Đăng ký
Đăng nhập
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là chứng từ quan trọng khi người bán và người mua cần ghi nhận sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập, đồng thời thống nhất phương án xử lý trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Với kế toán, biên bản này giúp hồ sơ xử lý sai sót rõ ràng hơn, đặc biệt trong các trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác.
Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Vì vậy, khi tìm mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất, kế toán cần phân biệt mẫu đang áp dụng theo quy định mới với các mẫu cũ từng được sử dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP hoặc Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Khi nào cần lập?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua, dùng để ghi nhận hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và xác nhận nội dung cần điều chỉnh hoặc thay thế. Văn bản này thường nêu rõ thông tin hóa đơn sai, nội dung sai, nội dung đúng và phương án xử lý tiếp theo.
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Trường hợp người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Doanh nghiệp thường cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn trong các trường hợp như:
- Hóa đơn sai mã số thuế người mua;
- Hóa đơn sai tên hàng hóa, dịch vụ;
- Hóa đơn sai đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
- Hóa đơn sai thuế suất hoặc tiền thuế;
- Hóa đơn sai tổng tiền thanh toán;
- Hóa đơn sai thông tin quan trọng làm ảnh hưởng đến việc kê khai, hạch toán hoặc đối chiếu;
- Hai bên cần có văn bản lưu hồ sơ trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay
Hiện nay, pháp luật không ban hành một mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn cố định bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu, miễn là văn bản thể hiện rõ thông tin hóa đơn bị sai, nội dung sai, nội dung đúng, phương án xử lý và xác nhận của các bên.
Điểm kế toán cần lưu ý là mỗi giai đoạn quy định có cách gọi và căn cứ khác nhau. Nếu doanh nghiệp đang cập nhật hồ sơ từ ngày 01/07/2026 trở đi, nên ưu tiên mẫu theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Các mẫu theo Nghị định 70 hoặc Thông tư 78 vẫn có thể được dùng để tham khảo bố cục, nhưng cần rà lại căn cứ pháp lý trước khi đưa vào hồ sơ hiện hành.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 254
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC là căn cứ mới cần ưu tiên khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót. Vì vậy, khi lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 254, doanh nghiệp nên thể hiện căn cứ theo Nghị định 254 và Thông tư 91 để hồ sơ phù hợp với quy định đang áp dụng.
>>> Download mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất TẠI ĐÂY
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 70 được nhiều kế toán tìm kiếm vì đây là văn bản từng được sử dụng trong giai đoạn Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định về hóa đơn, chứng từ. Về bố cục, mẫu theo Nghị định 70 thường không khác quá nhiều so với mẫu hiện hành, vì vẫn xoay quanh các thông tin chính: hóa đơn sai, nội dung sai, nội dung đúng và phương án xử lý.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp lập biên bản cho hóa đơn phát sinh từ ngày 01/07/2026 trở đi, kế toán nên cập nhật căn cứ pháp lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Mẫu theo Nghị định 70 chỉ nên dùng để tham khảo hoặc dùng cho hồ sơ thuộc giai đoạn áp dụng quy định cũ nếu phù hợp.
>>> Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn file word theo Nghị định 70 TẠI ĐÂY
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 là mẫu quen thuộc trong giai đoạn doanh nghiệp xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mẫu này hiện vẫn có giá trị tham khảo, nhưng không nên giữ nguyên căn cứ pháp lý nếu doanh nghiệp lập hồ sơ theo quy định mới từ ngày 01/07/2026.
>>> Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo thông tư 78 TẠI ĐÂY
Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chi tiết
Sau khi chọn đúng mẫu, kế toán cần điền thông tin cẩn thận để biên bản thể hiện rõ bản chất sai sót và phương án xử lý.
Dưới đây là cách ghi các nội dung chính trong biên bản:
Ngày lập biên bản: Ghi ngày hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Thông thường, ngày này nên thống nhất với thời điểm doanh nghiệp thực hiện xử lý sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế tương ứng.
Thông tin bên mua và bên bán: Ghi đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế của bên mua và bên bán theo thông tin trên hóa đơn hoặc hồ sơ đăng ký thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung số điện thoại, email liên hệ và tên người lập biên bản, thường là kế toán hoặc người được phân công xử lý hồ sơ hóa đơn.
Thông tin hóa đơn có sai sót: Ghi rõ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã của cơ quan thuế nếu có và các thông tin liên quan khác để xác định chính xác hóa đơn cần điều chỉnh. Phần này cần được điền cẩn thận vì đây là căn cứ liên kết biên bản với hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh/thay thế sau đó.
Lý do điều chỉnh hóa đơn: Trình bày ngắn gọn, rõ ràng nội dung sai và nội dung cần điều chỉnh lại. Kế toán nên diễn đạt cụ thể theo từng trường hợp, chẳng hạn:
- Điều chỉnh địa chỉ người mua từ [địa chỉ cũ] thành [địa chỉ mới].
- Điều chỉnh số lượng hàng hóa [tên hàng hóa] từ [số lượng cũ] thành [số lượng mới].
