Đăng ký
Đăng nhập
Mẫu phiếu xuất kho là chứng từ gốc quan trọng nhất trong hoạt động quản trị kho bãi và kế toán vật tư. Việc sử dụng biểu mẫu chuẩn xác không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ biến động hàng hóa mà còn đảm bảo tính hợp lệ pháp lý khi quyết toán thuế. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và cung cấp trọn bộ các biểu mẫu mới nhất định dạng Excel, Word, bám sát các thông tư hiện hành để bạn dễ dàng tải về và ứng dụng.
Phiếu xuất kho là gì? Vai trò
Phiếu xuất kho là biểu mẫu chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi, quản lý sự biến động của công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm hoặc hàng hóa khi được xuất ra khỏi kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước.
Vai trò của phiếu xuất kho:
- Kiểm soát tài sản: Giúp thủ kho và ban lãnh đạo theo dõi sát sao số lượng vật tư, hàng hóa thực tế rời khỏi kho, tránh thất thoát.
- Căn cứ hạch toán: Là cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ để kế toán tiến hành hạch toán chi phí sản xuất, giá vốn hàng bán hoặc tính toán định mức tiêu hao vật tư.
- Xác định trách nhiệm: Gắn liền trách nhiệm giữa người giao hàng (thủ kho) và người nhận hàng, đảm bảo tính minh bạch trong quá trình luân chuyển nội bộ hoặc giao dịch với khách hàng.
Phiếu xuất kho gồm những thông tin gì?
Dù bạn đang sử dụng mẫu phiếu xuất kho Word hay Excel, một phiếu xuất kho hợp lệ, chuẩn quy định cần đảm bảo có đầy đủ các thông tin quan trọng sau:
- Thông tin chung: Tên đơn vị, bộ phận thực hiện xuất kho; Ngày, tháng, năm lập phiếu; Số phiếu.
- Thông tin người liên quan: Họ tên người nhận hàng, bộ phận (hoặc đơn vị) nhận hàng.
- Lý do xuất kho: Ghi rõ mục đích (Ví dụ: xuất bán hàng, xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển…).
- Thông tin kho bãi: Tên kho xuất hàng.
- Chi tiết hàng hóa: Tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số (nếu có); Đơn vị tính.
- Số lượng & Đơn giá: Số lượng theo yêu cầu, số lượng xuất thực tế; Đơn giá và Thành tiền (Tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ).
- Chữ ký xác nhận: Bắt buộc phải có chữ ký của người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền).
Tổng hợp các mẫu phiếu xuất kho mới nhất hiện nay
Hệ thống kế toán Việt Nam phân loại chứng từ dựa trên quy mô và loại hình của tổ chức. Dưới đây là chi tiết các mẫu phiếu xuất kho đang được áp dụng phổ biến nhất.
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99 (cụ thể là Thông tư số 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành) là mẫu phiếu xuất kho mới nhất hiện nay. Biểu mẫu này có tên gọi là Mẫu số 02-VT.
Điểm quan trọng nhất mà các kế toán viên cần lưu ý là mẫu phiếu này có hiệu lực chính thức từ ngày 01/01/2026 và sẽ thay thế hoàn toàn cho mẫu phiếu thuộc Thông tư 200 trước đó. Mẫu này được áp dụng rộng rãi cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế.
Cấu trúc cơ bản của Mẫu 02-VT (Thông tư 99/2025/TT-BTC):
- Góc trên trái: Tên đơn vị, bộ phận.
- Tiêu đề: PHIẾU XUẤT KHO (Ngày… tháng… năm…). Số:….
- Thông tin người nhận, lý do xuất, xuất tại kho…
- Bảng chi tiết: STT | Tên, nhãn hiệu vật tư | Mã số | Đơn vị tính | Số lượng (Yêu cầu / Thực xuất) | Đơn giá | Thành tiền.
- Chữ ký: Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng, Giám đốc.
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200
Dù sắp được thay thế bởi Thông tư 99, nhưng ở thời điểm hiện tại, mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 (Mẫu 02-VT Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 200/2014/TT-BTC) vẫn là chứng từ quen thuộc.
