Hạch toán hóa đơn chiết khấu thương mại bên mua, bên bán và cách kê khai đúng chuẩn

Hạch toán hóa đơn chiết khấu thương mại là nghiệp vụ mà nhiều kế toán còn gặp khó khăn khi xác định giữa bên mua và bên bán, nhất là khi khoản chiết khấu phát sinh theo nhiều trường hợp. Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp không chỉ hạch toán sai doanh thu, giá vốn, hàng tồn kho mà còn dễ kê khai sai hóa đơn và thuế GTGT. 

Theo dõi ngay bài viết dưới đây của xCyber để nắm rõ tài khoản sử dụng, cách hạch toán chi tiết và kê khai hóa đơn chiết khấu thương mại theo từng tình huống. 

Chiết khấu thương mại được hạch toán vào tài khoản nào?

Việc hạch toán chiết khấu thương mại phụ thuộc vào chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng và vai trò của đơn vị là bên bán hay bên mua.

• Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hạch toán vào bên Nợ TK 5211 (Chiết khấu thương mại). Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ sang bên Nợ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ).
• Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: Không sử dụng TK 521. Kế toán hạch toán trực tiếp vào bên Nợ TK 511. Cuối kỳ, kế toán không phải thực hiện bút toán kết chuyển do khoản chiết khấu thương mại phát sinh đã được phản ánh vào bên Nợ TK 511.

Về phía bên mua, khoản chiết khấu thương mại không hạch toán vào một tài khoản doanh thu riêng, mà được ghi giảm trực tiếp giá trị hàng mua hoặc chi phí liên quan, tùy tình trạng của hàng hóa, dịch vụ tại thời điểm nhận chiết khấu:

• Nếu hàng vẫn còn trong kho: Hạch toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho (Có TK 152, 153, 156).
• Nếu hàng đã xuất bán: Hạch toán ghi giảm giá vốn hàng bán (Có TK 632).
• Nếu hàng dùng cho sản xuất, dịch vụ: Hạch toán ghi giảm các chi phí tương ứng (Có TK 154, 642, 241…)

Cách hạch toán hóa đơn chiết khấu thương mại bên mua, bên bán chi tiết

Để hạch toán đúng, doanh nghiệp cần xác định khoản chiết khấu phát sinh theo trường hợp nào. Trên thực tế, có 3 tình huống phổ biến nhất: Chiết khấu theo từng lần mua, chiết khấu sau nhiều lần mua và chiết khấu được xác định vào cuối kỳ. Với mỗi tình huống, bút toán bên mua và bên bán sẽ khác nhau.

Trường hợp 1: Chiết khấu thương mại theo từng lần mua

Đây là trường hợp người mua được hưởng chiết khấu ngay trên hóa đơn của lần mua đó. Khi hóa đơn đã phản ánh giá bán sau chiết khấu thì bên bán không hạch toán riêng khoản chiết khấu thương mại, mà ghi nhận doanh thu theo số tiền đã giảm. Bên mua cũng ghi nhận giá trị hàng mua theo giá đã trừ chiết khấu.

	Cách hạch toán
Bên Bán	Không hạch toán riêng khoản chiết khấu thương mại. Doanh thu bán hàng phản ánh theo số tiền đã trừ chiết khấu thương mại (doanh thu thuần). Nợ TK 111/112/131…: Số tiền đã trừ chiết khấu (Tổng tiền thanh toán theo đơn đặt hàng sau khi đã trừ chiết khấu).  Có TK 511: Doanh thu thuần (đã giảm trừ chiết khấu).  Có TK 3331: Thuế GTGT trên số hóa đơn đã chiết khấu (nếu có).
Bên Mua	Hạch toán giá trị hàng mua theo số tiền đã trừ khoản chiết khấu. Nợ TK 152/153/156…: Giá trị hàng mua (đã trừ chiết khấu).  Nợ TK 1331: Thuế GTGT trên hóa đơn (đã trừ chiết khấu).  Có TK 111/112/331…: Tổng thanh toán trên hóa đơn.