- Điều chỉnh đơn giá hàng hóa [tên hàng hóa] từ [đơn giá cũ] thành [đơn giá mới].
- Điều chỉnh thuế suất của [tên hàng hóa/dịch vụ] từ [thuế suất cũ] thành [thuế suất mới].
Lưu ý:
- Khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót và hóa đơn đó đã được kê khai thuế, doanh nghiệp không chỉ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà còn cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng trường hợp áp dụng.
- Riêng trường hợp hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế người mua vẫn đúng, người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn ký số được không?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn hoàn toàn được phép ký số. Nếu hai bên lập biên bản dưới dạng điện tử và có phương thức ký số phù hợp, doanh nghiệp có thể ký số trên biên bản điều chỉnh hóa đơn để lưu trữ cùng hồ sơ hóa đơn điện tử.
Về bản chất, Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trong một số trường hợp trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Quy định này không bắt buộc văn bản thỏa thuận phải được lập dưới dạng giấy trong mọi trường hợp. Vì vậy, doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và ký bằng chữ ký số nếu hệ thống ký điện tử đáp ứng yêu cầu xác định người ký, thời điểm ký và lưu trữ văn bản sau khi hoàn tất.
Thông thường, quy trình ký biên bản điều chỉnh hóa đơn bằng chữ ký số sẽ gồm hai phần: thao tác của bên bán và thao tác xác nhận của bên mua.
Đối với bên bán
Trước tiên, bên bán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp và chọn chức năng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Tại đây, kế toán điền đầy đủ thông tin hóa đơn có sai sót, nội dung đã ghi sai, nội dung cần điều chỉnh và phương án xử lý tiếp theo.
Sau khi kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên biên bản, bên bán thực hiện ký số bằng chữ ký số của doanh nghiệp. Tùy phần mềm, người dùng có thể chọn nút Ký số, Ký điện tử hoặc chức năng tương tự để hoàn tất phần xác nhận của bên bán.
Khi bên bán đã ký xong, hệ thống sẽ cho phép gửi yêu cầu ký hoặc gửi thông báo đến bên mua. Thông báo này có thể được gửi qua email, đường dẫn tra cứu hoặc tài khoản người mua trên hệ thống, tùy theo phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Đối với bên mua
Sau khi nhận được thông báo từ bên bán, bên mua mở email hoặc đường dẫn được gửi kèm để xem chi tiết biên bản điều chỉnh hóa đơn. Trước khi ký, bên mua cần đọc kỹ thông tin trên biên bản, đặc biệt là số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, nội dung sai và nội dung điều chỉnh.
Nếu thông tin đã đúng với nội dung hai bên thống nhất, bên mua chọn chức năng Ký điện tử hoặc Ký số tại phần đại diện bên mua. Tùy loại chữ ký số đang sử dụng, bên mua có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Ký bằng USB Token: Bên mua cắm USB Token vào máy tính, chọn đúng chứng thư số, nhập mã PIN và xác nhận ký trên hệ thống.
- Ký bằng chữ ký số từ xa/Remote Signing: Bên mua xác thực thao tác ký bằng mã OTP, ứng dụng xác thực hoặc phương thức bảo mật do nhà cung cấp chữ ký số hỗ trợ.
- Ký bằng chữ ký số HSM: Hệ thống thực hiện ký theo tài khoản và quyền đã được thiết lập, sau khi người ký hoàn tất bước xác nhận theo quy trình của nền tảng.
Sau khi cả hai bên hoàn tất ký số, biên bản điều chỉnh hóa đơn cần được lưu cùng bộ hồ sơ xử lý sai sót, bao gồm hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và các tài liệu trao đổi liên quan. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ tra cứu, đối chiếu và giải trình khi cơ quan thuế hoặc bên liên quan yêu cầu.
Ngoài ký số, doanh nghiệp vẫn có thể ký tay nếu hai bên lập biên bản giấy hoặc in biên bản điện tử ra để ký trực tiếp. Tuy nhiên, với hóa đơn điện tử, việc ký số trên biên bản sẽ thuận tiện hơn cho quá trình lưu trữ, tra cứu và gửi hồ sơ giữa các bên.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là tài liệu cần thiết khi người bán và người mua cần ghi nhận sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập và thống nhất phương án xử lý. Từ ngày 01/07/2026, khi lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất, kế toán nên ưu tiên cập nhật căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC để hồ sơ phù hợp với quy định hiện hành.
Với các mẫu theo Nghị định 70 hoặc Thông tư 78, doanh nghiệp có thể dùng để tham khảo bố cục hoặc đối chiếu hồ sơ cũ, nhưng không nên giữ nguyên căn cứ pháp lý nếu đang xử lý hóa đơn phát sinh theo quy định mới. Trước khi ký và lưu hồ sơ, kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn sai, nội dung điều chỉnh, phương án xử lý và chữ ký của các bên để hạn chế rủi ro phải giải trình hoặc xử lý lại về sau.
