ như sau:
- Hình thức lưu trữ: Hộ kinh doanh được phép lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán (hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán) dưới dạng bản giấy hoặc trên các phương tiện điện tử.
- Thời hạn lưu trữ: Tối thiểu là 05 năm đối với tài liệu kế toán. Riêng hóa đơn thực hiện theo quy định pháp luật về thuế.
- Tính linh hoạt: Ngoài các biểu mẫu cố định, hộ kinh doanh có thể mở thêm hoặc sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán để phù hợp với nhu cầu quản lý thực tế. Tuy nhiên, sổ mở thêm vẫn phải đảm bảo ghi đủ tên sổ, ngày tháng năm lập, họ tên, chữ ký và đóng dấu (nếu có) của người đại diện.
- Tích hợp hóa đơn điện tử: Nếu sử dụng hệ thống của cơ quan thuế để hỗ trợ xác định số thuế GTGT, TNCN phải nộp, hộ kinh doanh vẫn phải sử dụng các mẫu sổ theo quy định để theo dõi và đối chiếu số liệu.
7 loại sổ sách của hộ kinh doanh hiện nay
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 152/2025/TT-BTC, có 7 loại sổ sách của hộ kinh doanh được ban hành để đáp ứng cho từng mục đích theo dõi tài chính khác nhau. Dưới đây là danh sách tên sổ và ký hiệu mẫu sổ tương ứng:
- Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S1a-HKD
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2a-HKD
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2b-HKD
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu số S2c-HKD
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu số S2d-HKD
- Sổ chi tiết tiền – Mẫu số S2e-HKD
- Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu số S3a-HKD
Hướng dẫn sử dụng sổ kế toán hộ kinh doanh
Tùy thuộc vào mức doanh thu và phương pháp kê khai thuế, việc sử dụng sổ kế toán của hộ kinh doanh sẽ được phân chia thành các nhóm khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp chủ kinh doanh xác định đúng loại sổ cần dùng:
| Nhóm đối tượng | Đặc điểm kinh doanh & Thuế | Loại sổ sách kế toán bắt buộc |
| Nhóm 1 | Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm; không thuộc diện chịu thuế GTGT và TNCN | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD) |
| Nhóm 2 | Nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD) |
| Nhóm 3 | Nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu; nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế | Hệ thống 4 sổ chi tiết:
– S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng. – S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí. – S2d-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, hàng hóa. – S2e-HKD: Sổ chi tiết tiền |
| Nhóm 4 | Phát sinh các loại thuế đặc thù (Xuất – nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, đất đai). | Sổ theo dõi thuế khác (Mẫu S3A-HKD) |
(***) Lưu ý: Trong quá trình vận hành, nếu hộ kinh doanh phát sinh các nghĩa vụ thuế chuyên biệt như thuế tài nguyên hay thuế tiêu thụ đặc biệt, chủ hộ có thể áp dụng linh hoạt và sử dụng thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế (Mẫu S3a-HKD) để phục vụ công tác kê khai.
Tóm lại, việc lựa chọn mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh từ năm 2026 sẽ được đơn giản hóa dựa trên các mốc doanh thu và đặc điểm thuế như sau:
- Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm: Chỉ cần sử dụng duy nhất Mẫu S1a-HKD để theo dõi doanh thu bán hàng.
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ % (phổ biến từ 1 tỷ đến dưới 3 tỷ đồng/năm): Sử dụng Mẫu S2a-HKD để quản lý doanh thu.
- Hộ kinh doanh quy mô lớn (doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm hoặc nộp thuế theo thu nhập tính thuế): Bắt buộc áp dụng hệ thống 4 sổ chi tiết từ Mẫu S2b-HKD đến S2e-HKD để kiểm soát toàn diện dòng tiền, vật tư và chi phí.
- Hộ kinh doanh có hoạt động đặc thù: Bổ sung Mẫu S3A-HKD để theo dõi các nghĩa vụ thuế chuyên biệt theo quy định.
Link tải mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel, Word chuẩn
Để giúp quá trình quản lý thu chi diễn ra nhanh chóng, chính xác và tiện lợi nhất, anh/chị có thể tải ngay mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh Excel và Word được thiết kế chuẩn chỉnh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Các biểu mẫu này đều có sẵn công thức tính toán và bố cục chuẩn để dễ dàng in ấn.
| Tên mẫu sổ kế toán | Link tải Excel | Link tải Word |
| Mẫu S1a-HKD: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Tải Excel S1a-HKD | Tải Word S1a-HKD |
| Mẫu S2a-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Tải Excel S2a-HKD | Tải Word S2a-HKD |
| Mẫu S2b-HKD: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Tải Excel S2b-HKD | Tải Word S2b-HKD |
| Mẫu S2c-HKD: Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | Tải Excel S2c-HKD | Tải Word S2c-HKD |
| Mẫu S2d-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Tải Excel S2d-HKD | Tải Word S2d-HKD |
| Mẫu S2e-HKD: Sổ chi tiết tiền | Tải Excel S2e-HKD | Tải Word S2e-HKD |
| Mẫu S3a-HKD: Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác | Tải Excel S3a-HKD | Tải Word S3a-HKD |
Lưu ý: Anh/chị click vào link, chọn “Tệp” -> “Tải xuống” để lưu file về máy tính cá nhân.
