Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử mới nhất 2026 theo Thông tư 91

Trong quá trình kinh doanh, việc phát sinh sai sót trên hóa đơn điện tử là điều khó tránh khỏi. Để xử lý các sai sót này đúng quy định pháp luật, đặc biệt là từ ngày 01/07/2026 khi Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực, việc lập biên bản thay thế hóa đơn trở thành bước thủ tục quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản mới nhất, hướng dẫn cách lập và các lưu ý cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ trước cơ quan Thuế.

Tổng quan về biên bản thay thế hóa đơn điện tử

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn chứng từ giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác kế toán và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.

Biên bản thay thế hóa đơn là gì?

Biên bản thay thế hóa đơn (hay còn gọi là văn bản thỏa thuận) là tài liệu do bên bán và bên mua cùng lập khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót cần xử lý bằng hình thức lập hóa đơn thay thế.

Văn bản này ghi nhận sự thống nhất giữa hai bên về nội dung sai sót (như sai tên hàng hóa, sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất…), làm căn cứ pháp lý để người bán phát hành hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định.

Biên bản thay thế hóa đơn được lập khi nào?

Căn cứ điểm b2 khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, biên bản được lập khi thực hiện thay thế hóa đơn đã lập có sai xót về:

• Mã số thuế của người mua.
• Tên hàng hóa, dịch vụ hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng.
• Số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế.
• Các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn (trừ các trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác).

Vậy biên bản thay thế hóa đơn có bắt buộc không? Có phải mọi trường hợp sai sót đều cần lập? Quy định về văn bản thỏa thuận được áp dụng cụ thể tùy thuộc vào đối tượng người mua:

• Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Việc lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi lập hóa đơn thay thế là BẮT BUỘC.
• Người mua là cá nhân (không kinh doanh): KHÔNG BẮT BUỘC phải lập biên bản thỏa thuận. Người bán chỉ cần gửi thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có), sau đó lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Biên bản thay thế hóa đơn ai ký?

Đối với câu hỏi biên bản thay thế hóa đơn ai ký, căn cứ vào chủ thể giao dịch để xác định:

• Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh: Biên bản thỏa thuận bắt buộc phải có chữ ký (hoặc chữ ký số) của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp của cả hai bên (bên bán và bên mua), đồng thời đóng dấu đơn vị (nếu có).
• Đối với trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh: Do không yêu cầu lập văn bản thỏa thuận nên người mua không cần ký biên bản.

Mẫu biên bản thay thế hóa đơn từ 1/7/2026 – Mẫu mới nhất

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực, thay thế các quy định cũ tại Nghị định 123 và Thông tư 32. Do đó, doanh nghiệp cần cập nhật mẫu biên bản thay thế hóa đơn 2026 để phù hợp với quy định mới.

Bạn có thể tải mẫu văn bản thỏa thuận/biên bản thay thế hóa đơn mới nhất dành cho doanh nghiệp dưới đây:

• Mẫu biên bản thay thế hóa đơn mới nhất (Bản tiếng Việt)

• Invoicing substitution minutes template (Biên bản thay thế hóa đơn tiếng anh)

Việc sử dụng đúng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giải trình dễ dàng với cơ quan Thuế khi có hoạt động thanh kiểm tra, chứng minh tính minh bạch trong việc sửa đổi chứng từ.

Hướng dẫn cách ghi biên bản thay thế hóa đơn mới nhất

Để hoàn thiện biên bản thay thế hóa đơn từ 1/7/2026 chính xác và tránh sai sót hành chính, người lập cần điền đúng các thông tin theo hướng dẫn:

1. Ngày lập Biên bản: Ghi ngày hai bên thống nhất lập biên bản (thường là ngày gần hoặc trùng với ngày xuất hóa đơn thay thế).
2. Thông tin các bên (Bên Bán và Bên Mua):
   • Ghi đầy đủ: Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế.
   • Ghi thông tin người đại diện (Họ tên, Chức vụ) để ký biên bản.
   • Có thể bổ sung Số điện thoại, Email (nếu cần thiết).
3. Thông tin hóa đơn bị sai sót (Hóa đơn gốc cần thay thế):
   • Ghi rõ: Số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Ngày lập hóa đơn, và Mã Cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
4. Nội dung Sai sót và Nội dung Đúng:
   • Lý do Thay thế hóa đơn: Ghi lý do rõ ràng, súc tích và chính xác. (Ví dụ: “Sai Mã số thuế và Địa chỉ người mua” hoặc “Sai Số lượng, Đơn giá, và Thành tiền của mặt hàng A”).
   • Nội dung đã ghi sai: Liệt kê thông tin bị sai trên hóa đơn cũ. (Ví dụ: “Địa chỉ người mua ghi là [địa chỉ cũ]”).
   • Nội dung đúng theo thỏa thuận/thực tế: Liệt kê các thông tin đúng sẽ thể hiện trên hóa đơn thay thế. (Ví dụ: “Địa chỉ người mua đúng phải là [địa chỉ mới]”).
5. Thỏa thuận Lập hóa đơn thay thế:
   • Thống nhất thay thế hóa đơn sai sót.
   • Bên bán lập hóa đơn mới thay thế (có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”).
   • Cam kết kê khai thuế theo hóa đơn thay thế.

Một số lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn

Để đảm bảo tính pháp lý và quá trình làm việc với cơ quan thuế diễn ra thuận lợi khi áp dụng biên bản thay thế hóa đơn mới nhất, bạn cần đảm bảo các lưu ý sau:

• Xác định rõ sai sót trên hóa đơn điện tử: Biên bản thỏa thuận cần chỉ rõ loại sai sót cụ thể (sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, sai số tiền, sai thuế suất…). Việc ghi nhận chính xác giúp hai bên dễ dàng thống nhất phương án và bảo vệ quyền lợi pháp lý.
• Cung cấp đầy đủ thông tin về hai bên: Biên bản thỏa thuận phải ghi đầy đủ thông tin của người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin giao dịch, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn bị sai.
• Thỏa thuận nội dung sai và phương án thay thế: Cả hai bên phải thống nhất về nội dung sai sót và phương án thay thế hóa đơn sao cho đúng.
• Ký kết và lưu trữ biên bản: Biên bản thỏa thuận cần có chữ ký của đại diện người bán và người mua, đóng dấu (nếu có) và được lưu trữ tại đơn vị. Đây là chứng từ quan trọng được xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Thông báo đối với người mua là cá nhân: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, thay vì lập biên bản thỏa thuận, người bán chỉ cần thông báo về sai sót qua email hoặc trên website (nếu có) và lưu lại hồ sơ.
• Không được thay đổi nội dung giao dịch: Biên bản thỏa thuận chỉ ghi nhận sai sót trên hóa đơn, không được làm thay đổi các điều khoản giao dịch thương mại khác đã ký kết giữa hai bên.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững toàn bộ quy định và cách ghi biên bản thay thế hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đừng quên lưu lại mẫu biên bản chuẩn nhất trên đây để áp dụng chính xác cho doanh nghiệp của mình.