Hóa đơn trên 5 triệu phải làm hợp đồng? Cập nhật quy định mới cho doanh nghiệp

Trong công tác kế toán và quản lý tài chính doanh nghiệp, việc xác định tính hợp lệ của chứng từ khi phát sinh giao dịch là yếu tố then chốt. Một trong những câu hỏi phổ biến nhất hiện nay là: hóa đơn trên 5 triệu phải làm hợp đồng không? Việc nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp tối ưu thuế, bảo vệ khoản chi phí hợp lý khi quyết toán và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. 

Điều kiện để khoản chi từ 5 triệu đồng được tính vào chi phí được trừ

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, một khoản chi của doanh nghiệp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên muốn được ghi nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần đáp ứng đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế: Phát sinh liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ hợp pháp: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).

Đáng chú ý, quy định mới đã đồng bộ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng, nhằm thống nhất giữa thuế GTGT và thuế TNDN. Đây cũng là lý do khiến nhiều kế toán vẫn quen hỏi “hóa đơn dưới 20 triệu có cần hợp đồng không” dù ngưỡng áp dụng hiện tại đã thay đổi. 

Hóa đơn trên 5 triệu phải làm hợp đồng không? Các trường hợp cụ thể

Nhiều kế toán thắc mắc liệu hóa đơn trên 5 triệu có phải làm hợp đồng không? Theo hướng dẫn, việc có bắt buộc phải lập hợp đồng kinh tế bằng văn bản hay không phụ thuộc vào trạng thái thanh toán và thời điểm ghi nhận chi phí của doanh nghiệp. 

TH1: Doanh nghiệp đã thanh toán tiền mua hàng

Trường hợp tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp đã hoàn tất việc thanh toán toàn bộ giá trị đơn hàng (từ 5 triệu đồng trở lên) cho nhà cung cấp:

• Hồ sơ bắt buộc: Hóa đơn hợp pháp và Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển khoản ngân hàng…).
• Yêu cầu hợp đồng: Đối với các giao dịch mua bán giao ngay, thanh toán ngay, cơ quan thuế không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế bằng văn bản. Khoản chi vẫn được chấp nhận là chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

TH2: Doanh nghiệp chưa thanh toán tiền mua hàng

Trường hợp mua hàng trả chậm, trả góp hoặc chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí, hồ sơ để khoản chi từ 5 triệu đồng được tính vào chi phí được trừ BẮT BUỘC phải có:

1. Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ: Trong hợp đồng phải ghi rõ điều khoản trả chậm, trả góp, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ.
3. Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ.

Hệ quả pháp lý cần lưu ý:

• Chưa đến hạn thanh toán: Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Khi đến hạn thanh toán: Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
• Nêu vi phạm: Nếu đến hạn thanh toán mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (hoặc thanh toán bằng tiền mặt), doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí và giảm số thuế GTGT tương ứng đã khấu trừ.

Như vậy, câu trả lời cho việc hóa đơn trên 5 triệu phải làm hợp đồng hay không chính là: Bắt buộc phải có hợp đồng nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán tiền cho bên bán.

Hướng dẫn cách ghi hóa đơn trên 5 triệu theo hợp đồng

Hóa đơn theo hợp đồng thực chất là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Khi lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các tiêu thức sau:

• Thời điểm lập hóa đơn: Phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thời điểm xuất hóa đơn của Bộ Tài chính.
• Thông tin bên bán: Hệ thống hóa đơn điện tử tự động hiển thị theo thông tin đăng ký thuế.
• Thông tin bên mua:
  • Họ và tên người mua: Ghi rõ họ tên người trực tiếp giao dịch.
  • Tên đơn vị, Địa chỉ, Mã số thuế: Ghi chính xác, trùng khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin đăng ký thuế.
  • Hình thức thanh toán: Ghi rõ CK (Chuyển khoản). Đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, bên mua bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ.
• Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ:
  • Ghi đầy đủ: STT, Tên hàng hóa/dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
  • Nếu hàng hóa có mã quản lý hoặc thuộc quyền sở hữu/sử dụng đặc thù, phải ghi rõ mã số, ký hiệu đặc trưng.
  • Trường hợp là hóa đơn điều chỉnh: Ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm), lý do, số, ký hiệu và ngày tháng của hóa đơn gốc.
  • Phần dòng trống còn lại (nếu có) cần thực hiện gạch chéo.
• Phần tổng cộng: Tính toán chính xác các dòng Cộng tiền hàng, Thuế suất GTGT, Tổng cộng tiền thanh toán và Số tiền viết bằng chữ.
• Chữ ký trên hóa đơn: Đảm bảo đầy đủ chữ ký điện tử/chữ ký tay của Người mua, Người bán và Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền hợp pháp).