Chi tiết các mẫu sổ kế toán hộ kinh doanh
Để việc ghi chép diễn ra đúng luật và tối ưu nhất, hãy cùng tìm hiểu chi tiết chức năng của 7 sổ kế toán cho hộ kinh doanh ngay dưới đây:
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S1a-HKD
Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh này dành riêng cho nhóm không thuộc diện chịu thuế GTGT và miễn thuế TNCN (doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm). Mục đích của sổ là ghi nhận lại toàn bộ doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ, bán hàng.
Đây là căn cứ quan trọng để xác định xem trong năm đó, hộ kinh doanh có vượt ngưỡng chịu thuế theo quy định hay không, đồng thời dùng để đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế khi được yêu cầu.
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2a-HKD
Được áp dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế theo tỷ lệ (%) trên doanh thu. Sổ này giúp chủ hộ ghi chép doanh thu tách bạch theo từng nhóm danh mục ngành nghề có chung một tỷ lệ phần trăm tính thuế GTGT hoặc TNCN. Nếu cửa hàng kinh doanh đa ngành nghề, anh/chị hoàn toàn có thể mở nhiều sổ S2a-HKD để quản lý riêng rẽ cho từng mức thuế suất, tránh sai sót khi đối chiếu với dữ liệu từ hệ thống quản lý thuế.
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2b-HKD
Mẫu sổ S2b-HKD được thiết kế chuyên biệt cho nhóm hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế. Mục đích cốt lõi của sổ là ghi chép và phân loại doanh thu chi tiết theo từng nhóm ngành nghề có cùng mức thuế suất GTGT.
Đặc biệt, trong bối cảnh cơ quan Thuế hỗ trợ xác định dữ liệu thuế phải nộp, sổ S2b-HKD đóng vai trò là “bằng chứng đối soát” quan trọng giúp chủ hộ kiểm tra tính chính xác của số liệu trước khi xác nhận nghĩa vụ tài chính.
Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu số S2c-HKD
Đây là một trong những sổ quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh tính thuế TNCN theo thu nhập thực tế. Sổ S2c-HKD theo dõi toàn bộ doanh thu bán ra và các khoản chi phí hợp lý được trừ trong kỳ. Khoảng chênh lệch giữa hai yếu tố này chính là thu nhập làm căn cứ để tính toán chính xác số tiền thuế TNCN cuối cùng phải nộp.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu số S2d-HKD
Mẫu sổ này được thiết kế để theo dõi biến động Nhập – Xuất – Tồn chi tiết cho từng danh mục vật liệu, dụng cụ, công cụ và thành phẩm, hàng hóa. Đây là công cụ quản trị nội bộ cốt lõi giúp hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình quản lý kho, kiểm soát chính xác lượng hàng dự trữ an toàn và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát vật tư trong suốt quá trình vận hành kinh doanh.
Sổ chi tiết tiền – Mẫu số S2e-HKD
Mẫu sổ S2e-HKD là công cụ chuyên dụng để giám sát chặt chẽ biến động các khoản thu – chi phát sinh qua tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn. Việc duy trì sổ chi tiết tiền thường xuyên giúp hộ kinh doanh dễ dàng làm chủ dòng tiền lưu động, tối ưu hóa công tác kiểm soát chi tiêu nội bộ và đảm bảo tính minh bạch khi đối soát số dư thực tế giữa két sắt và tài khoản ngân hàng.
Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu số S3a-HKD
Mẫu sổ S3a-HKD là công cụ quản lý chuyên biệt dành cho các hộ kinh doanh có phát sinh nghĩa vụ đối với các loại thuế đặc thù ngoài thuế GTGT và TNCN thông thường. Sổ được thiết lập để theo dõi chi tiết từng loại thuế phát sinh (nếu có) như: Thuế xuất – nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hay thuế sử dụng đất.
Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để chủ hộ xác định chính xác số thuế phải nộp theo từng danh mục riêng biệt, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành của pháp luật về thuế.
Việc tuân thủ và duy trì đúng bộ sổ kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC không chỉ là trách nhiệm pháp lý từ năm 2026 mà còn là “kim chỉ nam” giúp các cá nhân, chủ cửa hàng quản lý tình hình tài chính sắc bén hơn. Anh/chị hãy tải ngay biểu mẫu phù hợp với mô hình của mình để sẵn sàng chuẩn hóa số liệu kinh doanh một cách chuyên nghiệp nhất.
