Hướng dẫn cách điền mẫu 01B-HSB mới nhất theo Quyết định 2222

Mẫu 01B-HSB là hồ sơ bắt buộc giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh chóng các chế độ bảo hiểm xã hội ngắn hạn cho người lao động như ốm đau, thai sản hay dưỡng sức. Bài viết cung cấp biểu mẫu chuẩn xác nhất cùng hướng dẫn chi tiết cách kê khai trên phần mềm và bản giấy, giúp đội ngũ nhân sự và kế toán hoàn thiện thủ tục nhanh gọn, đúng quy định pháp luật. 

Mẫu 01B-HSB là mẫu gì? Dùng khi nào?

Mẫu số 01B-HSB là “Danh sách đề nghị giải quyết hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe”. Đây là văn bản do đơn vị sử dụng lao động lập ra để gửi lên cơ quan BHXH làm căn cứ chi trả trợ cấp cho người lao động.

Hiện nay, mẫu này được ban hành kèm theo Quyết định số 2222/QĐ-BHXH năm 2025, căn cứ theo các quy định mới nhất của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024. Đơn vị cần sử dụng mẫu này trong các trường hợp sau:

• Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau (bản thân ốm hoặc con ốm).
• Người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản (sinh con, khám thai, sẩy thai, thực hiện biện pháp tránh thai…). Nhiều người thường tìm kiếm với từ khóa mẫu 01b-hsb thai sản, thực chất đây chính là nội dung được tích hợp trong mẫu 01B-HSB chung này.
• Người lao động nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau khi ốm đau hoặc thai sản.

Hiện tại, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm và tải mẫu 01B-HSB excel hoặc mẫu 01B-HSB word để thực hiện kê khai thủ công, hoặc thực hiện trực tiếp thông qua các phần mềm kê khai BHXH điện tử.

>>>TẢI NGAY:

• Mẫu 01B-HSB Excel

• Mẫu 01B-HSB Word

Lưu ý quan trọng: Nhiều nhân sự thường tìm kiếm các cụm từ như mẫu 01B-HSB thai sản khi làm hồ sơ thai sản cho nhân viên. Thực chất, không có một biểu mẫu riêng biệt nào chỉ dành cho thai sản. Mẫu 01B-HSB theo quyết định 2222 là mẫu tổng hợp chung dùng để kê khai cho tất cả các chế độ: ốm đau, thai sản, dưỡng sức và phục hồi sức khỏe. 

Hướng dẫn cách điền mẫu 01B-HSB điện tử – Chi tiết từng phần

Danh sách được đơn vị lập theo từng đợt, đảm bảo tuân thủ thời hạn quy định tại các Điều 48, 49, 62, 63 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024.

Quy định thông tin chung đầu danh sách:

• Góc trên bên trái: Ghi rõ tên đơn vị, mã số đơn vị đăng ký tham gia BHXH và số điện thoại liên hệ.
• Phần đầu danh sách: Ghi rõ đợt, tháng, năm đề nghị xét duyệt; số hiệu tài khoản và tên ngân hàng của đơn vị để cơ quan BHXH làm căn cứ chuyển tiền (áp dụng khi người lao động không có tài khoản cá nhân).
• Căn cứ lập danh sách: Dựa vào hồ sơ giải quyết chế độ (ốm đau, thai sản, dưỡng sức, phục hồi sức khỏe), bảng chấm công và bảng lương trích nộp BHXH của đơn vị.

Nguyên tắc kê khai chung:

• Phân loại chế độ phát sinh theo đúng trình tự quy định trong danh sách; không hiển thị các nội dung không phát sinh chế độ.
• Đối với giao dịch điện tử kèm hồ sơ giấy: Đơn vị tập hợp hồ sơ đề nghị hưởng chế độ của người lao động và nộp cho cơ quan BHXH theo đúng trình tự trong danh sách.

