Đăng ký
Đăng nhập
File XML hóa đơn điện tử là định dạng dữ liệu quan trọng của hóa đơn điện tử, dùng để lưu trữ đầy đủ thông tin hóa đơn và phục vụ việc truyền nhận dữ liệu giữa người bán, người mua, phần mềm hóa đơn điện tử và cơ quan thuế. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chỉ quen xem file PDF vì dễ đọc, nhưng file XML mới là file dữ liệu gốc cần lưu trữ và kiểm tra khi đối chiếu hóa đơn.
Khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán nên lưu cả file PDF và file XML. Trong đó, file PDF thuận tiện để xem nhanh, in hoặc gửi nội bộ; còn file XML của hóa đơn điện tử dùng để kiểm tra tính hợp lệ, đọc dữ liệu hóa đơn, tra cứu trên hệ thống và phục vụ lưu trữ lâu dài theo quy định.
File XML hóa đơn điện tử là gì? Quy định hiện nay
File XML hóa đơn điện tử là tệp dữ liệu hóa đơn được lập theo định dạng XML, dùng để thể hiện các thông tin trên hóa đơn điện tử dưới dạng dữ liệu có cấu trúc. XML là viết tắt của “Extensible Markup Language”, thường được dùng để chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống công nghệ thông tin.
Nói dễ hiểu, nếu file PDF là bản hiển thị để người dùng dễ xem, thì file XML là file chứa dữ liệu gốc của hóa đơn. File này có thể bao gồm thông tin người bán, người mua, mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập, danh sách hàng hóa dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán, mã của cơ quan thuế và chữ ký số nếu có.
Theo quy định về hóa đơn điện tử, hóa đơn phải được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dữ liệu hóa đơn được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua. Vì vậy, file XML giữ vai trò quan trọng trong quá trình truyền nhận, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu hóa đơn.
File XML hóa đơn điện tử có một số vai trò chính:
- Lưu trữ dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử: Giúp doanh nghiệp bảo toàn thông tin hóa đơn theo đúng định dạng dữ liệu.
- Phục vụ kiểm tra và tra cứu hóa đơn: Kế toán có thể dùng file XML để đọc, đối chiếu và kiểm tra hóa đơn trên phần mềm hoặc cổng tra cứu.
- Hỗ trợ kê khai, hạch toán và đối chiếu: Dữ liệu trên file XML giúp giảm nhập tay, hạn chế sai lệch khi xử lý hóa đơn mua vào, bán ra.
- Làm căn cứ khi giải trình: Khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc đối tác yêu cầu đối chiếu, file XML giúp chứng minh thông tin hóa đơn rõ ràng hơn.
Cách tải file XML của hóa đơn điện tử
Cách tải file XML của hóa đơn điện tử có thể thực hiện theo nhiều nguồn khác nhau, tùy doanh nghiệp là bên bán hay bên mua. Kế toán có thể tải từ phần mềm hóa đơn điện tử, email nhận hóa đơn hoặc Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Tải từ phần mềm quản lý hóa đơn
Đây là cách phổ biến với doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử hoặc đang quản lý hóa đơn mua vào trên phần mềm.
Các bước thực hiện thường gồm:
- Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán có kết nối dữ liệu hóa đơn.
- Vào mục hóa đơn bán ra, hóa đơn mua vào hoặc tra cứu hóa đơn.
- Tìm hóa đơn cần tải theo số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, mã số thuế người mua/người bán hoặc trạng thái hóa đơn.
- Mở chi tiết hóa đơn và chọn tải file XML.
- Lưu file vào thư mục quản lý hóa đơn theo kỳ, theo nhà cung cấp hoặc theo khách hàng để dễ tra cứu sau này.
Khi tải từ phần mềm, kế toán nên lưu kèm file PDF, file XML và các chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho hoặc chứng từ thanh toán nếu có.
Lấy file XML từ email của người bán
Với hóa đơn mua vào, người mua thường nhận hóa đơn qua email do người bán hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử gửi. Email có thể đính kèm file PDF, file XML hoặc chứa đường dẫn để tải hóa đơn.
Các bước thực hiện thường gồm:
- Mở email nhận hóa đơn từ người bán hoặc từ hệ thống hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra file đính kèm hoặc đường dẫn tra cứu hóa đơn trong email.
- Tải file XML nếu email có đính kèm trực tiếp.
- Trường hợp email chỉ có link tra cứu, truy cập link và chọn tải file XML/hóa đơn gốc trên trang hiển thị hóa đơn.
- Lưu file XML vào thư mục hóa đơn mua vào theo tháng, quý hoặc nhà cung cấp.
Kế toán nên kiểm tra lại thông tin người bán, mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập và tổng tiền trước khi lưu trữ. Nếu email không có file XML, nên liên hệ người bán để được gửi lại đầy đủ bộ hóa đơn.
