Đăng ký
Đăng nhập
Sai tên công ty trên hóa đơn là lỗi khá phổ biến khi kế toán lập hóa đơn điện tử cho khách hàng doanh nghiệp. Lỗi này có thể chỉ nằm ở phần tên người mua, chẳng hạn viết thiếu loại hình công ty, sai một vài ký tự, nhầm tên thương mại với tên pháp lý; nhưng cũng có thể đi kèm các sai sót quan trọng hơn như sai mã số thuế, sai hàng hóa, sai số tiền, sai thuế suất hoặc sai tiền thuế.
Với mỗi mức độ sai sót, cách xử lý sẽ khác nhau. Có trường hợp người bán chỉ cần thông báo sai sót và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, nhưng cũng có trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Vì vậy, trước khi xử lý hóa đơn sai tên công ty, kế toán cần kiểm tra kỹ hóa đơn đang sai riêng trường tên công ty hay còn sai thêm các nội dung khác.
Sai tên công ty trên hóa đơn có điều chỉnh được không?
Sai tên công ty trên hóa đơn là trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót ở phần thông tin người mua, cụ thể là tên công ty, tên đơn vị hoặc tên tổ chức nhận hóa đơn. Lỗi này có thể xuất phát từ việc kế toán nhập thiếu loại hình doanh nghiệp, viết sai chính tả, dùng tên cũ sau khi doanh nghiệp đổi tên hoặc lấy nhầm tên giao dịch thay cho tên pháp lý.
Về bản chất, đây là sai sót ở trường thông tin công ty trên hóa đơn. Tuy nhiên, kế toán không nên chỉ nhìn vào tên công ty bị sai để quyết định cách xử lý, mà cần kiểm tra thêm mã số thuế, địa chỉ, thông tin hàng hóa, số tiền, thuế suất và tiền thuế trên hóa đơn.
Với câu hỏi sai tên công ty có điều chỉnh được không, câu trả lời là có. Hóa đơn bị sai tên công ty có thể được xử lý theo quy định, nhưng cách xử lý sẽ tùy thuộc vào mức độ sai sót.
Như vậy, khi phát hiện xuất hóa đơn bị sai tên công ty, kế toán cần phân loại đúng trường hợp trước khi xử lý. Phần dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng tình huống theo quy định hiện hành.
Cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty chuẩn theo quy định
Để chọn đúng phương án xử lý, kế toán cần căn cứ vào quy định về hóa đơn điện tử sai sót tại từng giai đoạn.
Cơ sở pháp lý
Một số căn cứ thường được dùng khi xử lý hóa đơn sai tên công ty gồm:
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Là văn bản hướng dẫn hóa đơn điện tử trong giai đoạn áp dụng Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tư này từng là cơ sở phổ biến để kế toán xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, trong đó có lỗi sai thông tin người mua.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ, đồng thời tiếp tục ghi nhận hướng xử lý đối với trường hợp hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung quan trọng khác. Theo thủ tục được quy định, trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì hệ thống tiếp nhận Mẫu 04/SS-HĐĐT theo mẫu ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC: Là căn cứ mới hơn hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo nội dung được trích dẫn, nếu hóa đơn sai các thông tin như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn.
Từ các căn cứ trên, kế toán có thể tóm tắt cách xử lý hóa đơn bị sai tên công ty theo hai trường hợp chính:
| Trường hợp | Dấu hiệu nhận biết | Cách xử lý |
| Trường hợp 1 | Hóa đơn chỉ sai tên công ty, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn | Người bán thông báo cho người mua về sai sót, không phải lập lại hóa đơn; đồng thời thực hiện thông báo sai sót với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu thuộc trường hợp phải gửi |
| Trường hợp 2 | Hóa đơn sai tên công ty và đồng thời sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách/chất lượng hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế |
Trường hợp 1: Xử lý hóa đơn sai tên công ty nhưng không sai các nội dung khác
Trường hợp này xảy ra khi hóa đơn chỉ sai tên công ty hoặc địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế người mua vẫn đúng và các nội dung quan trọng khác trên hóa đơn không có sai sót. Cách xử lý như sau:
Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. (Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Trường hợp 2: Xử lý sai tên công ty trên hóa đơn và có sai các nội dung khác
Trường hợp này xảy ra khi hóa đơn không chỉ sai tên công ty mà còn sai thêm một hoặc nhiều nội dung quan trọng khác như sai mã số thuế người mua, sai tên hàng hóa, sai quy cách, sai số lượng, sai đơn giá, sai thuế suất, sai tiền thuế hoặc sai tổng tiền thanh toán. Cách xử lý như sau:
Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh thay thế hóa đơn
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai (hay còn gọi là biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót).
Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu.
Lưu ý: Không phải trường hợp nào cũng phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót. Nếu thuộc các trường hợp sau thì không bắt buộc phải văn bản thỏa thuận:
(1) Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
(2) Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch.
(3) Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Lập hóa đơn điều chỉnh:
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Nếu điều chỉnh giá trị: Tăng ghi số dương, giảm ghi số âm.
Lập hóa đơn thay thế:
- Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 3: Gửi hóa đơn cho người mua
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế và gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Lưu ý khi xử lý hóa đơn sai tên công ty theo Thông tư 91
Một số lưu ý quan trọng gồm:
- Kiểm tra đầy đủ các thông tin trên hóa đơn. Kế toán không nên chỉ nhìn vào phần tên công ty bị sai, mà cần đối chiếu thêm mã số thuế, hàng hóa/dịch vụ, số tiền, thuế suất và tiền thuế để xác định đúng cách xử lý.
- Nếu nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng bị sai cùng nội dung, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn đó. Trường hợp này cần đính kèm bảng kê theo Mẫu 01/BK-ĐCTT để liệt kê các hóa đơn được điều chỉnh hoặc thay thế.
- Nếu hóa đơn đã xử lý nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai, các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu. Ví dụ, nếu lần đầu doanh nghiệp chọn lập hóa đơn điều chỉnh thì lần xử lý tiếp theo cũng tiếp tục theo hướng điều chỉnh; nếu lần đầu chọn hóa đơn thay thế thì tiếp tục xử lý theo hình thức thay thế.
- Với nội dung điều chỉnh về giá trị, kế toán cần ghi đúng dấu âm/dương. Trường hợp điều chỉnh tăng thì ghi số dương, trường hợp điều chỉnh giảm thì ghi số âm theo đúng thực tế phát sinh, căn cứ khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về sai tên công ty trên hóa đơn
Câu 1: Tên công ty bị viết tắt trên hóa đơn có được coi là sai không?
Tên công ty bị viết tắt có thể được xem là sai nếu cách viết tắt làm thay đổi, thiếu hoặc gây nhầm lẫn so với tên pháp lý của doanh nghiệp. Ví dụ, hóa đơn ghi thiếu loại hình doanh nghiệp, viết sai tên riêng hoặc dùng tên thương mại thay cho tên đăng ký có thể khiến thông tin người mua không khớp với hồ sơ đăng ký thuế.
Tuy nhiên, nếu hóa đơn vẫn xác định được đúng người mua, mã số thuế đúng và các thông tin quan trọng khác không sai, kế toán có thể xử lý theo trường hợp sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế. Khi đó, người bán thông báo cho người mua và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT nếu thuộc trường hợp phải gửi.
Câu 2: Xuất hóa đơn sai tên công ty có làm Mẫu 04 được không?
Có, nếu hóa đơn chỉ sai tên công ty nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn. Đây chính là trường hợp người bán không phải lập lại hóa đơn, mà thực hiện thông báo sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Kế toán cần lưu ý: Mẫu 04 chỉ phù hợp khi sai sót không ảnh hưởng đến các thông tin trọng yếu nêu trên. Nếu hóa đơn sai tên công ty kèm sai mã số thuế hoặc sai tiền thuế, doanh nghiệp cần xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Câu 3: Xuất hóa đơn sai tên công ty thì điều chỉnh hay thay thế?
Nếu hóa đơn chỉ sai tên công ty nhưng mã số thuế và các nội dung quan trọng khác vẫn đúng, người bán không cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trường hợp này người bán thông báo cho người mua và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.
Nếu hóa đơn sai tên công ty và đồng thời sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Hình thức nào phù hợp sẽ phụ thuộc vào mức độ sai sót, việc hai bên đã kê khai hay chưa và cách doanh nghiệp muốn quản lý hồ sơ.
Sai tên công ty trên hóa đơn không phải lúc nào cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Nếu hóa đơn chỉ sai tên công ty nhưng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa đều đúng, người bán chỉ cần thông báo cho người mua và xử lý Mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định. Đây là trường hợp kế toán nên nhận diện đúng để tránh lập thêm hóa đơn không cần thiết.
Ngược lại, nếu hóa đơn sai tên công ty kèm sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền hoặc tiền thuế, doanh nghiệp cần lập văn bản thỏa thuận với người mua và xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Khi phân loại đúng ngay từ đầu, kế toán sẽ dễ kiểm soát hồ sơ hóa đơn điện tử, hạn chế sai sót khi kê khai và thuận tiện hơn khi cần đối chiếu với người mua hoặc cơ quan thuế.
