Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào? Quy định mới và cách kê khai đúng

Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào là câu hỏi khiến nhiều kế toán băn khoăn khi xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai hoặc phát sinh nghiệp vụ cần điều chỉnh sau khi xuất hóa đơn. Nếu xác định sai kỳ kê khai, doanh nghiệp có thể bị lệch số liệu giữa hóa đơn, tờ khai thuế GTGT và sổ kế toán, đặc biệt trong trường hợp hóa đơn gốc đã kê khai ở kỳ trước nhưng hóa đơn điều chỉnh lại được lập ở kỳ sau.

Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Vì vậy, khi xử lý hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần phân biệt rõ thời điểm áp dụng, bản chất sai sót và trường hợp điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm để kê khai đúng kỳ.

Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?

Để xác định hóa đơn điều chỉnh kê khai kỳ nào, kế toán cần chia thành hai giai đoạn: trước ngày 01/07/2026 và từ ngày 01/07/2026 trở đi. Đây là mốc quan trọng vì Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và đưa ra hướng dẫn mới về xử lý, kê khai hóa đơn điều chỉnh trong một số trường hợp. 

Trước ngày 1/7/2026

Trước ngày 01/07/2026, việc kê khai hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót sẽ được thực hiện theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Khi doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai, kế toán thường xử lý theo nguyên tắc hóa đơn điều chỉnh được kê khai tại kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. 

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh làm tăng doanh thu, tăng thuế GTGT đầu ra hoặc làm tăng giá trị đầu vào được khấu trừ, kế toán kê khai tăng theo số chênh lệch. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh làm giảm doanh thu, giảm thuế GTGT đầu ra hoặc giảm giá trị đầu vào, kế toán kê khai giảm theo số âm.

Nếu hóa đơn điều chỉnh được lập sang kỳ sau, kế toán cần căn cứ vào quy định đang áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh và hồ sơ kê khai thực tế để xử lý phù hợp, tránh kê khai trùng hoặc bỏ sót phần chênh lệch.

Sau ngày 1/7/2026

Từ ngày 01/07/2026, khi xác định hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào, kế toán cần căn cứ đồng thời vào Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử, Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP về khai bổ sung hồ sơ khai thuế và khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về khai bổ sung khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Theo nguyên tắc, nếu hóa đơn điều chỉnh làm ảnh hưởng đến số thuế GTGT đã kê khai, doanh nghiệp cần thực hiện khai bổ sung vào kỳ gốc, tức kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh không làm thay đổi số thuế phải nộp hoặc số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán kê khai vào kỳ hiện tại, là kỳ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh tùy vai trò bên bán, bên mua.

Ngoài ra, với phần giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần ghi đúng bản chất phát sinh: điều chỉnh tăng thì ghi số dương, điều chỉnh giảm thì ghi số âm. Cách ghi này giúp số liệu trên hóa đơn, tờ khai thuế và sổ kế toán thống nhất hơn khi doanh nghiệp đối chiếu hoặc giải trình sau này.

Ở thời điểm hiện tại, doanh nghiệp nên áp dụng quy định sau ngày 01/07/2026 khi xử lý hóa đơn điều chỉnh. Với các hồ sơ cũ phát sinh trước mốc này, kế toán cần kiểm tra lại thời điểm lập hóa đơn gốc, thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh, kỳ kê khai đã nộp và mức độ ảnh hưởng đến số thuế để lựa chọn cách xử lý phù hợp.

Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ, cùng kỳ

Sau khi xác định giai đoạn áp dụng, kế toán cần phân biệt hóa đơn điều chỉnh được lập cùng kỳ hay khác kỳ với hóa đơn gốc. Đây là căn cứ quan trọng để quyết định kê khai ngay trong kỳ hiện tại hay phải kiểm tra lại hồ sơ đã kê khai trước đó.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ

Kê khai hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ là trường hợp ngày lập hóa đơn gốc và ngày lập hóa đơn điều chỉnh đều nằm trong cùng một kỳ kê khai thuế GTGT. Khi đó, cả bên bán và bên mua đều kê khai hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh vào chính kỳ phát sinh hai hóa đơn này.

Nếu hóa đơn điều chỉnh làm tăng giá trị, kế toán kê khai phần điều chỉnh tăng bằng số dương. Nếu hóa đơn điều chỉnh làm giảm giá trị, kế toán kê khai phần điều chỉnh giảm bằng số âm.

Ví dụ: Công ty Minh An kê khai thuế GTGT theo quý. Trong quý II/2026, công ty lập hóa đơn gốc vào ngày 10/6/2026, sau đó phát hiện sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh vào ngày 24/6/2026. Vì cả hai hóa đơn đều phát sinh trong cùng quý II/2026, bên bán và bên mua kê khai cả hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh trong kỳ quý II/2026.

Kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ

Kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ là trường hợp hóa đơn gốc đã phát sinh ở một kỳ kê khai trước, nhưng hóa đơn điều chỉnh lại được lập ở kỳ sau. Đây là tình huống kế toán cần kiểm tra kỹ vì cách xử lý có thể khác nhau tùy bản chất điều chỉnh.

Dưới đây là cách kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ từ 01/7/2026 chi tiết từng trường hợp:

Trường hợp sai sót	Ảnh hưởng	Kỳ kê khai	Cách xử lý	Hồ sơ cần lưu trữ
Sai tên hàng hóa, đơn vị tính, địa chỉ	Sai thông tin hành chính, không ảnh hưởng thuế	Kỳ hiện tại hoặc điều chỉnh hồ sơ	Điều chỉnh thông tin, không phát sinh thuế	Hóa đơn gốc, biên bản
Sai tiền thuế GTGT đầu ra	Ảnh hưởng thuế phải nộp	Kỳ sai sót	Kê khai bổ sung kỳ bị sai	Hồ sơ khai bổ sung
Sai mã số thuế	Sai thông tin hóa đơn	Xác định hóa đơn bị sai đã được kê khai ở kỳ thuế nào, xem lại tờ khai tháng/quý đó	Nếu sai làm thay đổi thuế phải nộp => Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, rà soát hồ sơ, khai bổ sung kỳ đó. Nếu sai không ảnh hưởng thuế => Chỉ cần điều chỉnh hóa đơn, lưu hồ sơ.	Hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh
Sai số lượng, đơn giá	Sai số liệu làm thay đổi doanh thu/thuế	Kỳ sai sót	Kê khai bổ sung kỳ sai	Tờ khai bổ sung, giải trình
Sai thuế GTGT đầu vào khấu trừ	Ảnh hưởng số thuế khấu trừ	Kỳ sai sót	Kê khai bổ sung kỳ bị sai	Hóa đơn, tờ khai bổ sung
Giảm giá sau bán hàng	Điều chỉnh thương mại	Kỳ hiện tại	Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm	Chính sách giảm giá
Sai thuế suất	Ảnh hưởng nghĩa vụ thuế (Tăng/Giảm tiền thuế, thành tiền…)	Kỳ sai sót	Xuất hóa đơn điều chỉnh và khai bổ sung	Hồ sơ thuế liên quan
Chiết khấu thương mại cuối kỳ	Phát sinh sau giao dịch	Kỳ hiện tại	Lập hóa đơn điều chỉnh	Bảng đối chiếu doanh số
Hàng bán bị trả lại	Giao dịch phát sinh sau bán hàng	Kỳ hiện tại	Lập hóa đơn điều chỉnh giảm	Biên bản trả hàng, hóa đơn
Điều chỉnh khối lượng nghiệm thu	Phát sinh sau nghiệm thu	Kỳ hiện tại	Kê khai theo hóa đơn điều chỉnh	Biên bản nghiệm thu
Quyết toán giảm/tăng giá trị hợp đồng	Điều chỉnh theo quyết toán	Kỳ hiện tại	Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm	Hồ sơ quyết toán
Sai nhưng không làm thay đổi số thuế phải nộp	Sai thông tin không quan trọng	Có thể không bổ sung thuế	Lưu hồ sơ giải trình	Hồ sơ gốc

Lưu ý đối với kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm/tăng

Khi kê khai hóa đơn điều chỉnh, kế toán cần xác định hóa đơn đang điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm hay chỉ điều chỉnh thông tin không ảnh hưởng đến số tiền.

• Hóa đơn điều chỉnh tăng: Kê khai phần giá trị điều chỉnh bằng số dương.
• Hóa đơn điều chỉnh giảm: Kê khai phần giá trị điều chỉnh bằng số âm.
• Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền: Không phải kê khai trên tờ khai thuế GTGT, vì những nội dung như tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, mã số thuế người mua… không làm thay đổi doanh thu, tiền thuế hoặc số thuế được khấu trừ.

Trước khi gửi tờ khai, kế toán nên đối chiếu lại hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh và dữ liệu trên phần mềm kế toán để tránh kê khai trùng hoặc bỏ sót phần chênh lệch.

Đây là điểm kế toán cần đặc biệt lưu ý khi lập và kê khai hóa đơn điều chỉnh sau ngày 01/07/2026. 

Hạch toán hóa đơn điều chỉnh khác kỳ như thế nào?

Khi xử lý hạch toán hóa đơn điều chỉnh khác kỳ, kế toán cần căn cứ vào bản chất điều chỉnh: tăng hay giảm doanh thu, tăng hay giảm chi phí, hàng mua, thuế GTGT đầu ra hoặc thuế GTGT đầu vào. 

