Đăng ký
Đăng nhập
Quản lý nhân sự ngoại quốc luôn là một trong những bài toán đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý từ các chuyên viên HR và kế toán doanh nghiệp. Trong số các thủ tục hành chính liên quan, báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là biểu mẫu quen thuộc qua các năm. Tuy nhiên, bước sang năm 2026, các quy định pháp luật đã có sự thay đổi mang tính bước ngoặt.
Bài viết này xCyber sẽ giúp bạn hệ thống lại toàn bộ quy định, cập nhật các biểu mẫu mới nhất và đặc biệt là làm rõ nghĩa vụ nộp báo cáo này trong năm 2026 để doanh nghiệp vận hành đúng luật, tối ưu thời gian.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là gì?
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài về bản chất là một thủ tục hành chính bắt buộc do người sử dụng lao động lập ra nhằm thống kê, cập nhật và giải trình với cơ quan quản lý nhà nước về số lượng, vị trí công việc, tình trạng giấy phép lao động của các nhân sự mang quốc tịch nước ngoài đang làm việc tại đơn vị mình.
Theo quy định báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài, đối tượng phải áp dụng bao gồm:
- Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, hiệp hội có sử dụng lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Bao gồm cả các trường hợp lao động thuộc diện cấp giấy phép lao động và diện xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Mẫu số 07/PLI – Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài mới nhất
Để thực hiện thủ tục này, kế toán hoặc nhân sự bắt buộc phải sử dụng biểu mẫu quy chuẩn theo pháp luật hiện hành. Cụ thể, đó chính là mẫu số 07/PLI báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP).
Đây là biểu mẫu thống nhất trên toàn quốc, giúp doanh nghiệp kê khai thông tin chi tiết về nhân sự ngoại quốc. Để thuận tiện cho việc xử lý số liệu trên máy tính, bạn có thể tải biểu mẫu file mềm tại đây:
>>> Tải về mẫu số 07/PLI file Word
>>> Tải về mẫu số 07/PLI file Excel
Nhìn chung, mẫu số 07/PLI không quá phức tạp nhưng yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về mặt số liệu. Dưới đây là các bước điền cơ bản:
– Phần thông tin doanh nghiệp: Điền chính xác tên doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, email và thông tin người đại diện pháp luật.
– Phần bảng số liệu lao động:
- Phân loại rõ ràng số lượng lao động nước ngoài theo từng quốc tịch.
- Chia nhỏ theo vị trí công việc bao gồm: Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia, Lao động kỹ thuật.
- Thống kê chi tiết tình trạng Giấy phép lao động (GPLĐ): Số lượng giấy phép còn hiệu lực, số lượng sắp hết hạn cần gia hạn, hoặc đã bị thu hồi.
- Báo cáo biến động lao động trong kỳ: Ghi nhận số lượng nhân sự mới tuyển dụng hoặc số người đã chấm dứt hợp đồng lao động.
– Xác nhận: Người đại diện theo pháp luật ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp. Ngoài bản in đóng dấu, bạn nên lưu lại file dưới dạng Excel hoặc PDF để nộp qua môi trường mạng.
Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài
Theo quy định hiện hành tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài được quy định cụ thể như sau:
“Báo cáo sử dụng người lao động nước ngoài
- Trước ngày 05 tháng 7 và ngày 05 tháng 01 của năm sau, người sử dụng lao động nước ngoài báo cáo 6 tháng đầu năm và hàng năm về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 07/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Thời gian chốt số liệu báo cáo 6 tháng đầu năm được tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 6 của kỳ báo cáo, thời gian chốt số liệu báo hằng năm tính từ ngày 15 tháng 12 năm trước kỳ báo cáo đến ngày 14 tháng 12 của kỳ báo cáo.
- Trước ngày 15 tháng 7 và ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc đột xuất theo yêu cầu, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về tình hình người lao động nước ngoài làm việc trên địa bàn theo Mẫu số 08/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Thời gian chốt số liệu báo cáo 6 tháng đầu năm và hằng năm thực hiện theo quy định của Chính phủ về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước.
- Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày người lao động nước ngoài bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động phải báo cáo qua môi trường điện tử về Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài đến làm việc theo Mẫu số 17/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.”
Như vậy, theo các quy định trên, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ hàng năm của doanh nghiệp bao gồm hai cột mốc quan trọng:
- Báo cáo 6 tháng đầu năm: Hạn nộp là trước ngày 05/07. Số liệu được chốt từ ngày 15/12 năm trước đến ngày 14/06 của năm báo cáo.
- Báo cáo hàng năm (toàn năm): Hạn nộp là trước ngày 05/01 của năm sau. Số liệu được chốt từ ngày 15/12 năm trước đến ngày 14/12 của năm báo cáo.
Riêng đối với trường hợp người lao động nước ngoài làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố cho cùng một người sử dụng lao động, doanh nghiệp phải nộp báo cáo qua môi trường điện tử trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày họ bắt đầu làm việc.
Lưu ý quan trọng từ năm 2026: Hiện nay, toàn bộ nội dung về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực bởi khoản 2 Điều 35 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 07/08/2025). Đáng chú ý, văn bản pháp luật mới này không còn quy định về nghĩa vụ “Báo cáo sử dụng người lao động nước ngoài” như trước đây. Doanh nghiệp cần cập nhật văn bản mới để điều chỉnh quy trình vận hành nhân sự cho phù hợp.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài nộp ở đâu?
Việc xác định báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài nộp ở đâu phụ thuộc vào cơ quan cấp giấy phép lao động cho doanh nghiệp bạn. Thông thường, nơi tiếp nhận là:
- Cục Việc làm (Bộ LĐ-TB&XH): Đối với các doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp do Bộ cấp giấy phép lao động.
- Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở LĐ-TB&XH) tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc có lao động nước ngoài làm việc.
Về phương thức thực hiện, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc tiện lợi nhất là nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài online qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Quy trình như sau:
– Bước 1: Truy cập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của Sở LĐ-TB&XH tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký.
– Bước 2: Đăng nhập tài khoản bằng Chữ ký số (USB Token) của doanh nghiệp.
– Bước 3: Tìm kiếm từ khóa thủ tục liên quan đến báo cáo lao động nước ngoài, điền thông tin tờ khai trực tuyến.
– Bước 4: Đính kèm file mẫu 07/PLI (bản chụp PDF có ký đóng dấu và file mềm số liệu bằng Excel) rồi ấn “Gửi hồ sơ”. Hệ thống sẽ trả về mã hồ sơ để doanh nghiệp theo dõi tiến độ.
Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài phạt bao nhiêu?
Mặc dù quy định nộp định kỳ đã hết hiệu lực theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn cần lưu ý rằng các hành vi vi phạm về nghĩa vụ báo cáo (nếu có yêu cầu đột xuất từ cơ quan có thẩm quyền) hoặc việc kiểm tra lại hồ sơ của các kỳ báo cáo cũ vẫn sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định xử phạt hành chính.
Căn cứ vào Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, hành vi không báo cáo, báo cáo không đúng nội dung hoặc không đúng thời hạn về tình hình sử dụng lao động nước ngoài sẽ chịu mức phạt như sau:
- Mức phạt đối với cá nhân vi phạm: Từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
- Mức phạt đối với tổ chức/doanh nghiệp: Theo nguyên tắc chung tại Nghị định 12, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Do đó, doanh nghiệp vi phạm sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.
Bên cạnh đó, việc tuân thủ các quy định về gửi hợp đồng lao động gốc, sử dụng lao động đúng với nội dung ghi trên giấy phép cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng, vì các hành vi vi phạm khác liên quan đến người nước ngoài có mức phạt rất cao, lên đến 75.000.000 đồng hoặc thậm chí dẫn đến hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất người lao động.
Tóm lại, bước sang năm 2026, những thay đổi mang tính bước ngoặt từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã chính thức thay thế các quy định cũ, giúp doanh nghiệp tối giản được thủ tục nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ. Việc chủ động cập nhật và nắm vững các điểm mới này chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo vận hành đúng luật, vừa tối ưu hóa thời gian và nguồn lực cho công tác quản lý nhân sự ngoại quốc.