Phần 1: Danh sách đề nghị hưởng chế độ mới phát sinh 

Phần này áp dụng cho danh sách người lao động đề nghị giải quyết chế độ phát sinh mới trong đợt. Dưới đây là hướng dẫn kê khai mẫu 01B-HSB điện tử chi tiết qua từng cột:

• Cột A: Ghi số thứ tự.
• Cột B: Ghi họ và tên người lao động.
• Cột 1: Ghi mã số BHXH của người lao động.
• Cột 2: Ghi ngày/tháng/năm bắt đầu thực tế nghỉ việc hưởng chế độ.
• Cột 3: Ghi ngày/tháng/năm kết thúc thực tế nghỉ việc hưởng chế độ.
• Cột 4: Ghi tổng số ngày nghỉ thực tế trong kỳ đề nghị.
  • Chế độ thai sản: Nếu nghỉ dưới 01 tháng, ghi tổng số ngày; nếu nghỉ từ 01 tháng trở lên, ghi số tháng và số ngày lẻ (Ví dụ: nghỉ 01 tháng 10 ngày thì ghi “1-10”).
  • Chế độ ốm đau: Trường hợp nghỉ nửa ngày thì ghi “0.5”.
  • Thực hiện cộng tổng theo từng loại chế độ.
• Cột C: Ghi mã hồ sơ (đối với hồ sơ được các Bộ, Ngành chia sẻ dữ liệu điện tử ký số). Nếu một chế độ có từ 02 mã hồ sơ trở lên, thực hiện ghi mỗi mã hồ sơ trên một dòng riêng biệt.
• Cột D: Ghi số tài khoản và tên ngân hàng của người lao động (để trống nếu người lao động không có tài khoản cá nhân).
• Cột E: Ghi thông tin chi tiết căn cứ xét duyệt trợ cấp. Đây là phần quan trọng nhất trong cách điền mẫu 01B-HSB thai sản và ốm đau:

Đối với chế độ ốm đau:

• Ghi rõ ngày nghỉ hàng tuần nếu khác quy định chung (Thứ Bảy, Chủ nhật), ví dụ: T2, T5, CN.
• Ghi rõ thời gian nghỉ lễ, tết nếu đơn vị lựa chọn ngày nghỉ trước hoặc sau ngày lễ chính.
• Ghi “PCKV 0,7” nếu người lao động làm việc tại nơi có phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lên.
• Trường hợp con ốm: Ghi mã thẻ BHYT của con.
• Trường hợp nghỉ nửa ngày: Ghi rõ khung giờ nghỉ (từ giờ nào đến giờ nào) căn cứ theo quy chế làm việc của đơn vị và hồ sơ hưởng.

Đối với chế độ thai sản:

• Khám thai: Ghi rõ ngày nghỉ hàng tuần tương tự chế độ ốm đau.
• Trường hợp mẹ tử vong sau sinh hoặc mất khả năng chăm sóc con (không tham gia BHXH bắt buộc): Ghi mã số BHXH hoặc số thẻ BHYT của mẹ hoặc của con.
• Mang thai hộ sinh từ 03 con trở lên (trường hợp con chết tại thời điểm giao con): Ghi số con được sinh.
• Người mẹ nhờ mang thai hộ: Ghi theo quy định tương tự trường hợp mang thai hộ sinh con; nếu không tham gia BHXH bắt buộc, ghi mã số BHXH hoặc số thẻ BHYT của mẹ nhờ mang thai hộ hoặc của con.
• Lao động nam (chồng) nghỉ khi vợ sinh con: Ghi rõ ngày nghỉ hàng tuần và mã số BHXH.
• Lao động nam hưởng trợ cấp một lần khi vợ sinh con/nhận con nhờ mang thai hộ: Ghi số con được sinh/nhận; nếu chỉ có 01 con thì không cần ghi số lượng. Đồng thời ghi CCCD của mẹ hoặc mã số BHXH/thẻ BHYT của mẹ hoặc của con.
• Sinh con thứ hai: Ghi nội dung “sinh con thứ hai”.
• Trường hợp nộp hồ sơ chậm so với thời hạn: Ghi rõ lý do.

