Đăng ký
Đăng nhập
Trong quá trình vận hành và quản lý tài chính, việc kiểm soát tốt các chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng. Đối với mọi tổ chức, việc tra cứu hóa đơn đầu vào không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch mà còn hạn chế tối đa các rủi ro về pháp lý và thuế. Nếu bạn vẫn đang loay hoay chưa biết cách tra cứu hóa đơn đầu vào sao cho nhanh chóng và chuẩn xác, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng thao tác trên các hệ thống của Tổng cục Thuế.
Vì sao cần tra cứu hóa đơn đầu vào?
Việc chủ động tra cứu hóa đơn điện tử mua vào không chỉ là thói quen tốt mà còn là yêu cầu bắt buộc trong quy trình quản trị rủi ro tài chính. Dưới đây là những lý do vì sao bạn cần thực hiện nghiệp vụ này:
- Xác thực tính hợp pháp: Đảm bảo hóa đơn có thật, đã được người bán thông báo phát hành và có giá trị sử dụng.
- Hạn chế rủi ro hóa đơn “khống”: Tránh tình trạng nhận hóa đơn từ các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc doanh nghiệp “ma” nhằm mục đích trốn thuế.
- Kiểm tra tính chính xác: Đối chiếu thông tin trên hóa đơn (mã số thuế, tên công ty, tiền thuế, mức thuế suất…) có khớp với thỏa thuận mua bán thực tế hay không.
- Kịp thời xử lý sai sót: Nếu phát hiện hóa đơn bị sai thông tin, kế toán có thể yêu cầu bên bán điều chỉnh hoặc thay thế ngay lập tức, tránh ảnh hưởng đến kỳ kê toán.
- Phục vụ quyết toán thuế: Giúp việc tập hợp dữ liệu để kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý và quyết toán thuế TNDN cuối năm diễn ra thuận lợi hơn.
Cách tra cứu hóa đơn đầu vào trên trang Thuế điện tử
Một trong những phương pháp chính thống và đầy đủ nhất là tra cứu trực tiếp trên hệ thống của cơ quan thuế. Dưới đây là các bước chi tiết để thực hiện cách lấy hóa đơn đầu vào trên trang thuế điện tử:
Bước 1: Truy cập vào website chính thức tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng mã số thuế công ty (hoặc mã số thuế cá nhân) và mật khẩu đã được cơ quan thuế cấp.
Bước 3: Trên thanh menu, chọn mục [Tra cứu] => Chọn tiếp [Tra cứu hóa đơn].
Bước 4: Tại đây, bạn nhấp chọn tab [Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào].
Bước 5: Nhập thông tin Mã số thuế (MST) người mua.
Lưu ý: Nếu muốn tra cứu hóa đơn từ một đơn vị bán cụ thể, bạn nhập MST của họ. Nếu muốn kiểm tra toàn bộ, hãy bỏ trống ô này.
Bước 6: Lựa chọn “Kết quả kiểm tra”. Bạn có thể để mặc định là “Tất cả” hoặc click chọn các trạng thái cụ thể cần lọc.
Bước 7: Nhập dữ liệu thời gian vào ô [Ngày lập hóa đơn] để giới hạn khoảng thời gian muốn tìm kiếm.
Bước 8: Nhấn “Tìm kiếm”.
Lúc này, hệ thống sẽ trả về cách tra cứu hóa đơn đầu vào trên trang thuế với 2 tab hiển thị: Hóa đơn điện tử và Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền.
Mẹo nhỏ: Nếu tại phần “Trạng thái hóa đơn” bạn chọn “Tất cả”, danh sách trả về sẽ bao gồm mọi tình trạng (Hóa đơn mới, bị thay thế, điều chỉnh, hoặc đã hủy). Bạn có thể chọn “Xuất hóa đơn” để lấy file Excel hoặc “Xuất xml” để tải dữ liệu gốc của từng hóa đơn.
Ngoài ra, để linh hoạt hơn khi di chuyển, kế toán hiện nay cũng rất ưa chuộng tính năng tra cứu hóa đơn đầu vào trên Etax mobile ngay trên điện thoại thông minh.
Cách tra cứu hóa đơn mua vào trên hoadondientu.gdt.gov.vn
Đây là cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào phổ biến và đầy đủ nhất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để thực hiện, doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập cổng thông tin hoadondientu.gdt.gov.vn.
