Đăng ký
Đăng nhập
Điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng là cách xử lý khi hóa đơn điện tử đã lập ghi sai tên hàng hóa, dịch vụ so với thực tế giao dịch. Tùy mức độ sai sót, kế toán cần xác định lỗi chỉ nằm ở tên hàng hay còn ảnh hưởng đến quy cách, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế để chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế phù hợp.
Hóa đơn sai tên hàng có điều chỉnh được không?
Có. Khi hóa đơn điện tử đã lập bị sai tên hàng hóa, người bán có thể xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định về hóa đơn điện tử.
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ, người bán và người mua cần xác định nội dung sai để lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Nếu hai bên thống nhất điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa; nếu muốn lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng, người bán có thể lập hóa đơn thay thế.
Như vậy, với trường hợp điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng, kế toán cần kiểm tra hóa đơn chỉ sai tên hàng hay còn sai thêm số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế để chọn đúng phương án xử lý.
Quy định về điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa, kế toán cần nắm được cơ sở pháp lý đang áp dụng và các trường hợp xử lý cụ thể. Về nguyên tắc, hóa đơn đã lập sai tên hàng hóa thuộc nhóm sai sót có thể xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Căn cứ pháp lý cần biết
Một số căn cứ thường được sử dụng khi xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa gồm:
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo giai đoạn áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là cơ sở được kế toán sử dụng phổ biến trước khi các quy định mới về hóa đơn điện tử được cập nhật.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung một số quy định về hóa đơn, chứng từ; trong đó tiếp tục ghi nhận cơ chế xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC: Hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo hướng dẫn được trích dẫn từ Điều 10 Thông tư 91, trường hợp hóa đơn sai tên hàng hóa, hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thì người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Các trường hợp cụ thể
Tùy mức độ sai sót, kế toán có thể phân loại hóa đơn sai tên hàng hóa theo các nhóm sau:
| Trường hợp | Dấu hiệu nhận biết | Hướng xử lý |
| Chỉ sai tên hàng hóa, các thông tin khác không thay đổi | Hóa đơn ghi sai tên hàng, mã hàng hoặc mô tả hàng hóa, nhưng số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế vẫn đúng | Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận/thông báo sai sót, sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để thể hiện lại tên hàng đúng |
| Sai tên hàng kèm sai đơn giá hoặc tiền thuế | Hóa đơn vừa sai tên hàng hóa, vừa sai đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế | Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, đồng thời kiểm tra lại việc kê khai thuế nếu sai sót làm ảnh hưởng đến số thuế đã kê khai |
| Phát hiện sai tên hàng sau khi đã kê khai thuế | Hóa đơn sai tên hàng hóa đã được đưa vào tờ khai của kỳ trước | Doanh nghiệp xử lý hóa đơn bằng điều chỉnh hoặc thay thế; nếu việc sai sót kéo theo thay đổi số thuế thì kế toán cần xem xét nghĩa vụ khai bổ sung theo quy định về quản lý thuế |
Nếu trong cùng tháng, người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
Cách điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa chuẩn quy định
Khi thực hiện cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai tên hàng, kế toán nên đi theo một quy trình rõ ràng. Việc này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng xử lý thiếu hồ sơ, chọn sai phương án hoặc lập hóa đơn mới không thể hiện đúng mối liên hệ với hóa đơn gốc.
Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo sai sót
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán cần trao đổi với người mua để xác nhận nội dung sai và phương án xử lý. Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trên hóa đơn.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa nên thể hiện các thông tin chính như:
- Thông tin bên bán và bên mua.
- Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn bị sai.
- Tên hàng hóa đã ghi sai.
- Tên hàng hóa đúng cần điều chỉnh.
- Phương án xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Chữ ký hoặc xác nhận của các bên.
Trường hợp người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có, thay vì lập văn bản thỏa thuận như với tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Sau khi thống nhất nội dung sai, người bán lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nếu lập hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần ghi rõ thông tin hóa đơn gốc và nội dung tên hàng hóa cần điều chỉnh.
