Đăng ký
Đăng nhập
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là nhóm chi phí doanh nghiệp được đưa vào để xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là phần chi phí kế toán cần rà soát kỹ khi lập quyết toán thuế, vì không phải mọi khoản chi đã hạch toán trên sổ sách đều được tính là chi phí hợp lệ về mặt thuế. Việc xác định đúng từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN và giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi được trừ khỏi doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nếu khoản chi đó đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật thuế.
Nói dễ hiểu, đây là những khoản chi doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định số thuế TNDN phải nộp. Khoản chi có thể đã được hạch toán trên sổ kế toán, nhưng để được tính vào chi phí được trừ về mặt thuế, khoản chi đó vẫn cần đáp ứng các điều kiện nhất định.
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh; một số khoản chi thực tế khác theo quy định; đồng thời có đủ hóa đơn, chứng từ và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, trừ trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Một số điều kiện của chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:
| Điều kiện | Cách hiểu thực tế |
| Khoản chi thực tế phát sinh | Chi phí có phát sinh thật trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp |
| Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc thuộc nhóm được pháp luật cho phép | Khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, vận hành, quản lý, bán hàng hoặc các khoản chi được quy định riêng |
| Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp | Có hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê, phiếu chi, chứng từ kế toán hoặc hồ sơ liên quan phù hợp |
| Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thuộc trường hợp bắt buộc | Với khoản chi từ mức phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán hợp lệ |
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định liên quan về thuế GTGT.
Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN khá đa dạng, tùy theo ngành nghề, mô hình kinh doanh và hồ sơ chứng từ của từng doanh nghiệp. Khi rà soát, kế toán nên phân nhóm theo bản chất chi phí để dễ kiểm tra điều kiện và chuẩn bị hồ sơ.
Dưới đây là một số nhóm các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
| Loại chi phí | Mô tả | Điều kiện được trừ |
| Chi có đủ hóa đơn, chứng từ | Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật | Là điều kiện bắt buộc để chi được trừ (kết hợp với điều kiện “liên quan SXKD” và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc ngưỡng). |
| Chi phí SXKD thực tế phát sinh | Khoản chi thực tế phát sinh, liên quan hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (bao gồm cả chi phí bổ sung theo tỷ lệ % trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan R&D) | Đồng thời đáp ứng: (1) Liên quan SXKD; (2) Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; (3) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu từ 05 triệu đồng/lần trở lên; và không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. |
| Chi phí R&D được trừ bổ sung (tối đa 200%) | Chi phí phát sinh trong kỳ liên quan nghiên cứu và phát triển (R&D) được tính vào chi phí được trừ tối đa không quá 200% trên chi phí thực tế (không bao gồm khoản chi thuộc khoản 3 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP) | Ngoài điều kiện chung (b, c), phải bảo đảm:
• Mức trừ tối đa 200% • Sau khi áp dụng chi bổ sung, doanh nghiệp không bị lỗ • Xác định chi phí R&D theo pháp luật về KH&CN và đổi mới sáng tạo • Không thuộc Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. |
| Chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (từ 05 triệu đồng/lần trở lên) | Áp dụng với mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 05 triệu đồng trở lên | Phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật về thuế GTGT. Trường hợp dưới 05 triệu nhưng mua nhiều lần trong ngày cộng dồn từ 05 triệu trở lên thì cũng phải không dùng tiền mặt. |
| Chi mua hàng từ các đối tượng đặc thù (bảng kê) | Các trường hợp mua:
• Nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp • Sản phẩm thủ công (đay, cói, tre, nứa, lá, …) của người sản xuất thủ công trực tiếp • Phế liệu của người trực tiếp thu nhặt • Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình/cá nhân trực tiếp bán • Hàng hóa, dịch vụ của cá nhân/hộ kinh doanh doanh thu dưới ngưỡng chịu VAT (theo mô tả trích dẫn) |
Phải có chứng từ chi trả theo pháp luật về kế toán, hóa đơn chứng từ cho người bán và Bảng kê thu mua do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Trường hợp từ 05 triệu đồng/ngày/hộ, cá nhân trở lên thì phải thanh toán không dùng tiền mặt. |
| Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận | Mua hàng hóa, dịch vụ từng lần từ 05 triệu trở lên nhưng đến thời điểm ghi nhận chi phí chưa thanh toán | Được tạm tính vào chi phí được trừ; nhưng nếu khi thanh toán không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí tại kỳ phát sinh thanh toán bằng tiền mặt |
| Chi do người lao động mua hộ theo ủy quyền (từ 05 triệu đồng trở lên) | Doanh nghiệp ủy quyền/giao NLĐ mua hộ để phục vụ SXKD và NLĐ thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt | Phải đồng thời:
• Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp • Có quy chế tài chính/quy chế nội bộ/quyết định quy định việc ủy quyền/cho phép NLĐ thanh toán • Doanh nghiệp thanh toán lại cho NLĐ • Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Chi hỗ trợ tổ chức Đảng, tổ chức chính trị xã hội trong DN | Chi hỗ trợ phục vụ hoạt động của tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP |
| Chi giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho NLĐ | Chi trả người dạy, tài liệu, thiết bị, vật liệu thực hành, hỗ trợ người học; đào tạo cho người được tuyển; đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ cho NLĐ | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hoạt động đào tạo phải được quy định chi tiết tại HĐLĐ/Thỏa ước LĐTT/Quy chế tài chính |
| Chi nhiệm vụ quốc phòng, an ninh (QP-AN) | Chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục QP-AN, huấn luyện, hoạt động dân quân tự vệ và nhiệm vụ QP-AN khác | Chỉ cần đáp ứng điểm b và c khoản 1 (tức có hóa đơn chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc ngưỡng) |
| Chi phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc | Đào tạo cán bộ; truyền thông; tư vấn, khám, xét nghiệm; hỗ trợ NLĐ nhiễm HIV/AIDS | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP |
| Khoản tài trợ (giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai, dịch bệnh, nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, đối tượng chính sách, địa bàn đặc biệt khó khăn, R&D, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số) | Các khoản tài trợ theo nhóm nội dung trích dẫn (kèm các tiểu mục đ1 … đ7 về phạm vi tài trợ) | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và thực hiện đúng đối tượng, hình thức tài trợ theo quy định tương ứng (không nhằm góp vốn, mua cổ phần khi pháp luật yêu cầu). |
| Chi cho người biệt phái tham gia quản trị tổ chức tín dụng bị kiểm soát đặc biệt/chuyển giao bắt buộc | Chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát theo Luật Các tổ chức tín dụng | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. |
| Chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Khoản chi cho hoạt động KH&CN, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và xác định theo pháp luật chuyên ngành về KH&CN, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số. |
| Tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, bất khả kháng không được bồi thường | Phần giá trị tổn thất không được bồi thường; xác định bằng tổng tổn thất trừ phần bảo hiểm/tổ chức/cá nhân bồi thường; quy tắc hạch toán khoản bồi thường nhận được | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và có căn cứ xác định bất khả kháng theo quy định pháp luật quản lý thuế. |
| Chi phục vụ SXKD nhưng chưa tương ứng doanh thu (nhóm i) | Gồm các khoản i1 đến i9: • Tham gia dự thầu không trúng
• Nghiên cứu thị trường/sản phẩm mới, dự án không thành công/dừng • Tiền thuê đất, hạ tầng khu kinh tế/khu CN… khi chưa hoạt động • Khấu hao/phân bổ tài sản cho thuê khi chưa có khách • Chi phí thành lập, khôi phục sau tạm dừng, hoàn trả hiện trạng… • Marketing trước bán hàng • Chi phí hủy hàng tồn kho/ nguyên liệu/ linh kiện • Chi phí hủy tài sản • Chi phí hủy phế liệu/phế phẩm |
Đáp ứng điểm b và c khoản 1; điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP một số khoản yêu cầu có báo cáo gửi cơ quan quản lý nhà nước theo pháp luật chuyên ngành (nếu không yêu cầu gửi thì lưu trữ tại DN); DN phải lưu giữ hồ sơ đầy đủ phục vụ thanh tra, kiểm tra. |
| Chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng đồng thời phục vụ SXKD | Chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng đồng thời phục vụ hoạt động SXKD | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và việc xác định công trình công cộng theo quy định/Phụ lục được viện dẫn trong trích dẫn. |
| Khoản đóng góp vào các Quỹ theo quyết định của Thủ tướng/Quy định của Chính phủ | Ví dụ: Quỹ viễn thông công ích; Quỹ Phòng, chống tác hại thuốc lá; Quỹ BVMT Việt Nam và các quỹ khác (theo trích dẫn) | Chỉ được trừ đối với khoản DN có nghĩa vụ phải nộp theo quy định; đồng thời đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. |
| Chi giảm phát thải khí nhà kính, net zero, giảm ô nhiễm môi trường | Chi liên quan mục tiêu giảm phát thải, trung hòa carbon, net zero, giảm ô nhiễm và liên quan SXKD | Đáp ứng điểm b và c khoản 1 điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. |
Cách xác định các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để xác định một khoản chi có được trừ khi tính thuế TNDN hay không, kế toán không nên chỉ dựa vào tên gọi của chi phí. Thay vào đó, cần rà soát đồng thời bản chất khoản chi, hồ sơ chứng từ, điều kiện thanh toán và các quy định loại trừ liên quan.
Một số điểm cần lưu ý gồm:
- Khoản chi có thực tế phát sinh hay không: Doanh nghiệp cần có căn cứ chứng minh khoản chi đã phát sinh trong quá trình hoạt động, không phải khoản chi ghi nhận thiếu cơ sở hoặc không có chứng từ đi kèm.
- Khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không: Những khoản chi phục vụ bán hàng, quản lý, vận hành, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ thường có cơ sở để xem xét là chi phí được trừ. Ngược lại, khoản chi mang tính cá nhân hoặc không chứng minh được mục đích kinh doanh có rủi ro bị loại.
