Đăng ký
Đăng nhập
Đối với các hộ cá thể, hoá đơn đầu vào của hộ kinh doanh không chỉ là chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa mà còn quyết định nghĩa vụ thuế phải nộp. Trong bối cảnh chuyển đổi số và áp dụng Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc nắm vững quy định này là bắt buộc. Bài viết sau xCyber sẽ làm rõ thắc mắc hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không và giải pháp xử lý khi thiếu hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh là gì?
Hiểu một cách đơn giản, đây là các loại chứng từ, hóa đơn mà người bán (nhà cung cấp, đơn vị phân phối) xuất cho hộ kinh doanh khi có giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phát sinh. Đây là bằng chứng pháp lý chứng minh chi phí và nguồn gốc hàng hóa nhập vào.
Các loại hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh phổ biến hiện nay bao gồm:
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT): Thường do các doanh nghiệp, công ty lớn phát hành khi hộ kinh doanh nhập hàng hóa. Đây là chứng từ đặc biệt quan trọng đối với các hộ nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Hóa đơn bán hàng: Do các hộ kinh doanh khác, cá nhân kinh doanh hoặc tổ chức nộp thuế theo phương pháp trực tiếp xuất khi bán hàng.
- Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Loại hóa đơn điện tử này đang ngày càng phổ biến. Bạn sẽ nhận được khi mua các dịch vụ ăn uống, khách sạn, hoặc mua sắm tại các cửa hàng bán lẻ có kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế.
- Chứng từ thay thế (Phiếu thu/Phiếu mua hàng): Áp dụng trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ như khi mua nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người dân tự sản xuất.
Hộ kinh doanh có cần hóa đơn đầu vào không?
Nhiều chủ hộ thắc mắc hộ kinh doanh có cần hoá đơn đầu vào không, đặc biệt là những hộ có quy mô nhỏ. Câu trả lời là: RẤT CẦN THIẾT.
Kể từ ngày 01/01/2026, khi 100% hộ kinh doanh chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai, xóa bỏ hoàn toàn hình thức thuế khoán cũ. Theo Thông tư số 152/2025/TT-BTC, tất cả hộ kinh doanh (không phân biệt quy mô) đều phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn và chứng từ.
Do đó, việc lấy và lưu giữ hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh cá thể không còn là việc “nên làm” mà là nghĩa vụ bắt buộc để:
- Làm cơ sở xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNCN.
- Phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của cơ quan Thuế.
- Chứng minh nguồn gốc, xuất xứ hàng hóa hợp pháp với cơ quan Quản lý thị trường.
“Hệ quả khi thiếu hóa đơn đầu vào: Chi phí không được công nhận ➔ Thu nhập tính thuế bị đẩy lên cao ➔ Số thuế TNCN phải nộp tăng mạnh ➔ Nguy cơ bị xử phạt hành chính về kế toán, hóa đơn.”
Đối với các hộ kinh doanh có doanh thu thấp (ví dụ dưới mức chịu thuế), mặc dù áp lực thuế không lớn, việc lưu trữ hóa đơn vẫn là bắt buộc theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 nhằm thực hiện trách nhiệm giải trình, chứng minh hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng khi bị kiểm tra.
Hướng dẫn hộ kinh doanh quản lý hóa đơn đầu vào
Để kiểm soát tốt chứng từ và tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại bỏ chi phí, các hộ kinh doanh nên áp dụng quy trình quản lý theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn ngay khi mua hàng
Ngay khi nhận hóa đơn, cần soát xét kỹ các thông tin về người bán, người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin hàng hóa (số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất) xem có chính xác và hợp lệ theo quy định hay không.
Bước 2: Phân loại hóa đơn đầu vào và ghi chép
Nên phân loại hóa đơn theo từng tiêu chí để dễ quản lý: theo loại hóa đơn (VAT, hóa đơn bán hàng), theo nhà cung cấp hoặc theo thời gian phát sinh (tháng, quý). Đồng thời, ghi chép đầy đủ các thông tin cơ bản (số hóa đơn, ngày lập, giá trị) vào sổ sách hoặc phần mềm dữ liệu.
Bước 3: Lưu trữ hóa đơn khoa học, an toàn
Bạn có thể lưu trữ dưới dạng file điện tử trên máy tính hoặc in ra lưu trữ thủ công. Lưu ý rằng thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, hóa đơn theo Điều 41 Luật Kế toán 2015 thường là 10 năm.
Bước 4: Đối chiếu với sổ quỹ và sao kê ngân hàng
Thường xuyên rà soát lại các khoản chi trên hóa đơn với sổ quỹ tiền mặt hoặc sao kê tài khoản ngân hàng để bảo đảm tính khớp đúng, minh bạch.
Bước 5: Kê khai và nộp thuế đúng hạn
Tập hợp đầy đủ hóa đơn đầu vào hợp pháp để làm căn cứ khấu trừ vào thu nhập chịu thuế khi tiến hành kê khai thuế theo đúng lịch trình quy định.
Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào thì phải làm sao?
Trên thực tế, rất nhiều hộ kinh doanh nhập hàng nhỏ lẻ hoặc mua lại hàng tồn từ giai đoạn trước nên không có hóa đơn. Đối với câu hỏi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào thì phải làm sao, bạn có thể chủ động áp dụng các giải pháp xử lý theo từng trường hợp cụ thể sau:
Trường hợp 1: Mua hàng của cá nhân không kinh doanh, cá nhân trực tiếp sản xuất hoặc mua lại từ cá nhân tiêu dùng
Đối với trường hợp này, giải pháp phổ biến và được cơ quan thuế chấp nhận là hộ kinh doanh tiến hành lập Bảng kê theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026/TT-BTC.
Khi áp dụng biện pháp này, hộ kinh doanh cần tuân thủ các lưu ý quan trọng:
- Bảng kê thu mua phải ghi nhận đầy đủ thông tin cá nhân của người bán, số tiền thanh toán và có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
- Bảng kê này bắt buộc phải được lưu giữ cùng với các chứng từ liên quan khác như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và chứng từ thanh toán để làm căn cứ đối chiếu.
Trường hợp 2: Mua hàng của người bán là hộ cá nhân kinh doanh khác nhưng bên bán không xuất hóa đơn
Hộ kinh doanh cần chủ động yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điện tử. Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi kinh doanh các nhóm ngành bắt buộc.
Nếu hộ cá nhân kinh doanh bên bán chưa đủ điều kiện để xuất hóa đơn điện tử, hai bên phải phối hợp lập hợp đồng mua bán, phiếu thu và phiếu giao hàng để chứng minh giao dịch. Việc hoàn thiện bộ chứng từ này đảm bảo khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ kinh doanh có đủ cơ sở giải trình về nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa.
Trường hợp 3: Hộ kinh doanh tự sản xuất, chế biến để bán nên không có hóa đơn đầu vào
Vì đặc thù sản xuất trực tiếp, hộ kinh doanh không thể có hóa đơn đầu vào cho thành phẩm. Giải pháp đúng quy định là hộ kinh doanh phải mở sổ sách để ghi nhận và theo dõi chặt chẽ các chi phí cấu thành sản phẩm như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công.
Khi phát sinh giao dịch bán hàng ra thị trường, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử đầu ra bình thường, có thể sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để ghi nhận doanh thu.
Trường hợp 4: Nhập hàng từ chợ đầu mối, nơi mua bán nhỏ lẻ không có hóa đơn
Đối với nguồn hàng nhập từ các chợ đầu mối hoặc cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ không có hóa đơn, giải pháp thực tế được cơ quan thuế cho phép là lập bảng kê hàng hóa mua vào không có hóa đơn tương tự như hướng dẫn tại Trường hợp 1.
Để củng cố tính pháp lý cho nguồn hàng, hộ kinh doanh phải lưu trữ kèm theo các chứng từ thanh toán thực tế như phiếu chi, ủy nhiệm chi chuyển khoản, giấy giao nhận hàng hóa, đồng thời cập nhật đầy đủ vào sổ sách kế toán để chứng minh chi phí hợp lệ.
Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn đầu vào hộ kinh doanh
Câu 1: Hộ kinh doanh dưới 1 tỷ có cần hóa đơn đầu vào không?
CÓ. Mặc dù hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ được miễn thuế, nhưng từ 2026, mọi hộ kinh doanh đều phải thực hiện sổ sách kế toán. Việc lấy hóa đơn giúp bạn chứng minh nguồn gốc hàng hóa với Quản lý thị trường, tránh bị xử phạt hàng hóa không rõ nguồn gốc.
Câu 2: Hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào có xuất hóa đơn khi bán ra không?
BẮT BUỘC PHẢI XUẤT. Theo Khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nghĩa vụ xuất hóa đơn đầu ra không phụ thuộc vào việc bạn có hóa đơn đầu vào hay không. Khi bán hàng, bạn vẫn phải lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng theo đúng quy định.
Câu 3: Hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh như thế nào?
Việc hạch toán hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh hiện nay được thực hiện theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Hộ kinh doanh cần lưu ý nguyên tắc: Do hộ kinh doanh không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT giống như doanh nghiệp, toàn bộ phần thuế GTGT đầu vào ghi trên hóa đơn mua hàng (nếu có) sẽ không được khấu trừ mà phải tính trực tiếp vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí mua hàng của hộ kinh doanh. Toàn bộ số liệu từ hóa đơn đầu vào sẽ được ghi chép vào Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh và Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với Ngân sách nhà nước.
Có thể thấy, hoá đơn đầu vào của hộ kinh doanh là mắt xích quan trọng trong việc minh bạch nguồn gốc hàng hóa và tối ưu nghĩa vụ thuế. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn câu trả lời rõ ràng và giải pháp xử lý phù hợp nhất để tự tin vận hành mô hình kinh doanh của mình.