Tải từ Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp cũng có thể tải hoặc kiểm tra dữ liệu hóa đơn trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Một số hướng dẫn hiện nay cho biết người nộp thuế có thể vào mục tra cứu hóa đơn mua vào hoặc đồng bộ hóa đơn đầu vào để lấy hóa đơn đã được nhà cung cấp gửi lên hệ thống cơ quan thuế.
Các bước thực hiện theo hướng chung:
- Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
- Đăng nhập bằng tài khoản được cấp cho người nộp thuế.
- Vào mục tra cứu hóa đơn điện tử hoặc tra cứu hóa đơn mua vào/bán ra.
- Nhập điều kiện tìm kiếm như thời gian, mã số thuế người bán/người mua, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc trạng thái hóa đơn.
- Mở hóa đơn cần kiểm tra và tải file hóa đơn gốc XML nếu hệ thống hỗ trợ.
- Lưu file XML vào thư mục quản lý nội bộ của doanh nghiệp.
Cách này phù hợp khi doanh nghiệp cần đối chiếu hóa đơn với dữ liệu đã được gửi lên cơ quan thuế, đặc biệt trong trường hợp thất lạc email hóa đơn hoặc cần kiểm tra lại hóa đơn đầu vào.
Cách đọc hóa đơn XML nhanh & đơn giản
Đọc hóa đơn XML là thao tác mở file XML để xem nội dung hóa đơn dưới dạng dễ hiểu. Do file XML là dữ liệu có cấu trúc, người dùng có thể mở bằng trình duyệt hoặc phần mềm đọc XML, nhưng để xem đúng định dạng hóa đơn, kế toán nên dùng cổng đọc hóa đơn XML hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.
Cách 1: Mở file XML hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính
Người dùng có thể mở file XML trực tiếp trên máy tính bằng trình duyệt web hoặc phần mềm soạn thảo văn bản. Cách này giúp xem được dữ liệu trong file, nhưng nội dung có thể hiển thị theo dạng mã, thẻ dữ liệu và khó đọc với người không quen kỹ thuật.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Tải hóa đơn điện tử định dạng XML về máy tính
Bước 2: Click chuột phải vào file XML cần mở -> Chọn Open with\Internet Explorer hoặc Microsoft Edge
Cách 2: Sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML ItaxViewer của Tổng cục Thuế
Với file XML hóa đơn điện tử, cách phù hợp hơn là sử dụng phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML ItaxViewer của Tổng cục Thuế
Các bước thực hiện:
Bước 1: Truy cập website Cổng thông tin thuế điện tử tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn và chọn mục “Doanh nghiệp”, thực hiện tải phần mềm ItaxViewer về máy và giải nén.
Bước 2: Chọn “Next” để cài đặt phần mềm đọc hóa đơn điện tử XML ItaxViewer.
Bước 3: Mở tệp tin iTaxViewer.rar vừa tải xuống để tiến hành cài đặt. Nếu giữ nguyên vị trí lưu trữ, người nộp thuế nhấn “Next”; trường hợp thay đổi thư mục lưu trữ, lựa chọn “Browse”, xác định vị trí mới, sau đó nhấn “Next”.
Bước 4: Cài đặt phần mềm, quá trình cài đặt sẽ diễn ra trong khoảng 10s-15s.
Bước 5: Mở phần mềm ItaxViewer và chọn “Tệp hồ sơ” để mở tệp hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử file XML sẽ được hiển thị chi tiết trên màn hình.
Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử file XML trên phần mềm hóa đơn điện tử
Để đọc file XML hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử bạn thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán.
- Tải lên file XML hoặc chọn hóa đơn đã đồng bộ trên hệ thống.
- Xem thông tin hóa đơn theo giao diện đã được phần mềm chuyển đổi.
- Kiểm tra trạng thái hóa đơn, mã của cơ quan thuế, thông tin người bán/người mua và giá trị hóa đơn.
- Lưu hóa đơn vào dữ liệu quản lý nội bộ để phục vụ kê khai, hạch toán và đối chiếu.
Không mở được file XML hóa đơn điện tử do đâu?
Tình trạng không mở được file XML hóa đơn điện tử có thể phát sinh do nhiều nguyên nhân.
Một số nguyên nhân thường gặp và cách khắc phục gồm:
| Nguyên nhân | Cách khắc phục |
| Mở file XML bằng phần mềm không phù hợp | Dùng Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng đọc file XML |
| File XML bị tải thiếu hoặc lỗi trong quá trình tải về | Tải lại file từ email, phần mềm hóa đơn hoặc cổng tra cứu hóa đơn |
| File bị đổi tên, đổi đuôi hoặc chỉnh sửa nội dung | Kiểm tra lại định dạng file .xml, không tự chỉnh sửa nội dung file gốc |
| File XML không đi kèm dữ liệu hiển thị phù hợp | Tải thêm file PDF hoặc đọc file bằng hệ thống có chức năng chuyển đổi dữ liệu XML sang giao diện xem hóa đơn |
| Máy tính chặn file tải về hoặc trình duyệt lỗi | Thử mở bằng trình duyệt khác, máy tính khác hoặc tải lại file từ nguồn chính thức |
| Hóa đơn chưa được gửi dữ liệu đầy đủ lên hệ thống | Liên hệ người bán hoặc bộ phận hỗ trợ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử để kiểm tra trạng thái hóa đơn |
Nếu đã thử nhiều cách nhưng vẫn không đọc được file XML hóa đơn điện tử, kế toán nên đối chiếu lại với người bán để xin lại bộ hóa đơn đầy đủ, gồm file XML, file PDF và đường dẫn tra cứu hóa đơn. Trường hợp cần kiểm tra tính hợp lệ, nên ưu tiên tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế.