Lưu ý về rủi ro khi xuất hóa đơn trên 5 triệu không có hợp đồng

Việc xuất hóa đơn không có hợp đồng (trong trường hợp bắt buộc) hoặc thông tin hóa đơn không khớp với hợp đồng tiềm ẩn nhiều nguy cơ tài chính và pháp lý:

• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Căn cứ khoản 2 Điều 14 Luật Giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Mục 2 Chương III Nghị định 181/2025/NĐ-CP, đối với hàng hóa/dịch vụ xuất khẩu, bắt buộc phải có hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài cùng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Bị loại chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Theo điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, các khoản mua hàng từng lần từ 5 triệu đồng trở lên chưa thanh toán nếu thiếu hợp đồng sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
• Xử phạt vi phạm hành chính và truy cứu trách nhiệm hình sự:
  • Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
  • Trường hợp cố tình sử dụng hóa đơn khống để trốn thuế có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).
• Mất uy tín với ngân hàng và đối tác: Doanh nghiệp có thể bị từ chối giải ngân vay vốn hoặc bị đối tác từ chối thanh toán do chứng từ thiếu tính minh bạch pháp lý.

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp

Câu 1: Hóa đơn dưới 5 triệu có cần hợp đồng không?

Hóa đơn dưới 5 triệu có cần hợp đồng không phụ thuộc vào nhu cầu quản trị của hai bên. Về mặt chính sách thuế, các giao dịch dưới 5 triệu đồng không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế bằng văn bản và có thể thanh toán bằng tiền mặt mà vẫn được tính vào chi phí hợp lệ (nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp).

Câu 2: Hóa đơn dưới 20 triệu có cần hợp đồng không?

Hiện nay, quy định mới đã hạ ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt xuống 5 triệu đồng. Do đó, các hóa đơn nằm trong khoảng từ 5 triệu đến dưới 20 triệu đồng áp dụng toàn bộ quy định mới: Nếu chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí thì bắt buộc phải có hợp đồng và phải thanh toán qua ngân hàng.

Câu 3: Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải làm hợp đồng?

Ngưỡng áp dụng là từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi lần mua hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, không phải cứ hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên là bắt buộc phải có hợp đồng – điều này còn phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thanh toán hay chưa tại thời điểm ghi nhận chi phí:

• Nếu đã thanh toán ngay bằng hình thức không dùng tiền mặt: chỉ cần hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán, không bắt buộc phải có hợp đồng kinh tế bằng văn bản.
• Nếu chưa thanh toán (mua trả chậm, trả góp): bắt buộc phải có hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ kèm biên bản bàn giao, và khi đến hạn thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Do đó, để chủ động phòng ngừa rủi ro khi quyết toán thuế, với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên có phát sinh công nợ, trả chậm hoặc tính chất phức tạp (bảo hành, dịch vụ dài hạn), doanh nghiệp nên chủ động lập hợp đồng kinh tế bằng văn bản làm căn cứ pháp lý, dù trường hợp thanh toán ngay không bắt buộc.

Như vậy, câu trả lời cho câu hỏi hóa đơn trên 5 triệu phải làm hợp đồng không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thanh toán hay chưa tại thời điểm ghi nhận chi phí: đã thanh toán thì không bắt buộc, chưa thanh toán thì bắt buộc phải có hợp đồng kèm biên bản bàn giao. Để tránh bị loại chi phí, mất khấu trừ thuế GTGT hoặc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp và kế toán cần kiểm tra chặt chẽ sự khớp đúng giữa hóa đơn, hợp đồng (nếu có) và chứng từ thanh toán trước khi hạch toán, đồng thời tuyệt đối không tách nhỏ hóa đơn để né quy định thanh toán không dùng tiền mặt.