Đăng ký
Đăng nhập
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là chứng từ kế toán bắt buộc, đóng vai trò cốt lõi trong việc kiểm soát dòng tiền và quyết toán các khoản chi phí phát sinh tại mọi doanh nghiệp. Việc lập chuẩn xác biểu mẫu này không chỉ giúp nhân viên hoàn ứng nhanh chóng mà còn đảm bảo hồ sơ hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây xCyber sẽ cung cấp bộ mẫu mới nhất, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách kê khai và quy trình thủ tục xử lý tiêu chuẩn.
Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng là gì? Mục đích sử dụng
Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng là bảng liệt kê chi tiết các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản thực tế đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ để thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ kế toán quan trọng trong quy trình quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo các khoản tiền được sử dụng đúng mục đích và minh bạch.
Mục đích sử dụng:
- Minh bạch hóa các khoản thu – chi: Bảng kê chi tiết dùng để liệt kê và đối chiếu giữa tổng số tiền nhân viên đã nhận tạm ứng với các khoản thực tế đã chi cho công việc.
- Căn cứ để thanh toán dứt điểm: Xác định chính xác số tiền chênh lệch để thu hồi lại tiền thừa (nếu chi không hết) hoặc chi hoàn lại cho người lao động (nếu chi vượt số tạm ứng).
- Cơ sở ghi sổ kế toán: Là chứng từ gốc quan trọng (kèm theo hóa đơn, vé…) để bộ phận kế toán ghi nhận chi phí hợp lý và thực hiện tất toán tài khoản tạm ứng trên sổ sách.
Lưu ý phân biệt rõ 3 biểu mẫu dưới đây để tránh sử dụng nhầm lẫn:
| Tên biểu mẫu | Mã số | Thời điểm dùng | Mục đích sử dụng |
| Giấy đề nghị tạm ứng | 03 – TT | Trước khi chi | Dùng khi chưa có tiền, muốn xin công ty ứng trước một khoản để đi công tác, mua sắm. |
| Giấy thanh toán tiền tạm ứng | 04 – TT | Sau khi chi | Dùng để quyết toán khoản tiền đã ứng. Báo cáo xem đã tiêu hết bao nhiêu trong số tiền đã cầm của công ty. |
| Giấy đề nghị thanh toán | 05 – TT | Sau khi chi | Dùng khi bạn tự bỏ tiền túi ra chi (không ứng trước) và muốn công ty trả lại; hoặc đề nghị chi trả trực tiếp cho nhà cung cấp. |
Một số trường hợp cần sử dụng giấy thanh toán tạm ứng
Doanh nghiệp thường áp dụng mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng trong các trường hợp phổ biến sau:
- Thanh toán tạm ứng đi công tác sau khi đi công tác về: Nhân viên lập giấy đề nghị hoàn ứng kèm theo bộ hồ sơ đầy đủ gồm:
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT): Kê khai số tiền đã tạm ứng và số thực chi.
- Giấy đi đường: Có đóng dấu xác nhận của nơi đến công tác.
- Các hóa đơn, chứng từ gốc: Cuống vé máy bay/thẻ lên máy bay (Boarding pass), hóa đơn GTGT tiền khách sạn, tiền ăn, vé cầu đường, vé taxi…
- Thanh toán tạm ứng mua hàng hóa vật tư: Khi mua sắm hàng hóa cho công ty, hồ sơ hoàn ứng bao gồm:
- Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT).
- Hóa đơn GTGT (Hóa đơn đỏ) do người bán xuất, ghi tên và thông tin công ty.
- Biên bản bàn giao hàng hóa / Phiếu nhập kho xác nhận hàng đã về kho.
- Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).
[Tổng hợp] Các mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng thông dụng hiện nay
Dưới đây là tổng hợp các mẫu đề nghị hoàn ứng theo đúng các quy định thông tư kế toán hiện hành:
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo Thông tư 99
Đây là biểu mẫu cập nhật mới nhất theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các doanh nghiệp cần lưu ý sử dụng mẫu này để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật trong kỳ kế toán mới, đặc biệt chú trọng việc đính kèm chứng từ điện tử nếu có.
>>> Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo Thông tư 99 tại ĐÂY
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo Thông tư 200
Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, giúp kế toán dễ dàng theo dõi và hạch toán khoản tạm ứng vào tài khoản 141.
>>> Tải mẫu đề nghị hoàn ứng theo Thông tư 200 tại ĐÂY
Mẫu giấy thanh toán tạm ứng theo Thông tư 133
Đây là mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC với giao diện tinh gọn, phù hợp với quy trình nội bộ đơn giản.