Hướng dẫn kiểm tra hóa đơn XML có hợp lệ không
Kiểm tra hóa đơn XML là bước quan trọng trước khi kê khai, hạch toán hoặc lưu trữ hóa đơn mua vào. Kế toán có thể kiểm tra theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra định dạng và cấu trúc XML
Mở file trực tiếp bằng trình duyệt trên máy tính và đảm bảo file có cấu trúc chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế:
- Các thẻ XML phải có đầy đủ, đúng vị trí.
- Không có lỗi về kết thúc thẻ hoặc thiếu thuộc tính bắt buộc.
- Mã hóa UTF-8 (không có ký tự lạ).
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên hóa đơn
Mở file bằng các phần mềm chuyên dụng như iTaxviewer hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp
- Nếu hợp lệ, phần mềm sẽ hiển thị trạng thái chữ ký số hợp lệ
- Nếu bị thay đổi sau khi ký, chữ ký số sẽ bị mất hoặc báo lỗi.
Bước 3: Kiểm tra mã tra cứu của hóa đơn trên website của Tổng cục Thuế
Truy cập vào trang web kiểm tra hóa đơn: https://hoadondientu.gdt.gov.vn. Nhập mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn để tra cứu
- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin.
- Nếu không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống, có thể do hóa đơn chưa được gửi lên hoặc có vấn đề về tính hợp lệ.
Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của nội dung hóa đơn
Sau khi đọc file XML hóa đơn điện tử, cần đối chiếu kỹ các thông tin khớp với giao dịch thực tế
- Mã số thuế, tên người bán/người mua.
- Ngày phát hành hóa đơn.
- Số hóa đơn, tổng tiền, thuế suất, tiền thuế.
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ.
Nếu thông tin có sai sót, cần xử lý hóa đơn sai theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78
Bước 5: Kiểm tra tính toàn vẹn của file
- Đảm bảo file không bị chỉnh sửa sau khi ký số.
- Nếu file bị lỗi hoặc chỉnh sửa, chữ ký số có thể không hợp lệ.
Một số câu hỏi thường gặp
Câu 1: File XML hóa đơn điện tử để làm gì?
File XML hóa đơn điện tử dùng để lưu trữ dữ liệu gốc của hóa đơn, phục vụ truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế, tra cứu, kiểm tra, kê khai, hạch toán và đối chiếu hóa đơn. Đây là file quan trọng mà doanh nghiệp nên lưu cùng với file PDF hóa đơn.
Câu 2: Phần mềm đọc file XML hóa đơn điện tử là phần mềm nào?
Doanh nghiệp có thể đọc file XML hóa đơn điện tử bằng Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng đọc/tra cứu hóa đơn XML.
Câu 3: Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Có. Do file XML là dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên lưu trữ file XML cùng file PDF và các chứng từ liên quan. Việc lưu trữ đầy đủ giúp kế toán thuận tiện khi tra cứu, kê khai, hạch toán, kiểm tra tính hợp lệ và giải trình khi cần.
Câu 4: Lưu trữ định dạng XML của hóa đơn điện tử qua đâu?
Doanh nghiệp có thể lưu trữ file XML hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, hệ thống quản lý tài liệu nội bộ, ổ lưu trữ doanh nghiệp hoặc nền tảng lưu trữ đám mây có phân quyền. Với hóa đơn mua vào, kế toán nên tải và lưu file XML từ email người bán, phần mềm quản lý hóa đơn hoặc Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Khi lưu trữ, nên sắp xếp theo năm, tháng, nhà cung cấp, khách hàng hoặc mã số thuế để dễ tra cứu. Doanh nghiệp cũng nên phân quyền người truy cập, sao lưu định kỳ và hạn chế chỉnh sửa trực tiếp file XML gốc.
File XML hóa đơn điện tử là file dữ liệu gốc cần được lưu trữ cùng hóa đơn điện tử. Kế toán không nên chỉ lưu file PDF vì PDF chủ yếu phục vụ việc xem và in, còn XML mới là định dạng quan trọng để đọc dữ liệu, tra cứu, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu khi cần.
Để quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình tải, đọc, kiểm tra và lưu trữ file XML ngay từ khi nhận hoặc phát hành hóa đơn. Với xCyber Bill, doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn điện tử tập trung, hỗ trợ tra cứu, lưu trữ và kiểm soát dữ liệu hóa đơn rõ ràng hơn trong quá trình vận hành.
