Đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: 2 cách thực hiện mới 2026

Đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là bước đầu tiên mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện trước khi áp dụng hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong hoạt động bán hàng. Trên thực tế, nhiều đơn vị đã có máy POS hoặc phần mềm bán hàng nhưng vẫn chưa rõ cần chuẩn bị gì, đăng ký theo mẫu nào và nên nộp trực tiếp với cơ quan thuế hay đi qua đơn vị cung cấp dịch vụ. 

Theo dõi ngay bài viết dưới đây của xCyber để nắm rõ cách đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, hồ sơ cần chuẩn bị và 2 hướng triển khai phổ biến hiện nay. 

Cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền?

Trước khi đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế cần chuẩn bị đồng thời cả điều kiện pháp lý và điều kiện kỹ thuật. 

Về pháp lý, đơn vị phải có mã số thuế đang hoạt động, có tài khoản giao dịch thuế điện tử và xác định đúng hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo mẫu áp dụng hiện hành. 

Về kỹ thuật, cần có máy tính tiền, máy POS hoặc hệ thống bán hàng có khả năng kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

Ngoài ra, người nộp thuế cũng nên chuẩn bị trước các thông tin như điểm bán hàng, email nhận thông báo từ cơ quan thuế, thông tin chữ ký số và giải pháp phần mềm dự kiến sử dụng. Đây là bước quan trọng vì nếu chọn sai mô hình hoặc chưa xác định rõ phương án kết nối, doanh nghiệp rất dễ phải điều chỉnh lại hồ sơ sau khi đã nộp đăng ký. 

Với những đơn vị có nhiều quầy bán hàng, nhiều chi nhánh hoặc vận hành bằng POS cầm tay, việc chuẩn bị sớm hạ tầng kỹ thuật sẽ giúp quá trình đăng ký và triển khai thực tế liền mạch hơn.

Cách 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế

Trường hợp người nộp thuế thuộc đối tượng không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế được thực hiện trực tiếp trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn . 

Về trình tự thực hiện, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với cơ quan thuế được thực hiện theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, với các bước cơ bản như sau: 

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Người nộp thuế thực hiện đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây cũng là mẫu 01 đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang được áp dụng hiện nay. 

Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo tiếp nhận đăng ký 

Sau khi người nộp thuế gửi hồ sơ, Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT tại Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông báo này được gửi về địa chỉ thư điện tử (email) mà người nộp thuế đã đăng ký với cơ quan thuế. 

Bước 3: Cơ quan thuế gửi kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử 

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân đăng ký sử dụng hóa đơn với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế và dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Hệ thống định danh và xác thực điện tử. 

Sau bước đối chiếu này, cơ quan thuế sẽ gửi kết quả phản hồi để người nộp thuế biết hồ sơ đã được chấp nhận hay cần điều chỉnh, bổ sung.

Cách 2: Đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền qua tổ chức cung cấp dịch vụ

Với hình thức đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ, người nộp thuế sẽ thực hiện thủ tục trong 2 trường hợp phổ biến: đăng ký sử dụng lần đầu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền hoặc đã đăng ký hóa đơn điện tử thành công trước đó nhưng nay muốn chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. 

Bước 1: Truy cập màn hình đăng ký sử dụng 

Người sử dụng truy cập đường dẫn **Hệ thống/Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn (TK01) để thực hiện chức năng Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn MTT 

Bước 2: Chọn Thao tác Đăng ký/ Thay đổi 

Bước 3: 

Tại giao diện Đăng ký/thay đổi hệ thống yêu cầu người sử dụng làm rõ mục đích khai báo bằng việc lựa chọn 

• Hình thức tờ khai: chọn Đăng ký mới hoặc Thay đổi thông tin 

• Thông tin doanh nghiệp: Hệ thống tự động điền vào các mục thông tin dựa trên cơ sở dữ liệu thông tin doanh nghiệp người sử dụng đã đăng ký, bao gồm: Tên doanh nghiệp; Cơ quan thuế quản lý; Email; Địa chỉ liên hệ; Mã số thuế; Người liên hệ; Số điện thoại. 