Đối với bên bán

Với bên bán, hóa đơn điều chỉnh thường ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra và công nợ phải thu của khách hàng. Nếu hóa đơn điều chỉnh phát sinh khác kỳ, kế toán cần kiểm tra hóa đơn gốc đã ghi nhận doanh thu ở kỳ nào và phần điều chỉnh có làm thay đổi số liệu của kỳ trước hay không.

• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh tăng doanh thu, thuế GTGT đầu ra

Khi hóa đơn điều chỉnh làm tăng doanh thu hoặc tiền thuế GTGT đầu ra, bên bán có thể hạch toán phần tăng thêm như sau:

• Nợ TK 131, 111, 112: Tổng số tiền tăng thêm phải thu hoặc đã thu;
• Có TK 511: Doanh thu tăng thêm chưa thuế;
• Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra tăng thêm.

• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu, thuế GTGT đầu ra

Khi hóa đơn điều chỉnh làm giảm doanh thu hoặc thuế GTGT đầu ra, bên bán có thể hạch toán phần giảm như sau:

• Nợ TK 511 hoặc tài khoản giảm trừ doanh thu phù hợp theo chính sách kế toán;
• Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra giảm;
• Có TK 131, 111, 112: Tổng số tiền giảm phải thu hoặc hoàn trả cho khách hàng.

Trường hợp điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, kế toán cần xác định đúng bản chất nghiệp vụ để sử dụng tài khoản phù hợp. Không nên hạch toán mọi hóa đơn điều chỉnh giảm theo cùng một cách nếu nguyên nhân điều chỉnh khác nhau.

Đối với bên mua

Với bên mua, hóa đơn điều chỉnh có thể làm thay đổi giá trị hàng mua, chi phí, tài sản, hàng tồn kho hoặc thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Khi nhận hóa đơn điều chỉnh khác kỳ, kế toán cần kiểm tra hàng hóa, dịch vụ đã ghi nhận vào tài khoản nào để điều chỉnh đúng tài khoản đó.

• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh tăng giá trị mua vào, thuế GTGT đầu vào

Nếu hóa đơn điều chỉnh làm tăng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT, kế toán có thể ghi:

• Nợ TK 156, 152, 153, 211, 242, 641, 642 hoặc tài khoản chi phí/tài sản phù hợp: Giá trị tăng thêm chưa thuế;
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào tăng thêm;
• Có TK 331, 111, 112: Tổng số tiền phải trả hoặc đã trả thêm.

• Trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị mua vào, thuế GTGT đầu vào

Nếu hóa đơn điều chỉnh làm giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào, bên mua cần điều chỉnh giảm giá trị tài sản, hàng tồn kho, chi phí hoặc công nợ tương ứng. Trường hợp đã kê khai thuế GTGT đầu vào, kế toán cũng cần điều chỉnh giảm số thuế GTGT được khấu trừ nếu có.

Bút toán tham khảo:

• Nợ TK 331, 111, 112: Tổng số tiền được giảm trừ hoặc được hoàn lại;
• Có TK 156, 152, 153, 211, 242, 641, 642 hoặc tài khoản phù hợp: Giá trị giảm chưa thuế;
• Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào giảm.

Nếu hàng hóa đã xuất bán, đã đưa vào sản xuất hoặc chi phí đã được ghi nhận ở kỳ trước, kế toán cần kiểm tra lại bản chất nghiệp vụ để điều chỉnh đúng vào giá vốn, chi phí hoặc tài khoản liên quan.

Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào phụ thuộc vào thời điểm áp dụng quy định, bản chất của nghiệp vụ điều chỉnh và việc hóa đơn điều chỉnh được lập cùng kỳ hay khác kỳ với hóa đơn gốc. Từ ngày 01/07/2026, kế toán cần bám theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, đặc biệt là nguyên tắc ghi điều chỉnh tăng bằng số dương, điều chỉnh giảm bằng số âm và cách xác định kỳ kê khai trong từng nhóm trường hợp.

Với hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ, kế toán thường xử lý ngay trong kỳ phát sinh để số liệu cuối cùng phản ánh đúng doanh thu, thuế đầu ra hoặc thuế đầu vào. Với hóa đơn điều chỉnh khác kỳ, doanh nghiệp cần phân biệt lỗi sai của hóa đơn gốc với sự kiện kinh tế phát sinh sau đó như chiết khấu, trả lại hàng hoặc quyết toán giá trị. Khi phân loại đúng ngay từ đầu, kế toán sẽ hạn chế được rủi ro kê khai trùng, bỏ sót hoặc điều chỉnh sai kỳ.