Các đơn vị bị hư hỏng sổ sách, chứng từ kế toán do bão lũ cần làm gì lúc này?

Bão lũ không chỉ gây ra những thiệt hại nặng nề về vật chất mà còn để lại hậu quả không nhỏ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Một trong những vấn đề nan giải mà nhiều đơn vị phải đối mặt sau thiên tai chính là việc sổ sách, chứng từ kế toán bị hư hỏng, mất mát. Vậy, khi gặp phải tình huống này, các đơn vị cần làm gì để khắc phục và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kế toán?

Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC trách nhiệm của đơn vị kế toán có sổ sách, chứng từ kế toán hư hỏng do thiên tai, bão lụt như sau:

– Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: Cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan.

– Phải thu thập và phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán bị huỷ hoại do các nguyên nhân khách quan.

– Phải sưu tập, sao chụp lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất.

– Phải thành lập Ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý liên quan.

Các đơn vị cần nắm đầy đủ quy trình để có những hành động kịp thời.

Sổ sách, chứng từ kế toán là tài sản vô cùng quý giá của doanh nghiệp. Việc bị mất mát do thiên tai không chỉ gây ra những khó khăn trong công tác quản lý mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng một hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn, sao lưu thường xuyên là điều vô cùng cần thiết. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những rủi ro và thiệt hại khi gặp phải thiên tai.

Sử dụng ngay phần mềm Kế toán xCyber Books – giải pháp Kế toán toàn diện cho mọi Doanh nghiệp trong kỷ nguyên chuyển đổi số!