Mẫu này áp dụng cho các doanh nghiệp quy mô lớn thuộc mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu vận dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200 thì cũng sử dụng biểu mẫu này để đảm bảo hạch toán phù hợp.
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133 (Mẫu 02-VT Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC) được thiết kế đặc thù dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ). Những đơn vị không thuộc diện doanh nghiệp Nhà nước hoặc công ty đại chúng đều có thể sử dụng mẫu này để quản lý vật tư, công cụ dụng cụ và hàng hóa xuất kho.
Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 132
Đối với các doanh nghiệp có quy mô cực nhỏ, biểu mẫu kế toán cần sự tối giản. Do đó, mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 132 (Mẫu 02-VT ban hành kèm Thông tư 132/2018/TT-BTC) ra đời nhằm mục đích theo dõi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu xuất dùng một cách chặt chẽ nhưng không quá rườm rà về mặt thủ tục hành chính, giúp các doanh nghiệp siêu nhỏ dễ dàng tính toán chi phí.
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 88
Nếu bạn đang tìm kiếm chứng từ cho hộ kinh doanh cá thể, thì mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 88 (Mẫu 04-VT quy định tại Phụ lục 1, Thông tư 88/2021/TT-BTC) là biểu mẫu chuẩn xác nhất. Khác với doanh nghiệp, biểu mẫu này được thiết kế cực kỳ tinh gọn, dễ hiểu nhưng vẫn đảm bảo các chỉ tiêu tài chính để cá nhân, hộ kinh doanh kiểm soát hàng hóa và chứng minh với cơ quan thuế.
Link tải mẫu phiếu xuất kho Excel, Word miễn phí
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế chứng từ, mình đã tổng hợp sẵn bảng link tải mẫu phiếu xuất kho đa dạng định dạng. Bạn có thể dễ dàng tải về các mẫu phiếu xuất kho Excel mới nhất hoặc bản Word tùy theo thói quen sử dụng của doanh nghiệp:
| Tên loại phiếu | Theo Thông tư | Link tải Word | Link tải Excel |
| Phiếu xuất kho chung | Thông tư 99/2025/TT-BTC (Mới nhất từ 2026) | Tải về | Tải về |
| Phiếu xuất kho cho mọi Doanh nghiệp | Thông tư 200/2014/TT-BTC | Tải về | Tải về |
| Phiếu xuất kho cho Doanh nghiệp vừa & nhỏ | Thông tư 133/2016/TT-BTC | Tải về | Tải về |
| Phiếu xuất kho cho Doanh nghiệp siêu nhỏ | Thông tư 132/2018/TT-BTC | Tải về | Tải về |
| Phiếu xuất kho cho Hộ kinh doanh | Thông tư 88/2021/TT-BTC | Tải về | Tải về |
(Lưu ý: Bạn hãy nhấn vào link tương ứng Chọn Tệp -> Chọn tải về để tiện chỉnh sửa và sử dụng nhé).
Hướng dẫn cách lựa chọn và sử dụng mẫu phiếu xuất kho đúng chuẩn
Để chứng từ có giá trị pháp lý, bạn cần lựa chọn mẫu phiếu xuất kho Excel/Word hoặc bản cứng phù hợp với tiêu chí của đơn vị mình. Tiêu chí quan trọng nhất là căn cứ vào quy mô và loại hình doanh nghiệp:
- Nếu là doanh nghiệp lớn hoặc mọi loại hình doanh nghiệp từ năm 2026: Chọn mẫu 02-VT theo Thông tư 99.
- Nếu là doanh nghiệp lớn (trước 2026): Chọn mẫu 02-VT theo Thông tư 200.
- Nếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ: Chọn mẫu theo Thông tư 133.
- Nếu là doanh nghiệp siêu nhỏ: Chọn mẫu theo Thông tư 132.
- Nếu là hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh: Chọn mẫu 04-VT theo Thông tư 88.
Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc thù nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác. Ví dụ, nếu xuất hàng để luân chuyển giữa các kho trong cùng công ty, bạn sẽ cần dùng chứng từ đặc thù (mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) để đi đường, thay vì dùng phiếu xuất thông thường.
