05 tiêu chí nhận diện rủi ro cao về thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Với sự ra đời của Thông tư 32/2025/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, công tác quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử tiếp tục được siết chặt nhằm đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận thuế.

Đặc biệt, cơ quan thuế sẽ áp dụng các tiêu chí để nhận diện rủi ro cao về thuế khi doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Việc nắm rõ 05 tiêu chí này là vô cùng quan trọng để các đơn vị kinh doanh có thể tự rà soát, điều chỉnh hoạt động và tránh bị xếp vào danh sách có rủi ro cao, dẫn đến các biện pháp kiểm tra, thanh tra thuế chặt chẽ hơn. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích 05 tiêu chí nhận diện rủi ro cao về thuế theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

05 tiêu chí nhận diện rủi ro cao về thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Căn cứ các quy định pháp luật hiện hành như: Luật Quản lý thuế năm 2019; Nghị định số 123/2020/NĐ-CP hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ; và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP,

Theo Điều 9 Thông tư số 32/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính đã ban hành quy định về các tiêu chí nhằm xác định người nộp thuế thuộc nhóm có rủi ro cao về thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:

Trong trường hợp người nộp thuế đã hoàn tất việc xác nhận thông tin đúng thời hạn trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan thuế và kết quả đối chiếu là chính xác, nhưng lại thuộc một trong các trường hợp sau, thì sẽ bị áp dụng quy định tại mục c, điểm b, khoản 11, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

Tiêu chí 1: Người nộp thuế có chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ/cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân từng bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền kết luận có hành vi gian lận hoặc liên quan đến hoạt động mua bán hóa đơn, căn cứ trên dữ liệu quản lý của ngành thuế.

Tiêu chí 2: Chủ sở hữu hoặc người đại diện của người nộp thuế thuộc danh sách có giao dịch đáng ngờ theo quy định của Luật Phòng, chống rửa tiền.

Tiêu chí 3: Địa chỉ trụ sở chính của người nộp thuế không rõ ràng theo đơn vị hành chính hoặc đặt tại chung cư không được phép sử dụng vào mục đích kinh doanh; hoặc có địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Tiêu chí 4: Người đại diện pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời là người đại diện/chủ sở hữu của tổ chức đang ở trạng thái “ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục chấm dứt mã số thuế” hoặc “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”, và có hành vi vi phạm liên quan đến thuế, hóa đơn, chứng từ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Tiêu chí 5: Có các dấu hiệu rủi ro khác do cơ quan thuế xác định và được thông báo chính thức để người nộp thuế biết, phối hợp giải trình.

Những nội dung cần có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử bao gồm các thông tin sau:

Tên loại chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu riêng và số thứ tự của chứng từ khấu trừ thuế;
Thông tin về tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập: tên, địa chỉ và mã số thuế;
Thông tin của cá nhân nhận thu nhập: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) hoặc số định danh cá nhân;
Trường hợp người nhận thu nhập không mang quốc tịch Việt Nam thì phải ghi rõ quốc tịch;
Chi tiết khoản thu nhập: thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, các khoản được trừ như bảo hiểm bắt buộc, đóng góp từ thiện – nhân đạo – khuyến học (nếu có), và số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ;
Ngày lập chứng từ khấu trừ thuế;
Họ tên và chữ ký của người chi trả thu nhập.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được lập dưới dạng điện tử, chữ ký sử dụng trên chứng từ là chữ ký số theo quy định pháp luật.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ?

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, các nguyên tắc liên quan đến việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

(1) Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Tổ chức, cá nhân khi thực hiện hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phải xuất hóa đơn giao cho người mua. Điều này áp dụng cả trong các trường hợp như:

Hàng hóa/dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu;
Cho, biếu, tặng, trao đổi;
Trả thay lương cho người lao động;
Sử dụng nội bộ (trừ trường hợp luân chuyển nội bộ tiếp tục sản xuất);
Xuất hàng cho vay, mượn hoặc hoàn trả.

Ngoài ra, hóa đơn cũng phải lập trong các trường hợp quy định tại Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nội dung hóa đơn phải tuân theo quy định tại Điều 10 và nếu sử dụng hóa đơn điện tử, phải theo đúng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế tại Điều 12 của cùng Nghị định.

