Hướng dẫn đăng ký cấp mã BHXH cho Doanh nghiệp và Hộ kinh doanh 2025

Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội (BHXH) số 41/2024/QH15 ngày 29/6/2024 của Quốc hội.

Căn cứ Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế (BHYT) số 51/2024/QH15 ngày 27/11/2024 của Quốc hội.

Căn cứ Nghị định số 158/2025/NĐ-CP ngày 25/6/2025 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc.

Theo đó từ ngày 01/7/2025, hộ kinh doanh và doanh nghiệp có người lao động thuộc diện bắt buộc tham gia BHXH phải thực hiện thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH. xCyber sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký qua bài viết này.

1. Mã đơn vị bảo hiểm xã hội (BHXH) là gì?

Mã đơn vị bảo hiểm xã hội (mã đơn vị BHXH) là mã số định danh do cơ quan BHXH cấp cho mỗi đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.

Mã này dùng để:

– Xác định và quản lý thông tin đóng – hưởng của đơn vị trên hệ thống của BHXH.

– Tra cứu hồ sơ, nộp tờ khai, báo cáo qua cổng dịch vụ công BHXH hoặc phần mềm kê khai điện tử.

– Thực hiện các giao dịch liên quan như cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, giải quyết chế độ

2. Hồ sơ, thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lần đầu đăng ký tham gia BHXH cho người lao động, thủ tục xin cấp mã đơn vị BHXH sẽ thực hiện như sau:

2.1 Hồ sơ cần chuẩn bị

Theo Quyết định 595/QĐ-BHXH và các văn bản hướng dẫn, Doanh nghiệp và Hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS): Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp, người đại diện pháp luật, địa chỉ, số giấy phép ĐKKD. (Tải mẫu TK3-TS TẠI ĐÂY)
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT): Thể hiện họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, mức lương đóng, chức danh công việc. (Tải mẫu D02-LT TẠI ĐÂY)
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/ Giấy phép kinh doanh
Bản sao hợp lệ Hợp đồng lao động của từng nhân viên (nếu BHXH yêu cầu đối chiếu).
Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp làm thủ tục).