Bước 2: Chuyển đến phần “Tra cứu” và nhấn chọn “Tra cứu hóa đơn”.
Bước 3: Chọn mục “Tra cứu HĐĐT bán ra/mua vào”.
Sau đó, bạn cần điền đầy đủ các thông tin của hóa đơn cần tra cứu bao gồm: Mã số thuế người bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn.
Bước 4: Nhấn nút “Tìm kiếm”.
Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết các thông tin (ký hiệu mẫu số, ngày lập, tổng tiền chưa thuế, tiền thuế…) theo đúng các quy định hiện hành về tra cứu hóa đơn điện tử mua vào. Hệ thống cũng hỗ trợ kết xuất dữ liệu ra các định dạng thuận tiện cho kế toán như Excel hay XML. Cách này có thể dùng làm tra cứu hóa đơn đầu vào của công ty cũng như hộ kinh doanh rất hiệu quả.
Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Trong một số trường hợp, nếu bạn chỉ muốn kiểm tra nhanh tính hợp lệ của một hóa đơn cụ thể mà không cần đăng nhập tài khoản doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Cách này áp dụng hiệu quả cho cả công ty và hộ kinh doanh.
Bước 1: Truy cập trực tiếp vào đường link: https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
Bước 2: Điền các trường thông tin bắt buộc của hóa đơn cần kiểm tra: Mã số thuế người bán hàng hóa dịch vụ, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, và nhập Mã xác thực (Captcha).
Bước 3: Bấm chọn “Tìm kiếm”.
Hệ thống sẽ lập tức hiển thị thông tin về người bán, trạng thái hoạt động và cơ quan thuế quản lý. Nếu nhận được thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…”, bạn cần cảnh giác vì có thể tờ hóa đơn đó không hợp lệ hoặc dữ liệu chưa được đẩy lên hệ thống cơ quan Thuế.
Các câu hỏi thường gặp về tra cứu hóa đơn đầu vào
Câu 1: Bao lâu sau khi xuất hóa đơn thì có thể tra cứu được?
Thông thường, ngay sau khi người bán ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế (có mã của cơ quan thuế), hóa đơn sẽ xuất hiện trên hệ thống gần như ngay lập tức. Tuy nhiên, một số trường hợp có thể trễ từ 15 – 30 phút do nghẽn mạng hoặc quá trình truyền nhận dữ liệu.
Câu 2: Cần những thông tin gì để tra cứu hóa đơn đầu vào?
Để tra cứu nhanh và chính xác, bạn cần chuẩn bị các thông tin định danh cơ bản của tờ hóa đơn như: Mã số thuế bên bán, Loại hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Ngày lập (hoặc khoảng thời gian phát sinh).
Câu 3: Tại sao không tìm thấy hóa đơn đầu vào khi tra cứu?
Có 3 nguyên nhân chính:
- Bạn nhập sai thông tin (sai số hóa đơn, sai ký hiệu).
- Người bán chưa thực hiện ký và gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế.
- Hệ thống của Tổng cục Thuế đang trong quá trình bảo trì hoặc quá tải.
Câu 4: Làm sao để kiểm tra hóa đơn có hợp lệ hay không?
Một hóa đơn hợp lệ khi tra cứu phải hiển thị đầy đủ các thông tin bắt buộc, thông tin người bán – người mua rõ ràng, nội dung và đơn giá hàng hóa khớp với thực tế giao dịch. Đặc biệt, trạng thái hoạt động của người bán trên hệ thống phải hợp pháp tại thời điểm xuất hóa đơn.
Câu 5: Hóa đơn đầu vào bị thay thế hoặc điều chỉnh có tra cứu được không?
Hoàn toàn có thể. Khi bạn tra cứu trên hệ thống (đặc biệt là trang hoadondientu.gdt.gov.vn) và để bộ lọc ở chế độ “Tất cả”, danh sách kết quả sẽ hiển thị đầy đủ các hóa đơn bao gồm cả trạng thái Hóa đơn mới, Hóa đơn thay thế/bị thay thế, và Hóa đơn điều chỉnh/bị điều chỉnh.
Nhìn chung, việc chủ động tra cứu hóa đơn đầu vào là bước không thể thiếu để bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý về thuế. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ quy trình thao tác nhanh chóng và chính xác. Nếu gặp bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình thực hiện, hãy để lại bình luận ngay bên dưới để được hỗ trợ giải đáp kịp thời!