Nội dung có thể ghi theo hướng: “Điều chỉnh tên hàng hóa từ ‘A’ thành ‘B’ cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
Nếu lập hóa đơn thay thế, hóa đơn mới cần thể hiện đầy đủ thông tin đúng và có dòng tham chiếu đến hóa đơn bị thay thế, chẳng hạn: “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.
Kế toán cần lưu ý: nếu sai tên hàng hóa không làm thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế, hóa đơn điều chỉnh/thay thế chủ yếu dùng để làm đúng thông tin hàng hóa. Nếu sai tên hàng kèm sai giá trị hoặc thuế, doanh nghiệp cần thể hiện đầy đủ phần giá trị điều chỉnh theo đúng thực tế.
Bước 3: Gửi hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa cho cơ quan thuế và người mua
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán ký số và gửi hóa đơn theo quy trình hóa đơn điện tử đang áp dụng.
Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua. Với hóa đơn điện tử không có mã, người bán ký số và gửi trực tiếp cho người mua theo quy trình của doanh nghiệp.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót và gửi thông báo, người bán cần kiểm tra lại nội dung sai, sau đó thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo đúng quy định.
Bước 4: Lưu trữ hóa đơn
Sau khi xử lý xong, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ hồ sơ để phục vụ đối chiếu và giải trình khi cần. Bộ hồ sơ nên gồm:
- Hóa đơn gốc bị sai tên hàng hóa.
- Biên bản thỏa thuận hoặc thông báo sai sót.
- Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu nếu có.
- Thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế nếu phát sinh.
Việc lưu trữ đầy đủ giúp kế toán chứng minh được quá trình xử lý sai sót, đồng thời hạn chế rủi ro khi người mua hoặc cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu.
Lưu ý khi điều chỉnh tên hàng hóa trên hóa đơn
Khi điều chỉnh tên hàng hóa trên hóa đơn, kế toán cần xử lý cẩn thận vì tên hàng là thông tin liên quan trực tiếp đến bản chất hàng hóa, dịch vụ đã bán. Nếu ghi không rõ hoặc không khớp với chứng từ thực tế, hồ sơ có thể gây khó khăn khi kê khai, hạch toán hoặc giải trình.
Một số lưu ý quan trọng gồm:
- Không tự ý sửa trực tiếp hóa đơn điện tử đã phát hành. Hóa đơn điện tử sau khi phát hành cần được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, không sửa trực tiếp trên bản đã gửi.
- Phải đối chiếu hóa đơn điều chỉnh với hóa đơn gốc. Trước khi lập hóa đơn mới, kế toán cần kiểm tra số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập và nội dung sai để tránh điều chỉnh nhầm hóa đơn.
- Nội dung điều chỉnh phải thể hiện rõ sai và đúng ở đâu. Hóa đơn hoặc biên bản nên ghi rõ tên hàng đã ghi sai và tên hàng hóa đúng cần điều chỉnh.
- Kiểm tra các chỉ tiêu tiền hàng, thuế có thay đổi hay không. Nếu chỉ sai tên hàng thì cách xử lý sẽ nhẹ hơn so với trường hợp sai kèm đơn giá, thành tiền, thuế suất hoặc tiền thuế.
- Lưu đầy đủ hóa đơn và biên bản/chứng từ liên quan. Doanh nghiệp nên lưu hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, biên bản thỏa thuận và chứng từ chứng minh tên hàng đúng.
- Cập nhật quy định mới trước khi xử lý hóa đơn sai sót. Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa cần bám theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và các văn bản liên quan.
Điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng là nghiệp vụ cần được xử lý đúng ngay từ đầu để bảo đảm hóa đơn phản ánh đúng hàng hóa, dịch vụ thực tế. Khi phát hiện sai tên hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy mức độ sai sót và phương án thống nhất với người mua.
Trước khi lập hóa đơn mới, kế toán cần rà soát hóa đơn gốc, lập biên bản hoặc thông báo sai sót nếu cần, ghi rõ nội dung sai và nội dung đúng, đồng thời kiểm tra xem sai sót có làm thay đổi tiền hàng, thuế suất hoặc tiền thuế hay không. Việc lưu đầy đủ hồ sơ xử lý sẽ giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu, hạn chế rủi ro kê khai sai và thuận tiện hơn khi làm việc với cơ quan thuế.