Trường hợp 2: Chiết khấu thương mại sau nhiều lần mua

Đây là trường hợp khách hàng chỉ được hưởng chiết khấu sau khi đã mua đủ sản lượng hoặc doanh số theo chương trình. Khi đó khoản chiết khấu có thể được ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ mua tiếp theo, miễn không vượt quá giá trị hàng hóa trên hóa đơn đó. Nếu chiết khấu được phản ánh ở lần cuối, bút toán sẽ phát sinh tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn của lần mua cuối.

	Bên Bán	Bên Mua
Tại các lần mua chưa thực hiện chiết khấu (do chưa đủ điều kiện hưởng CKTM)	Khi lập hóa đơn: không thể hiện khoản CKTM trên hóa đơn.  Khi hạch toán doanh thu, doanh số ghi nhận theo số tiền thực tế thanh toán chưa hưởng chiết khấu.	Hạch toán giá trị hàng mua theo số tiền đã thanh toán (chưa có chiết khấu thương mại), căn cứ trên hóa đơn đầu vào.
Tại lần mua cuối cùng hoặc khi người mua đủ điều kiện hưởng CKTM (hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh)	Không hạch toán riêng khoản chiết khấu thương mại.  Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá trị đã trừ khoản chiết khấu thương mại (doanh thu thuần).  Định khoản:  Nợ TK 111/112/131: Số tiền đã trừ chiết khấu (Tổng thanh toán sau điều chỉnh).  Có TK 511: Doanh thu bán hàng thực tế đã trừ chiết khấu.  Có TK 3331: Thuế GTGT tính trên số tiền đã điều chỉnh (nếu có).	Hạch toán giá trị hàng mua căn cứ theo hóa đơn hoặc chứng từ điều chỉnh chiết khấu thương mại.  Định khoản:  Nợ TK 152/153/156: Giá trị hàng mua đã điều chỉnh CK.  Nợ TK 133: Thuế GTGT trên số đã điều chỉnh. Có TK 111/112/331: Tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn (hoặc sau khi điều chỉnh).

Trường hợp 3: Chiết khấu thương mại cuối kỳ

Trường hợp này xảy ra khi chỉ đến cuối kỳ, cuối chương trình bán hàng hoặc sau khi tổng hợp toàn bộ doanh số mới xác định được số chiết khấu phải trả cho khách. Bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh hoặc xuất riêng hóa đơn, chứng từ ghi nhận khoản chiết khấu thương mại này. 

Như vậy, đối với trường hợp chiết khấu thương mại cuối kỳ: 

• Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh, kèm theo bảng kê liệt kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và số tiền thuế cần điều chỉnh. 
• Bảng kê này phải được lưu trữ tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 
• Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh giảm, khoản chiết khấu thương mại ghi nhận cho người mua được thể hiện bằng số âm. 

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán và bên mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu mua – bán, thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, theo quy định của pháp luật. 

Đối với bên bán 

Thông tư 200/2014/TT-BTC	Thông tư 133/2016/TT-BTC
Nợ TK 5211: Khoản CKTM chưa có thuế GTGT cho người mua  Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT của CKTM (nếu có)  Có TK 111/112/131: Tổng số tiền CK	Nợ TK 511: Khoản CKTM chưa có thuế GTGT cho người mua  Nợ TK 3331: Số tiền thuế GTGT của CKTM (nếu có)  Có TK 111/112/131: Tổng số tiền CK

Đối với bên mua 

Phân bổ theo số lượng hoặc giá trị, hoặc có thể lựa chọn tiêu thức phù hợp, đảm bảo phản ánh thực chất giá trị hưởng chiết khấu tại kỳ nhận được. 