>>>Tải mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng theo Thông tư 133 tại ĐÂY
Phương pháp ghi giấy đề nghị thanh toán tạm ứng – Mẫu số 04 – TT
Để chứng từ hợp lệ, người đề nghị thanh toán và kế toán cần ghi chính xác thông tin trên mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng như sau:
Phần thông tin chung
- Góc trên bên trái: Ghi rõ tên đơn vị, bộ phận công tác.
- Ngày, tháng, năm: Thời điểm lập giấy thanh toán.
- Số: Số hiệu chứng từ của giấy thanh toán.
- Họ tên, bộ phận: Thông tin đầy đủ của người thanh toán tiền tạm ứng.
Phần bảng chi tiết Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ gốc và sổ theo dõi tạm ứng, người lập điền các thông tin:
- Mục I – Số tiền tạm ứng: Tổng số tiền người lao động đang giữ của công ty, bao gồm:
- Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Lấy số dư tạm ứng từ kỳ trước chuyển sang (nếu có).
- Số tạm ứng kỳ này: Liệt kê từng Phiếu chi tạm ứng đã nhận trong kỳ (Ví dụ: Phiếu chi số 101 ngày 01/01/2026; Phiếu chi số 105 ngày 05/01/2026).
- Mục II – Số tiền đã chi: Liệt kê từng khoản thực chi cho công việc căn cứ vào hóa đơn đỏ, biên lai, vé cầu đường… Mỗi chứng từ ghi trên một dòng, rõ số hiệu và ngày tháng. Lưu ý: Chỉ kê khai những khoản chi hợp lý, hợp lệ và có chứng từ gốc kèm theo.
- Mục III – Chênh lệch: Kết quả đối trừ giữa Mục I (Tiền cầm đi) và Mục II (Tiền đã tiêu):
- Dòng 1 – Số tạm ứng chi không hết (I > II): Tiền chưa tiêu hết, nhân viên phải nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương.
- Dòng 2 – Chi quá số tạm ứng (II > I): Nhân viên phải chi thêm tiền túi, công ty sẽ làm thủ tục chi hoàn lại.
Quy trình làm thủ tục thanh toán tạm ứng chi tiết
Thủ tục cấp và hoàn ứng tại doanh nghiệp được thực hiện qua các bước cụ thể:
- Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng: Người đề nghị lập giấy đề nghị tạm ứng theo Mẫu số 03-TT, điền đầy đủ họ tên, bộ phận, số tiền, mục đích, thời gian hoàn ứng và tài liệu đính kèm.
- Bước 2: Phê duyệt của trưởng bộ phận: Trưởng bộ phận quản lý trực tiếp xem xét, duyệt tính hợp lý, ký tên và chuyển phòng tài chính – kế toán.
- Bước 3: Xác nhận của phòng tài chính – kế toán: Kiểm tra tính hợp lệ của giấy đề nghị, đảm bảo số tiền và mục đích phù hợp với quy định công ty.
- Bước 4: Cấp tiền tạm ứng: Trình Giám đốc ký duyệt. Sau khi được duyệt, kế toán lập phiếu chi và cấp tiền tạm ứng cho người đề nghị.
- Bước 5: Lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Sau thời gian sử dụng, nhân viên lập giấy đề nghị thanh toán tạm ứng theo Mẫu số 04-TT trình trưởng bộ phận phê duyệt kèm hóa đơn, chứng từ gốc.
- Bước 6: Thực hiện thanh toán tạm ứng: Kế toán viên kiểm tra tính chính xác của chi phí, hóa đơn chứng từ và xác định phần chênh lệch sau tạm ứng.
- Bước 7: Lập phiếu thu/phiếu chi: Kế toán lập phiếu thu (nếu nộp lại tiền thừa) hoặc phiếu chi (nếu thanh toán thêm số tiền chi vượt) và trình kế toán trưởng ký.
- Bước 8: Quyết toán và hoàn trả: Kế toán thực hiện thu/chi số tiền chênh lệch, cập nhật sổ theo dõi tạm ứng (TK 141), kết thúc quy trình và lưu trữ toàn bộ chứng từ theo quy định.
Việc nắm vững quy trình và cách ghi giấy đề nghị thanh toán tạm ứng giúp cán bộ công nhân viên nhanh chóng hoàn tất thủ tục hoàn ứng, đồng thời hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm soát chính xác chi phí nội bộ. Hãy lựa chọn đúng biểu mẫu theo thông tư áp dụng tại doanh nghiệp để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch cho hồ sơ kế toán.