Phần 2: Danh sách đề nghị điều chỉnh số đã được giải quyết 

Phần này áp dụng cho các trường hợp đã được cơ quan BHXH giải quyết trong các đợt trước nhưng cần điều chỉnh do sai sót về mức hưởng, hồ sơ, chế độ hoặc tiền lương.

• Cột A, B, 1, C: Thực hiện tương tự hướng dẫn tại Phần 1.
• Cột 2: Ghi đợt/tháng/năm cơ quan BHXH đã xét duyệt trước đó (căn cứ theo Thông báo mẫu 70a-HSB). Ví dụ: 3/02/2026.
• Cột 3: Ghi rõ lý do đề nghị điều chỉnh:
  • Điều chỉnh tăng: Do đơn vị chưa kịp thời báo tăng hoặc người lao động mới bổ sung giấy tờ (ví dụ: nộp thêm giấy ra viện).
  • Điều chỉnh giảm: Do chưa báo giảm kịp thời, giảm mức đóng BHXH, lập sai chế độ, trùng hồ sơ hoặc xác định sai số ngày nghỉ hưởng trợ cấp.

Phần 3: Danh sách điều chỉnh thông tin tài khoản nhận trợ cấp 

Phần này áp dụng để điều chỉnh sai sót thông tin tài khoản ngân hàng của đơn vị hoặc người lao động theo yêu cầu của cơ quan BHXH (mẫu 1a-CBH).

1. Điều chỉnh tài khoản của đơn vị sử dụng lao động:

• Cột 1: Ghi đợt/tháng/năm đã đề nghị cơ quan BHXH xét duyệt trước đó bị sai sót thông tin tài khoản.
• Cột 2: Ghi lý do điều chỉnh (theo đề nghị của cơ quan BHXH…).
• Cột A, B, C: Ghi thông tin về tài khoản ngân hàng đã được điều chỉnh chính xác.

2. Điều chỉnh tài khoản của người lao động:

• Cột A, B, 1: Thực hiện theo hướng dẫn tại Phần 1.
• Cột 2: Ghi đợt/tháng/năm đã đề nghị cơ quan BHXH xét duyệt trước đó bị sai sót thông tin tài khoản.
• Cột 3: Ghi lý do điều chỉnh (theo đề nghị của cơ quan BHXH…).
• Cột C, D, E: Ghi thông tin về tài khoản ngân hàng đã được điều chỉnh chính xác.

Lưu ý khi sử dụng mẫu số 01B-HSB

Để đảm bảo việc hướng dẫn điền mẫu 01B-HSB điện tử được triển khai hanh thông tại doanh nghiệp, đơn vị cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

1. Sử dụng đúng biểu mẫu: Đảm bảo tải đúng mẫu 01B-HSB mới nhất ban hành kèm Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025.
2. Kê khai chính xác thông tin: Kiểm tra kỹ mã số BHXH, họ tên, số tài khoản ngân hàng và các mốc thời gian nghỉ thực tế. Nộp kèm đầy đủ giấy tờ chứng minh (Giấy chứng sinh, Giấy ra viện, Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH…).
3. Đảm bảo thời hạn nộp: Lập và gửi danh sách tuân thủ đúng thời hạn quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
4. Phương thức nộp và chữ ký số: Đơn vị thực hiện cách điền mẫu 01B-HSB trên phần mềm BHXH (phần mềm kê khai BHXH điện tử) hoặc qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam. Cuối danh sách phải có chữ ký số của Thủ trưởng đơn vị để đảm bảo tính xác thực và giá trị pháp lý. Trường hợp không giao dịch điện tử, Thủ trưởng đơn vị phải ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu đỏ.

Việc nắm vững cách điền mẫu 01B-HSB trên phần mềm BHXH theo quy chuẩn mới nhất giúp đơn vị tối ưu thời gian xử lý hồ sơ, đảm bảo chi trả đúng và đủ các khoản trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức cho người lao động.