Trong đó, các trường thông tin Tên doanh nghiệp; Mã số thuế; Cơ quan thuế quản lý là thông tin mặc định. 

• Hình thức hóa đơn: Đối với người sử dụng muốn phát hành hóa đơn máy tính tiền, khi lựa chọn hình thức hóa đơn, người sử dụng bắt buộc tích vào dòng “Có mã từ máy tính tiền” 

• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: hiển thị mặc định “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn” 

• Loại hóa đơn sử dụng: Người sử dụng tích chọn loại hóa đơn đang sử dụng 

• Tại Danh sách chứng thư số/chọn Thêm chứng thư, đơn vị tích chọn chứng thư số rồi nhấn Lưu thông tin 

• Người sử dụng chọn Hình thức đăng ký là Thêm mới 

Bước 4: 

Sau khi hoàn tất điền các thông tin theo yêu cầu, người sử dụng bấm các nút thao tác để hoàn tất 

Nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ các thao tác đăng ký vừa rồi. 

Nút “Lưu” để lưu các thao tác vào bộ nhớ tạm thời trong cơ sở dữ liệu. 

Nút “Lưu và gửi TCT” để lưu các thao tác vào bộ nhớ và gửi đơn đăng ký lên Tổng cục thuế chờ phê duyệt. 

Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký và gửi phản hồi. Hệ thống sẽ thông báo kết quả và tự động cập nhật trạng thái đã được phê duyệt trên danh sách tờ khai cho người dùng biết.

Các câu hỏi về đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến khi doanh nghiệp và hộ kinh doanh bắt đầu đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. 

Câu 1: Những đối tượng nào cần đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền?

Theo quy định hiện hành, nhóm đối tượng phải áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chủ yếu là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, siêu thị, thương mại, dịch vụ trực tiếp và các mô hình tương tự.

Câu 2: Mẫu đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là mẫu nào?

Mẫu đang áp dụng là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây cũng chính là mẫu 01 đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền được dùng khi đăng ký với cơ quan thuế.

Câu 3: Chi phí đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là bao nhiêu?

Chi phí không có một mức cố định chung cho mọi đơn vị. Nếu người nộp thuế thuộc trường hợp không phải trả tiền dịch vụ theo quy định thì có thể đăng ký trực tiếp qua cổng của cơ quan thuế. Nếu đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ, chi phí sẽ phụ thuộc vào gói phần mềm, số lượng điểm bán, số lượng hóa đơn và mức hỗ trợ kỹ thuật đi kèm.

Câu 4: Nên đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền trực tiếp với cơ quan thuế hay qua đơn vị cung cấp dịch vụ?

Nếu đơn vị đã quen thao tác trên hệ thống thuế điện tử, có bộ phận kế toán hoặc IT hỗ trợ tốt và chỉ cần tự hoàn tất thủ tục đăng ký, thì cách đăng ký trực tiếp với cơ quan thuế sẽ giúp chủ động hơn về hồ sơ. 

Ngược lại, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần triển khai trọn gói từ đăng ký, cấu hình hệ thống, kết nối thiết bị bán hàng đến vận hành thực tế, thì đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ thuận tiện hơn nhiều. Cách này đặc biệt phù hợp với mô hình có nhiều quầy thu ngân, nhiều máy POS hoặc cần tích hợp với phần mềm bán hàng.

Đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là bước nền bắt buộc trước khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh áp dụng mô hình hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trong thực tế. Muốn triển khai thuận lợi, người nộp thuế cần chuẩn bị trước điều kiện kỹ thuật, chọn đúng mẫu đăng ký hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và xác định rõ nên tự đăng ký với cơ quan thuế hay đi qua đơn vị cung cấp dịch vụ. Khi chuẩn bị đúng ngay từ đầu, quá trình thiết lập, kết nối và vận hành hóa đơn sẽ liền mạch hơn, đồng thời hạn chế được rủi ro phải sửa đổi hồ sơ nhiều lần.