Việc điều chỉnh giá trị hàng mua phân bổ số CKTM như sau: 

• Nếu hàng còn tồn kho: hạch toán giảm giá trị hàng tồn kho 

Hạch toán có: TK 152/153/156… 

Nợ: TK 111/112/331 

• Nếu hàng đã xuất bán: hạch toán giảm giá vốn hàng bán 

Hạch toán có: TK 632 

Nợ: TK 111/112/331 

• Nếu hàng đã đưa vào sản xuất, quản lý hoặc xây dựng cơ bản: hạch toán giảm chi phí tương ứng 

Hạch toán có: TK 621/623/627 (theo Thông tư 133 là TK 154) 

TK 641, 642 (theo Thông tư 133 lần lượt là TK 6421, 6422) 

TK 241 (đối với chi phí xây dựng cơ bản dở dang) 

Nợ: TK 111/112/331

Hướng dẫn kê khai hóa đơn chiết khấu thương mại đúng chuẩn

Việc kê khai hóa đơn chiết khấu thương mại phải bám theo cách lập hóa đơn trong từng trường hợp. Đây là phần nhiều doanh nghiệp làm sai vì dùng cùng một cách kê khai cho mọi loại hóa đơn chiết khấu.

Trường hợp 1: Trên hóa đơn có cả hàng mua và cả khoản chiết khấu thương mại

Đây là trường hợp hóa đơn đã thể hiện khoản chiết khấu thương mại cho người mua là khoản giảm trừ vào số tiền người mua phải thanh toán 

Xảy ra ở các trường hợp như: 

• Mua 1 lần đạt được luôn CKTM nên đã thực hiện CKTM luôn
• Số tiền chiết khấu được thực hiện vào lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau.

Bên bán và bên mua kê khai đầu ra, đầu vào theo số tiền tại dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT” trên hóa đơn (Tức là kê khai theo số tiền đã chiết khấu thương mại) 

Trường hợp 2: Số tiền chiết khấu được lập riêng 1 hóa đơn 

Xảy ra ở các trường hợp như: 

• Số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng nên phải xuất 1 hóa đơn riêng cho khoản CKTM.
• Thực hiện CKTM vào cuối kỳ khi xác định được doanh số bán hoặc số lượng sản phẩm đã tiêu thụ.

……..

Lưu ý khi hạch toán và kê khai hóa đơn chiết khấu thương mại

Khi xử lý hạch toán hóa đơn chiết khấu thương mại và kê khai thuế, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau để tránh sai sót:

• Phân bổ khoản chiết khấu đúng đối tượng: Khoản chiết khấu thương mại nhận được cần được phân bổ phù hợp với mục đích sử dụng của hàng hóa, dịch vụ liên quan. Tùy tình trạng thực tế của hàng mua, doanh nghiệp phải ghi giảm đúng giá trị hàng tồn kho, giá vốn hoặc chi phí tương ứng.
• Lập hóa đơn đầy đủ, rõ ràng: Hóa đơn chiết khấu thương mại phải thể hiện rõ số tiền chiết khấu, tiền thuế và các nội dung điều chỉnh liên quan. Thông tin trên hóa đơn cần bám sát giao dịch thực tế để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
• Điều chỉnh doanh thu và thuế đúng trường hợp: Nếu khoản chiết khấu phát sinh sau khi đã xuất hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định để điều chỉnh lại doanh thu và số thuế GTGT đầu ra tương ứng.
• Kê khai thuế đầu vào, đầu ra kịp thời: Các khoản chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ cần được kê khai đầy đủ, đúng thời điểm và đúng bản chất trên hồ sơ thuế GTGT, tránh để sót hoặc kê khai lệch kỳ.
• Lưu hồ sơ, bảng kê và chứng từ liên quan: Với các trường hợp chiết khấu phát sinh sau nhiều lần mua hoặc cuối kỳ, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ hóa đơn điều chỉnh, bảng kê các hóa đơn liên quan và các chứng từ đối chiếu để phục vụ giải trình khi cần.

Hạch toán hóa đơn chiết khấu thương mại muốn đúng thì phải xác định đúng 3 yếu tố: doanh nghiệp đang là bên mua hay bên bán, đang áp dụng chế độ kế toán nào, và khoản chiết khấu phát sinh theo trường hợp nào. Khi xử lý đúng ngay từ khâu hóa đơn, việc hạch toán và kê khai hóa đơn chiết khấu thương mại sẽ rõ ràng hơn, đồng thời hạn chế được sai sót về doanh thu, hàng tồn kho, giá vốn và thuế GTGT trong quá trình kế toán.