(2) Về chứng từ khấu trừ, thu thuế, phí, lệ phí

Tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế hoặc thực hiện thu thuế, phí, lệ phí có trách nhiệm lập và cung cấp chứng từ khấu trừ hoặc biên lai thu tiền cho người bị khấu trừ, người nộp. Nội dung chứng từ phải tuân thủ Điều 32 Nghị định 123.
Nếu sử dụng chứng từ điện tử, cần áp dụng đúng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế ban hành.

Đối với cá nhân:

Không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: được cấp chứng từ cho từng lần khấu trừ, hoặc gộp nhiều lần trong năm nếu có yêu cầu.
Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp một chứng từ trong năm tính thuế.

Trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

(3) Đăng ký, thông báo phát hành hóa đơn/chứng từ

Trước khi sử dụng, các tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh hoặc đơn vị khấu trừ, thu thuế phải đăng ký hoặc thông báo phát hành hóa đơn/chứng từ theo Điều 15, 34 và khoản 1 Điều 36. Với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, thông báo phát hành do cơ quan thuế thực hiện theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36.

(4) Báo cáo sử dụng hóa đơn, biên lai

Trong quá trình sử dụng, các tổ chức, cá nhân phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế; báo cáo sử dụng biên lai tự in, đặt in hoặc mua từ cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29 và 38.

(5) Tuân thủ pháp luật liên quan

Việc quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử phải tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quản lý thuế.

(6) Cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý thuế

Thông tin hóa đơn, chứng từ trong các giao dịch mua bán, nộp thuế, khấu trừ… là nguồn dữ liệu để hỗ trợ cơ quan thuế trong công tác quản lý và chia sẻ với các đơn vị liên quan.

Bên cạnh đó, dữ liệu hóa đơn điện tử cũng được khai thác để thúc đẩy người tiêu dùng lấy hóa đơn thông qua các chương trình như: khuyến mãi, khách hàng thân thiết, tham gia dự thưởng hoặc chương trình “hóa đơn may mắn”.

Việc tổ chức các chương trình khuyến khích cá nhân lấy hóa đơn do Bộ Tài chính chủ trì, sử dụng ngân sách nhà nước hàng năm nhằm tăng hiệu quả quản lý thuế.

(7) Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Người bán có thể ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử thay mặt mình. Hóa đơn phải thể hiện rõ tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác lập bằng văn bản có đủ thông tin về mục đích, thời hạn và phương thức thanh toán, đồng thời phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn.

Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm phải truyền dữ liệu qua đơn vị cung cấp dịch vụ. Bộ Tài chính sẽ hướng dẫn chi tiết về nội dung này.

(8) Ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí

Tương tự hóa đơn, tổ chức thu phí, lệ phí được phép ủy quyền cho đơn vị khác lập biên lai. Tên tổ chức thu vẫn là bên ủy nhiệm. Việc ủy quyền phải có văn bản và thông báo phát hành cho cơ quan thuế.

(9) Tích hợp hóa đơn và biên lai trên cùng một chứng từ

Khi cùng thu thuế, phí, lệ phí và bán hàng hóa/dịch vụ, các đơn vị được phép tích hợp biên lai và hóa đơn trên cùng một chứng từ điện tử. Chứng từ tích hợp này phải đảm bảo nội dung đầy đủ theo quy định và định dạng do cơ quan thuế ban hành.

Đơn vị chịu trách nhiệm lập hóa đơn tích hợp cần thống nhất rõ ràng và gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT). Việc kê khai doanh thu, thuế, phí thực hiện theo đúng quy định của pháp luật quản lý thuế.

Việc hiểu rõ và tự đánh giá theo 05 tiêu chí nhận diện rủi ro cao về thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2025/TT-BTC là cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp.

Hy vọng rằng, với những phân tích chi tiết trong bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng về các yếu tố mà cơ quan thuế sẽ xem xét, từ đó chủ động trong việc rà soát, điều chỉnh hoạt động kinh doanh để đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro bị thanh tra, kiểm tra.

Việc xây dựng một nền tảng tài chính minh bạch và tuân thủ thuế là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>> Phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill đã và đang tích cực cập nhật đầy đủ các nội dung theo quy định mới nhất của Tổng cục Thuế. Sử dụng ngay để cập nhật những thông tin mới nhất, thao tác đúng quy định nhất trên phần mềm. xCyber Bill đang triển khai CTKM tặng thêm 20% số lượng hóa đơn khi mua gói bất kì. Nhận báo giá tại đây nhé!