Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Khái niệm, điều kiện và các quy định cần biết

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là văn bản pháp lý xác nhận hộ kinh doanh đã đăng ký hoạt động hợp lệ theo quy định. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh gồm những thông tin gì, điều kiện cấp ra sao, hồ sơ – thủ tục thực hiện và các lưu ý quan trọng để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng và đúng luật.

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là gì?

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là một văn bản pháp lý quan trọng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (thường là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện) cấp, có vai trò:

– Xác nhận thành lập: Xác nhận việc hộ kinh doanh cá thể được thành lập và hoạt động một cách hợp pháp.

– Cơ sở hoạt động: Cho phép chủ sở hữu hộ kinh doanh được thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong những lĩnh vực mà pháp luật không cấm.

– Đăng ký thuế: Văn bản này đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh (theo quy định hiện hành).

Đây là thủ tục mở đầu và mang tính bắt buộc đối với cá nhân hoặc hộ gia đình khi muốn tiến hành hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp, phù hợp với quy định của pháp luật. Giấy phép hộ kinh doanh này không chỉ khẳng định tính pháp lý của hộ kinh doanh mà còn làm căn cứ để thực hiện nghĩa vụ thuế, quản lý nhân sự và các hoạt động kinh doanh liên quan.

Mẫu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới nhất

Ngày 01/7/2025, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ký ban hành Thông tư 68/2025/TT-BTC, quy định hệ thống biểu mẫu sử dụng trong thủ tục đăng ký doanh nghiệp và đăng ký hộ kinh doanh.

Tại Phụ lục II kèm theo Thông tư này, Mẫu số 07 – Giấy phép đăng ký hộ kinh doanh được hướng dẫn và quy định chi tiết như sau:

Theo quy định hiện hành, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh sẽ thể hiện một số thông tin trọng yếu như:

• Quốc hiệu – tiêu ngữ và ngày cấp: Khẳng định giá trị pháp lý của giấy tờ.
• Tên hộ kinh doanh: Phải đặt đúng quy định tại Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
• Địa điểm trụ sở: Địa chỉ nơi hộ kinh doanh chính thức hoạt động.
• Email, website (nếu có): Các kênh liên hệ khác của hộ kinh doanh.
• Ngành nghề kinh doanh: Những lĩnh vực được phép kinh doanh, không thuộc danh mục cấm.
• Vốn kinh doanh: Mức vốn mà hộ đăng ký để triển khai hoạt động.
• Số lượng lao động: Tổng số người làm việc tại hộ kinh doanh.
• Chủ thể thành lập: Thông tin của cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đứng tên đăng ký.
• Danh sách thành viên hộ gia đình tham gia: Bao gồm họ tên, số CCCD, nơi cư trú và các dữ liệu liên quan (nếu thuộc trường hợp cần kê khai).
• Chữ ký chủ hộ: Xác nhận tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ.

Điều kiện cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Để được cấp giấy phép kinh doanh hộ gia đình, cá nhân hoặc hộ gia đình cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý theo quy định. Căn cứ Khoản 1 Điều 82 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, các yêu cầu đặt ra bao gồm:

Theo Khoản 1 Điều 82 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để được cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều 82. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

“Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp cho hộ kinh doanh thành lập và hoạt động theo quy định tại Nghị định này. Hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;

b) Tên của hộ kinh doanh được đặt theo đúng quy định tại Điều 88 Nghị định này;

c) Có hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hợp lệ;

d) Nộp đủ lệ phí đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.”

Như vậy, chỉ khi đáp ứng trọn vẹn các điều kiện từ ngành nghề, tên hộ kinh doanh, tính hợp lệ của hồ sơ đến việc nộp đủ lệ phí, hộ kinh doanh mới được cấp Giấy chứng nhận và chính thức được pháp luật công nhận hoạt động hợp lệ.

Giá trị pháp lý của giấy phép hộ kinh doanh

Giấy phép kinh doanh hộ cá thể là một văn bản pháp lý có giá trị rất quan trọng đối với hoạt động của hộ kinh doanh cá thể.

Dưới đây là các khía cạnh chính thể hiện giá trị pháp lý của Giấy chứng nhận này:

– Cơ sở pháp lý cho hoạt động kinh doanh

+ Xác nhận hợp pháp: Giấy chứng nhận là bằng chứng pháp lý xác nhận việc thành lập và hoạt động hợp pháp của hộ kinh doanh.

+ Quyền được kinh doanh: Nó cho phép chủ hộ kinh doanh được thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh trong các ngành, nghề đã đăng ký và không bị pháp luật cấm. Mọi hoạt động kinh doanh mà chưa được đăng ký hoặc không có Giấy chứng nhận (đối với trường hợp bắt buộc phải đăng ký) đều là vi phạm pháp luật.

+ Thời điểm hoạt động: Hộ kinh doanh được phép bắt đầu hoạt động kinh doanh kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận, hoặc từ ngày bắt đầu hoạt động đã đăng ký (nếu ngày đó sau ngày cấp Giấy chứng nhận).

– Cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế

+ Đăng ký thuế: Theo quy định hiện hành, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.

+ Thực hiện nghĩa vụ: Việc có Giấy chứng nhận là cơ sở để hộ kinh doanh thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế (như thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN) và các nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.

– Cơ sở để giao dịch và giải quyết tranh chấp

+ Thực hiện giao dịch: Giấy chứng nhận là một trong những giấy tờ quan trọng để hộ kinh doanh thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại, ký kết hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.

+ Quản lý nhà nước: Nó giúp cơ quan quản lý nhà nước (thuế, quản lý thị trường, cơ quan đăng ký kinh doanh) dễ dàng kiểm tra, kiểm soát và quản lý hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh.

+ Giải quyết tranh chấp: Giấy chứng nhận cung cấp thông tin chính thức về chủ thể kinh doanh, giúp cơ quan có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh (tuy nhiên, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện không giải quyết tranh chấp nội bộ).

Có thể nói, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là chứng thư pháp lý cho phép cá nhân, hộ gia đình hoạt động kinh doanh công khai, minh bạch và có trách nhiệm theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Các quy định về giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Để hộ kinh doanh được hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý, việc nắm rõ các quy định về giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là yêu cầu bắt buộc mà chủ hộ không nên bỏ qua.

Thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Theo quy định tại Điều 14 và Điều 16 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền cấp mới, cấp lại hoặc thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp xã.

Hộ kinh doanh sẽ bị thu hồi Giấy chứng nhận trong các trường hợp sau:

– Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh có thông tin giả mạo;

– Ngừng hoạt động liên tiếp trên 06 tháng nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện và cơ quan thuế;

– Kinh doanh ngành, nghề bị pháp luật cấm;

– Do người không đủ điều kiện thành lập hộ kinh doanh đứng ra thành lập;

– Không nộp báo cáo theo quy định tại khoản 6 Điều 16 Nghị định 01/2021/NĐ-CP trong vòng 03 tháng kể từ ngày hết hạn nộp hoặc khi được yêu cầu bằng văn bản;

– Các trường hợp khác theo quyết định của Tòa án hoặc theo đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có thể yêu cầu cấp lại giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi giấy tờ này bị mất, cháy, hư hỏng, rách nát hoặc bị tiêu hủy dưới bất kỳ hình thức nào.

– Quy trình thực hiện:

+ Bước 1: Hộ kinh doanh gửi văn bản đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở.

+ Bước 2: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ xem xét và cấp lại Giấy chứng nhận.

– Cơ sở pháp lý:

+ Các Điều 14, 16, 82, 93 và 94 của Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

+ Phụ lục III-6, IV-1 và IV-11 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Hủy giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

– Hồ sơ cần chuẩn bị để hủy giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Chủ hộ kinh doanh hoặc người đại diện hợp pháp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đề nghị chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh. Hồ sơ này thường bao gồm:

+ Văn bản thông báo về việc chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh: Đây là văn bản do chủ hộ kinh doanh ký, nêu rõ lý do chấm dứt, ngày dự kiến chấm dứt và cam kết hoàn thành các nghĩa vụ thuế, tài chính, lao động (nếu có).

+ Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đã được cấp).

+ Các giấy tờ khác theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện (tùy từng địa phương có thể yêu cầu thêm như xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế, v.v.).

– Nơi nộp hồ sơ

Hồ sơ cần được nộp tại:

+ Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi hộ kinh doanh đã đăng ký (thường là Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện).

–  Lưu ý quan trọng

+ Hoàn thành nghĩa vụ: Hộ kinh doanh phải hoàn thành các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí, nghĩa vụ đối với người lao động (nếu có) và các nghĩa vụ tài chính khác trước khi chấm dứt hoạt động.

+ Đóng mã số thuế: Sau khi nhận thông báo chấm dứt hoạt động từ Cơ quan đăng ký kinh doanh, bạn cần liên hệ với cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục quyết toán thuế và khóa mã số thuế.

Thay đổi giấy phép kinh doanh hộ cá thể

– Các trường hợp cần thay đổi giấy phép kinh doanh hộ cá thể

Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh cá thể được quyền thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi có sự thay đổi. Các nội dung có thể cập nhật bao gồm:

+ Tăng hoặc giảm vốn kinh doanh;

+ Bổ sung hoặc thay đổi ngành, nghề kinh doanh;

+ Điều chỉnh tên hộ kinh doanh;

+ Cập nhật thông tin người đại diện;

+ Thay đổi thông tin của các thành viên hộ gia đình cùng tham gia góp vốn;

+ Thay đổi địa điểm hoạt động;

+ Điều chỉnh các thông tin liên hệ như số điện thoại, email, website, fax,…

Khi phát sinh bất kỳ thay đổi nào trong số các thông tin trên, chủ hộ kinh doanh phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

– Hồ sơ, thủ tục thay đổi nội dung giấy phép kinh doanh hộ cá thể

TH1: Thay đổi chủ hộ kinh doanh cá thể

Việc chuyển đổi chủ hộ kinh doanh cá thể thường xảy ra trong các trường hợp sau:

+ Chủ hộ kinh doanh chuyển nhượng hoặc bán lại cửa hàng, cửa hiệu cho người khác;

+ Người khác trở thành chủ hộ kinh doanh thông qua thừa kế từ cha mẹ hoặc thành viên gia đình khi chủ hộ qua đời.

-> Hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi chủ hộ kinh doanh cá thể

Bộ hồ sơ thay đổi chủ hộ kinh doanh cá thể gồm có:

+ Thông báo thay đổi chủ hộ kinh doanh;

+ Các loại hợp đồng, giấy tờ chứng minh liên quan trong trường hợp bán hộ kinh doanh, tặng cho hoặc thay đổi chủ hộ kinh doanh do thừa kế;

+ Nếu các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký kinh doanh thì cần cung cấp thêm: Bản sao biên bản họp thành viên gia đình về việc thay đổi chủ hộ kinh doanh; Bản sao văn bản ủy quyền cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh.

+ Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh mới.

Lưu ý:

+ Trường hợp mua bán, chuyển nhượng hộ kinh doanh thì giấy thông báo thay đổi chủ hộ kinh doanh phải có chữ ký đồng thời của chủ hộ kinh doanh cũ và chủ hộ kinh doanh mới;

+ Trường hợp thừa kế thì giấy thông báo thay đổi chủ hộ kinh doanh do chủ hộ kinh doanh mới là người được thừa kế ký tên.

-> Cơ quan tiếp nhận và thời gian xử lý hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh – UBND xã nơi cấp giấy phép hộ kinh doanh trước đó.

Thời gian giải quyết thủ tục: 3 ngày làm việc.

TH2: Thay đổi địa chỉ trụ sở hộ kinh doanh sang quận/huyện/tỉnh thành khác

Theo Điều 90 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi HKD chuyển địa chỉ sang quận/huyện/tỉnh thành mới thì phải nộp hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ đến UBND xã  nơi dự kiến chuyển đến.

-> Hồ sơ thay đổi địa chỉ hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ thay đổi chuyển địa điểm hộ kinh doanh gửi UBND quận/huyện/tỉnh mới bao gồm:

+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh do chủ hộ ký;

+ Nếu các thành viên hộ gia đình cùng đăng ký kinh doanh thì cần cung cấp:

• Bản sao biên bản họp thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở;
• Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của chủ HKD và các thành viên hộ gia đình.

Cơ quan tiếp nhận và thời gian giải quyết hồ sơ

Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc UBND xã nơi hộ kinh doanh dự kiến chuyển đến.

Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, UBND xã nơi chuyển đến sẽ cấp Giấy biên nhận và Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh mới.

Sau đó, trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận mới, UBND xã nơi hộ kinh doanh đặt địa chỉ mới sẽ gửi thông báo đến UBND xã nơi cũ đã cấp đăng ký ban đầu.

Lưu ý:

Thực tế hiện nay, nếu hộ kinh doanh muốn thay đổi địa chỉ trụ sở sang xã khác trong cùng tỉnh, thành phố hoặc chuyển sang tỉnh/thành phố khác, thông thường phải giải thể hộ kinh doanh tại địa chỉ cũ, sau đó đăng ký hộ kinh doanh mới tại địa chỉ mới.

TH3: Thay đổi giấy phép hộ kinh doanh trong các trường hợp thông thường

Ngoài hai trường hợp nêu trên, các thủ tục thay đổi thông tin phổ biến như điều chỉnh ngành nghề kinh doanh, vốn, thay đổi địa chỉ trong cùng quận/huyện hoặc cập nhật thông tin liên hệ (email, số điện thoại…) đều khá đơn giản và dễ thực hiện.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi thông tin thông thường gồm:

+ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh có chữ ký của chủ hộ;

+ Bản sao biên bản họp của các thành viên hộ gia đình về việc điều chỉnh thông tin (áp dụng khi hộ kinh doanh được thành lập bởi nhiều thành viên cùng góp vốn).

Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc UBND quận/huyện nơi hộ kinh doanh đang đặt trụ sở.

Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là căn cứ pháp lý quan trọng khẳng định một hộ kinh doanh đã được Nhà nước công nhận và cho phép hoạt động hợp lệ. Hiểu rõ cấu trúc, giá trị và các quy định liên quan đến giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh sẽ giúp chủ hộ chủ động hơn trong việc tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro và vận hành kinh doanh một cách ổn định, minh bạch. 

Nếu bạn đang chuẩn bị đăng ký hộ kinh doanh hoặc cần tư vấn thêm về hồ sơ, thủ tục, hãy tìm hiểu kỹ các quy định hiện hành để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và hiệu quả nhất.