Quy trình thu chi tiền mặt doanh nghiệp lưu ngay để tham khảo

Tiền mặt đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Việc quản lý dòng tiền mặt hiệu quả thông qua quy trình thu chi rõ ràng, minh bạch là nền tảng cho sự ổn định và phát triển bền vững. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích quy trình thu chi tiền mặt trong doanh nghiệp, bao gồm các bước thực hiện, vai trò của các bộ phận liên quan và những lưu ý quan trọng để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ quy định.

Vai trò quan trọng của quy trình thu chi tiền mặt

Kiểm soát dòng tiền: Giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền mặt, đảm bảo thanh toán các khoản chi phí đúng hạn và dự trữ nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh.

Tăng hiệu quả sử dụng vốn: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa tiền mặt không cần thiết.

Đảm bảo minh bạch và tuân thủ: Giúp doanh nghiệp minh bạch hóa hoạt động tài chính, tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý thu chi tiền mặt.

Hỗ trợ công tác quản trị rủi ro: Giảm thiểu rủi ro thất thoát, gian lận trong quá trình thu chi tiền mặt.

Tại sao cần xây dựng quy trình thu chi tiền mặt?

Việc quản lý thu chi tiền mặt đòi hỏi quy trình chặt chẽ và tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng để tránh rủi ro thất thoát quỹ tiền mặt. Một số tình huống không đáng có bao gồm:

• Thứ nhất là việc nộp tiền mặt vào quỹ không đúng thời hạn.
• Thứ hai là thiếu việc ghi nhận đầy đủ thông tin về chi tiền mặt.
• Thứ ba là việc thủ quỹ kiêm kế toán tiền có thể lạm dụng quyền hạn để lợi dụng cá nhân.

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán là một quy định quan trọng giúp đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong việc quản lý tiền mặt. Theo nguyên tắc này, thủ quỹ và kế toán tiền mặt không thể là một người, các chứng từ kế toán cũng không được phép kết hợp với chứng từ của thủ quỹ, và sổ quỹ cần phải được tách biệt hoàn toàn với sổ kế toán. Việc thực hiện phân tách này giúp giảm thiểu khối lượng công việc và đồng thời tạo điều kiện để kiểm tra, đối chiếu thông tin về thu chi một cách hiệu quả.

Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt cụ thể và rõ ràng, theo từng đầu mục công việc, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và đúng đắn của hoạt động. Nhân viên cần được hướng dẫn rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong quy trình này để thực hiện công việc một cách đúng đắn và tránh sai sót giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

Quy trình kế toán thu tiền mặt

Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, các hoạt động phát sinh sẽ được mô tả theo quy trình chuẩn chỉnh. Về cơ bản, các doanh nghiệp đều phải tuân thủ các bước trong quy trình này.

Quy trình kế toán thu tiền mặt gồm 6 bước cụ thể dưới đây:

Bước 1: Kế toán thanh toán nhận đề nghị nộp tiền từ người nộp tiền;

Bước 2: Kế toán thanh toán lập phiếu thu bao gồm 3 liên, 1 liên chuyển kế toán trưởng

Bước 3: Kế toán trưởng ký duyệt phiếu thu và trả lại kế toán thanh toán lưu trữ;

Bước 4: Người nộp tiền chuyển phiếu thu cho thủ quỹ để nộp tiền vào và ký phiếu;

Bước 5: Thủ quỹ thu tiền và vào sổ. Sau đó giao liên 1 cho kế toán thanh toán, giữ lại liên 2, giao liên 3 cho người nộp tiền.

Bước 6: Kế toán thanh toán lưu chứng từ và hạch toán ghi sổ.

Quy trình kế toán chi tiền mặt

Tương tự, đối với nghiệp vụ chi tiền mặt, các hoạt động phát sinh sẽ được mô tả theo quy trình. Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện đầy đủ theo các bước trong quy trình chi tiết.

Quy trình kế toán chi tiền mặt được thực hiện theo 7 bước dưới đây:

Bước 1: Tùy theo yêu cầu nội bộ của mỗi công ty người đề nghị lập Giấy đề nghị thanh toán hoặc Giấy đề nghị tạm ứng,… chuyển cho Kế toán thanh toán;

Bước 2: Kế toán thanh toán lập Phiếu chi nộp lên Kế toán trưởng;

Bước 3: Kế toán trưởng nhận và duyệt Phiếu chi. Trường hợp không phù hợp sẽ trả chuyển lại để kế toán thanh toán điều chỉnh; còn nếu hợp lý rồi sẽ chuyển lên Giám đốc hoặc Người ủy quyền ký duyệt.

Bước 4: Phiếu chi được Giám đốc ký duyệt Phiếu và chuyển lại Kế toán thanh toán;

Bước 5: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi được duyệt cho thủ quỹ;

Bước 6: Thủ quỹ thực hiện ký duyệt và xuất tiền cho Người đề nghị. Lưu ý là phải lấy đầy đủ chữ ký bên nhận tiền;

Bước 7: Thủ quỹ ghi sổ quỹ (giữ lại liên 2) và chuyển liên 1 Phiếu chi cho Kế toán thanh toán để vào sổ tiền mặt (TK 111).

Trình tự luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt

Chứng từ tiền mặt trong kế toán bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, v.v. giúp phản ánh mọi giao dịch tăng giảm tiền mặt của doanh nghiệp.

Quy trình luân chuyển chứng từ thu chi tiền mặt được thực hiện như sau:

Bước 1: Người đề nghị thu hoặc chi tiền mặt gửi các chứng từ thu tiền hoặc chi tiền đến bộ phận tiếp nhận đề nghị thu chi.

Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm chi) có thể bao gồm: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), biên bản góp vốn, v.v.

Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, v.v.

Bước 2: Kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán kiểm tra và đối chiếu các chứng từ cùng với đề nghị thu chi để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác. Sau đó, kế toán tiền mặt chuyển chứng từ thu hoặc chi đã kiểm tra cho kế toán trưởng xem xét tiếp;

Bước 3: Kế toán trưởng tiếp tục kiểm tra các chứng từ đã được đề nghị thu chi. Nếu các chứng từ hợp lý và hợp lệ, kế toán trưởng sẽ ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan;

Bước 4: Sau khi ký duyệt, kế toán trưởng chuyển lại các chứng từ đã được duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán;

Bước 5: Kế toán thanh toán tiếp tục chuyển bộ chứng từ đã được duyệt tới Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Lãnh đạo sẽ căn cứ vào hạn mức phê duyệt và quy chế tài chính của doanh nghiệp để phê duyệt hoặc từ chối các đề nghị thu chi. Trong trường hợp cần làm rõ và chi tiết hơn về các chứng từ liên quan, lãnh đạo yêu cầu làm rõ thêm trước khi phê duyệt;

Bước 6: Kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đã được duyệt từ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc;

Bước 7: Tiến hành lập chứng từ thu – chi để ghi nhận các giao dịch tương ứng;

Bước 8: Sau khi lập xong, kế toán trưởng tiếp tục ký duyệt chứng từ thu – chi đã lập, và sau đó, kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC để xác nhận việc ký duyệt;

Bước 9: Thực hiện thu – chi tiền:

Sau khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ tiến hành các công việc sau:

Đầu tiên, kiểm tra số tiền trên phiếu thu, phiếu chi với chứng từ gốc để đảm bảo tính chính xác và khớp nhau;

Thứ hai, xác minh nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi có phù hợp với thông tin trên chứng từ gốc và đảm bảo các thông tin liên quan không bị sai sót;

Bước thứ 3, kiểm tra ngày tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp lệ và chính xác; xác định số tiền thu vào hoặc chi ra một cách chính xác để tiến hành nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt;

Bước thứ 4, thực hiện việc thu tiền hoặc chi tiền cho người nộp tiền hoặc nhận tiền, đồng thời yêu cầu họ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi để xác nhận giao dịch;

Bước thứ 5, thủ quỹ ký vào phiếu thu hoặc phiếu chi để xác nhận việc đã thu hoặc chi tiền và sau đó giao lại một liên cho khách hàng;

Tiếp theo, thủ quỹ ghi thông tin từ phiếu thu hoặc phiếu chi vào sổ quỹ để thống kê và quản lý số tiền thu chi một cách rõ ràng;

Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao hai liên còn lại của phiếu thu hoặc phiếu chi cho bộ phận kế toán để tiếp tục quá trình ghi sổ và theo dõi trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Lưu ý khi thực hiện quy trình thu chi tiền mặt tại doanh nghiệp

Để đảm bảo quy trình thu chi tiền mặt được thực hiện hiệu quả và tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

1. Xây dựng quy trình rõ ràng, cụ thể:

• Quy trình thu chi tiền mặt cần được xây dựng chi tiết, bao gồm các bước thực hiện, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và cá nhân, mẫu biểu chứng từ liên quan.
• Quy trình cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp và thay đổi của pháp luật.

2. Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

• Cần đảm bảo nguyên tắc “kế toán và thủ quỹ không được kiêm nhiệm” để tăng cường tính kiểm soát và minh bạch trong quản lý thu chi tiền mặt.
• Người phụ trách thu chi tiền mặt cần có đủ năng lực, trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức tốt.

3. Sử dụng chứng từ hợp lệ:

• Mọi khoản thu chi tiền mặt đều phải được lập chứng từ hợp lệ, đầy đủ thông tin theo quy định.
• Chứng từ cần được lưu trữ cẩn thận, có hệ thống để đảm bảo truy xuất nguồn gốc và kiểm tra đối chiếu.

4. Thực hiện đối chiếu, kiểm tra:

• Thường xuyên đối chiếu số dư tiền mặt thực tế với số dư kế toán, kịp thời phát hiện và xử lý sai sót.
• Tổ chức kiểm tra đột xuất quỹ tiền mặt để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

5. Cập nhật kiến thức pháp luật:

• Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác thu chi tiền mặt cần thường xuyên cập nhật kiến thức về luật thuế, kế toán và các quy định liên quan.
• Doanh nghiệp cần tổ chức tập huấn, đào tạo về quy trình thu chi tiền mặt cho nhân viên để nâng cao nhận thức và kỹ năng thực hiện.

6. Sử dụng phần mềm quản lý:

• Việc sử dụng phần mềm quản lý thu chi tiền mặt sẽ giúp tự động hóa các thao tác,tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao tính chính xác và minh bạch trong quản lý.

7. Lưu ý về an toàn:

• Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp bảo vệ an toàn cho quỹ tiền mặt như:bố trí nơi cất giữ an toàn, có hệ thống camera giám sát, bảo vệ 24/24.

8. Lập báo cáo thu chi tiền mặt:

• Thường xuyên lập báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định để theo dõi tình hình dòng tiền, phục vụ cho công tác quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

9. Rà soát, đánh giá hiệu quả:

• Doanh nghiệp cần định kỳ rà soát, đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình thu chi tiền mặt để phát hiện hạn chế, kịp thời sửa đổi và hoàn thiện quy trình.

10. Tham khảo ý kiến chuyên gia:

• Khi cần thiết, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về kế toán,tài chính để xây dựng và hoàn thiện quy trình thu chi tiền mặt phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Việc tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình thu chi tiền mặt hiệu quả, đảm bảo an toàn, minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.