Quy trình lập và luân chuyển phiếu xuất kho
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kho bãi cần được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính minh bạch. Dưới đây là 5 bước tiêu chuẩn:
- Yêu cầu xuất kho: Bộ phận có nhu cầu (ví dụ: Bán hàng, Sản xuất) lập Đơn đề nghị xuất hàng gửi lên cấp quản lý.
- Phê duyệt: Quản lý/Giám đốc kiểm tra tính hợp lý của yêu cầu, xét duyệt số lượng và mục đích rồi ký duyệt.
- Lập phiếu xuất kho: Căn cứ vào đề nghị đã duyệt, Kế toán kho lập Phiếu xuất kho (thường là 3 liên) ghi đầy đủ thông tin.
- Xuất kho và Ký nhận: Thủ kho kiểm tra tồn kho, lấy hàng, ghi số lượng thực xuất vào phiếu. Thủ kho và người nhận cùng ký xác nhận.
- Hoàn tất và Hạch toán: Luân chuyển chứng từ:
- Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.
- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho Kế toán để ghi sổ và tính giá thành.
- Liên 3: Người nhận hàng giữ để theo dõi.
Các câu hỏi thường gặp về mẫu phiếu xuất kho
Câu 1: Khi nào cần lập phiếu xuất kho?
Bất cứ khi nào có phát sinh nghiệp vụ đưa vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa ra khỏi kho của doanh nghiệp để sử dụng, sản xuất hoặc bán hàng, bạn đều phải lập chứng từ xuất kho.
Câu 2: Ai là người lập phiếu xuất kho?
Tùy thuộc vào quy chế của từng công ty, phiếu xuất kho thường do bộ phận có nhu cầu xin lĩnh hàng lập, hoặc do bộ phận quản lý kho/kế toán kho trực tiếp lập.
Câu 3: Phiếu xuất kho và hóa đơn có giống nhau không?
Không. Phiếu xuất kho là chứng từ nội bộ dùng để quản lý số lượng hàng hóa và hạch toán chi phí. Hóa đơn là chứng từ thương mại, pháp lý phát hành cho người mua để ghi nhận doanh thu và kê khai thuế.
Câu 4: Phiếu xuất kho cần bao nhiêu liên?
Thông thường, một phiếu xuất kho hợp lệ cần lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) để giao cho bộ phận lập phiếu, thủ kho (chuyển kế toán) và người nhận hàng.
Câu 5: Có thể lập phiếu xuất kho điện tử không?
Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm kế toán để lập phiếu xuất điện tử, miễn là đảm bảo đủ thông tin, chữ ký số hợp lệ và tuân thủ các quy định về lưu trữ dữ liệu kế toán.
Câu 6: Phiếu xuất kho có cần đóng dấu công ty không?
Hiện nay, theo quy định, chứng từ xuất, nhập kho không bắt buộc phải đóng dấu mộc tròn của công ty. Điểm cốt lõi là phải có đầy đủ chữ ký, họ tên của các cá nhân có thẩm quyền liên quan.
Câu 7: Nếu xuất kho nhưng chưa giao hàng thì có lập phiếu xuất kho không?
Có. Khi hàng hóa đã thực tế xuất ra khỏi vị trí kho lưu trữ của công ty (dù đang đi trên đường hoặc chờ giao), thủ kho vẫn phải lập phiếu để trừ tồn kho trên thẻ kho.
Câu 8: Có những loại phiếu xuất kho nào?
Tùy theo mục đích sử dụng, mẫu phiếu xuất kho bán hàng không phải là loại duy nhất. Các loại phổ biến bao gồm:
- Phiếu xuất kho bán hàng.
- Phiếu xuất kho sản xuất.
- Phiếu xuất kho nội bộ.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho hàng khuyến mại.
- Phiếu xuất kho trả nhà cung cấp.
Việc lựa chọn và áp dụng đúng mẫu phiếu xuất kho là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản trị tài sản và tối ưu hóa hoạt động kế toán. Hy vọng trọn bộ biểu mẫu Excel, Word theo thông tư mới nhất được chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn quản lý kho bãi một cách minh bạch, hiệu quả và chính xác.