- Hồ sơ chứng từ có đầy đủ và hợp lệ hay không: Tùy từng loại chi phí, kế toán cần kiểm tra hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, bảng lương, quyết định chi, quy chế nội bộ hoặc các chứng từ kế toán liên quan.
- Khoản chi có đáp ứng điều kiện thanh toán không: Với các khoản chi thuộc trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán phù hợp để đáp ứng điều kiện được trừ khi tính thuế TNDN.
- Khoản chi có thuộc nhóm không được trừ hoặc bị khống chế riêng không: Một số khoản như tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế, chi phí lãi vay không đủ điều kiện, khoản chi vượt mức hoặc khoản chi thiếu hồ sơ chứng minh cần được tách riêng khi quyết toán.
Để dễ kiểm soát, doanh nghiệp nên lập bảng theo dõi riêng cho các khoản chi có rủi ro bị loại, ghi rõ nội dung chi, số tiền, hồ sơ đi kèm và kết luận xử lý. Cách làm này giúp kế toán chủ động hơn khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN và thuận tiện giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Một số câu hỏi thường gặp về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Câu 1: Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Thông thường, chi phí không có hóa đơn hợp pháp sẽ không đủ điều kiện để được trừ khi tính thuế TNDN, đặc biệt với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp phải có hóa đơn. Tuy nhiên, một số khoản chi đặc thù có thể sử dụng bảng kê hoặc chứng từ khác theo quy định, tùy bản chất giao dịch và đối tượng cung cấp.
Vì vậy, khi phát sinh chi phí không có hóa đơn, kế toán cần kiểm tra xem khoản chi đó có thuộc trường hợp được lập bảng kê hoặc dùng chứng từ thay thế hay không. Nếu không có căn cứ hợp lệ, khoản chi có rủi ro bị loại khi quyết toán thuế.
Câu 2: Chi phí lãi vay có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có, chi phí lãi vay có thể được trừ nếu khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh, có đủ hồ sơ vay, chứng từ thanh toán và không thuộc trường hợp bị loại hoặc bị khống chế theo quy định.
Tuy nhiên, một số khoản chi phí lãi vay có thể không được trừ, chẳng hạn lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn, lãi vay đã được ghi nhận vào giá trị tài sản/công trình đầu tư, hoặc chi phí lãi vay vượt mức khống chế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết. Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hướng dẫn cụ thể về phần lãi vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu và cách xác định khoản chi lãi vay không được trừ trong trường hợp này.
Câu 3: Chi phí phúc lợi cho người lao động có được trừ không?
Chi phí phúc lợi cho người lao động có thể được trừ nếu phục vụ người lao động của doanh nghiệp, có đủ hóa đơn chứng từ và đáp ứng điều kiện theo quy định. Một số khoản phúc lợi thường gặp gồm hỗ trợ hiếu hỷ, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, đào tạo, bảo hiểm hoặc các khoản chăm lo đời sống người lao động.
Kế toán nên chuẩn bị quy chế tài chính, quy chế phúc lợi, quyết định chi, danh sách người lao động được hưởng, hóa đơn chứng từ và chứng từ thanh toán. Nếu khoản chi không có hồ sơ hoặc không chứng minh được đối tượng hưởng là người lao động của doanh nghiệp, chi phí có thể bị loại khi tính thuế TNDN.
Câu 4: Khoản chi thanh toán bằng tiền mặt có được tính vào chi phí được trừ không?
Khoản chi thanh toán bằng tiền mặt chỉ có thể được trừ nếu không thuộc trường hợp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và vẫn đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ, mục đích phát sinh. Với khoản chi có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
Riêng một số khoản chi trả cho người lao động dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt có thể được tính vào chi phí được trừ nếu việc chi tiền mặt phù hợp pháp luật kế toán và có đủ chứng từ theo quy định.
Câu 5: Tiền phạt chậm nộp thuế có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không. Tiền phạt chậm nộp thuế, tiền chậm nộp và các khoản phạt vi phạm hành chính thường không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đây là nhóm chi phí kế toán cần theo dõi riêng để loại ra khi lập quyết toán thuế.
Khi hạch toán, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận khoản tiền phạt theo đúng nghiệp vụ kế toán nếu thực tế phát sinh, nhưng khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán cần điều chỉnh vào nhóm chi phí không được trừ.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi đáp ứng điều kiện về tính thực tế, mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, hóa đơn chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định. Khi rà soát chi phí, kế toán cần nhìn đồng thời cả bản chất khoản chi và hồ sơ chứng minh, thay vì chỉ dựa vào tên gọi của khoản chi.
Để chuẩn bị quyết toán thuế TNDN thuận tiện hơn, doanh nghiệp nên phân loại chi phí ngay từ khi phát sinh, lưu hồ sơ theo từng nhóm và theo dõi riêng các khoản có rủi ro bị loại. Với Phần mềm kế toán xCyber Books, doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ tập trung hơn, hỗ trợ kế toán tra cứu, đối chiếu và chuẩn bị hồ sơ quyết toán rõ ràng hơn.
