Từ 01/6/2025: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025

Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót sẽ có những thay đổi quan trọng theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là điều mà các doanh nghiệp và kế toán cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rắc rối không đáng có. Vậy, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót như thế nào? Bài viết này sẽ đi sâu làm rõ các phương pháp xử lý chi tiết, giúp bạn áp dụng đúng quy trình mới.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo từng trường hợp như sau:

Trường hợp	Nguyên tắc xử lý sai sót
Hóa đơn điện tử có sai sót bao gồm đã được cấp mã của cơ quan thuế, nhưng chưa gửi cho người mua mà phát hiện sai sót	Người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế này phải có đầy đủ thông tin chính xác và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”. Sau đó, người bán gửi hóa đơn thay thế này cho người mua. Dữ liệu hóa đơn thay thế cũng được gửi đến cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót Hóa đơn sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế, các nội dung khác)	Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Sai sót về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng	Người bán và người mua (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Áp dụng khi cần điều chỉnh một số nội dung trên hóa đơn gốc. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất…). Lập hóa đơn điện tử thay thế: Áp dụng khi cần thay thế toàn bộ hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”. Người bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế và gửi cho người mua. Đồng thời, gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh/thay thế đến cơ quan thuế.
Hóa đơn chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh công trình	Lập hóa đơn mới ở kỳ hiện tại, ghi phần chênh lệch + / –
Hàng trả lại giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn	Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế
Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua trong cùng tháng	Được phép lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc một hóa đơn điện tử thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai.
Thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế	Hóa đơn không hợp lệ

Quan trọng: Kể từ ngày 01/6/2025, đối với mọi lỗi phát sinh trên hóa đơn điện tử đã phát hành, không còn áp dụng hình thức hủy hóa đơn như trước đây. Thay vào đó, người bán phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để xử lý sai sót theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

> Tải mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử: Những thay đổi quan trọng theo Nghị định 70 – Doanh nghiệp cần biết!

Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP như thế nào?

Căn cứ tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Theo đó, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Trong đó:

Hóa đơn điều chỉnh

(a) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai.

(b) Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Tăng: Ghi dấu dương (+).

Giảm: Ghi dấu âm (-).

(d) Ký số trên hóa đơn điều chỉnh:

Nếu là hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu là hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

Hóa đơn thay thế

(a) Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai.

(b) Hóa đơn thay thế phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Nếu là hóa đơn không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.

Nếu là hóa đơn có mã, gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi người mua.

(d) Trường hợp người bán lập sai nhiều hóa đơn cho cùng một người mua trong cùng tháng (cùng lỗi về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất), có thể:

Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn sai.

Đính kèm Bảng kê hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT (Phụ lục IA).

(e) Yêu cầu trước khi điều chỉnh/thay thế:

Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót, lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website (nếu có).

* Trường hợp sai hóa đơn ngành hàng không

– Cần đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển hàng không.

– Cách xử lý:

+ Hóa đơn đổi/hoàn được coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi dòng chữ “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”.

+ Doanh nghiệp hàng không có thể lập hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn/đổi chứng từ do đại lý xuất.

>> Liên hệ kênh Zalo OA của xCyber để cập nhật những thông tin mới nhất, mua hàng với giá hời nhất và được hỗ trợ nhanh nhất

Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới

Căn cứ theo Điều 90 Luật Quản lý thuế năm 2019, các nguyên tắc trong việc lập, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử được quy định như sau:

– Khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng dữ liệu, đảm bảo đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của pháp luật về thuế và kế toán, bất kể giá trị từng giao dịch.

– Trường hợp người bán sử dụng máy tính tiền, thì cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời hệ thống này phải có khả năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế.

– Việc đăng ký, vận hành và sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch thương mại phải tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành về giao dịch điện tử, kế toán và thuế.

– Việc cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử được thực hiện dựa trên thông tin do các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh cung cấp trên hóa đơn. Các chủ thể này có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác và trung thực của toàn bộ dữ liệu đã khai báo.

*Tham khảo: Thư viện Pháp luật

Việc nắm rõ cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là rất quan trọng để các doanh nghiệp và kế toán tuân thủ đúng quy định từ ngày 01/6/2025. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ các phương pháp xử lý, từ đó áp dụng chính xác và hiệu quả, tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

>> Mua online ngay sản phẩm Hóa đơn điện tử xCyber Bill – phần mềm cập nhật những quy định mới nhất của Pháp luật từ:Bỏ nghiệp vụ Hủy hóa đơn; cập nhật ngày ký số sau ngày lập tối đa 1 ngày; Cập nhật thêm trường thông tin mới trong mẫu hóa đơn. Mua ngay nhé!