Đăng ký
Đăng nhập
Trong hoạt động quản trị kho, biên bản kiểm kê hàng tồn kho là chứng từ không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của tài sản doanh nghiệp. Việc nắm vững các biểu mẫu theo thông tư mới nhất không chỉ giúp kế toán dễ dàng đối chiếu số liệu mà còn đảm bảo tính pháp lý trước cơ quan Thuế. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn trọn bộ mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất cùng hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản cho từng loại hình đơn vị.
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho là văn bản hành chính do kế toán, thủ kho và các thành viên hội đồng kiểm kê lập ra nhằm ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế về số lượng, chất lượng và giá trị của các vật tư, công cụ, hàng hóa còn tồn trong kho tại một thời điểm cụ thể.
Vai trò và lợi ích của biên bản kiểm kê hàng tồn kho:
- Nắm bắt thực trạng tài sản: Giúp doanh nghiệp xác định chính xác số lượng, chất lượng hàng hóa, vật tư đang ứ đọng để có phương án luân chuyển, giải quyết kịp thời.
- Xử lý chênh lệch số liệu: Phát hiện nhanh chóng những chênh lệch (thừa hoặc thiếu) giữa thực tế đếm được và sổ sách kế toán, từ đó phòng ngừa rủi ro sai sót, gian lận, mất mát trong khâu quản lý kho.
- Cơ sở hạch toán quan trọng: Giúp doanh nghiệp chốt sổ tồn kho tại thời điểm kiểm kê để tính toán giá thành sản phẩm chính xác, đồng thời phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và kê khai thuế hợp lệ. Đảm bảo tính minh bạch, tránh các tranh chấp pháp lý.
Các mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất
Tùy thuộc vào quy mô và loại hình hoạt động, các đơn vị sẽ áp dụng các mẫu biên bản khác nhau. Dưới đây là các biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất được phân loại chi tiết.
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 99
Đây là mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất hiện nay, được ban hành theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính, cụ thể là Mẫu số 05-VT – Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Mẫu này áp dụng chung cho các đơn vị thực hiện chế độ chứng từ kế toán theo quy định mới, doanh nghiệp cần cập nhật để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành. Hiện mẫu theo Thông tư 99 đang còn hiệu lực áp dụng.
>>> Tải mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 99: File Word | File Excel
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 200
Trước khi có các quy định mới, các doanh nghiệp lớn thường sử dụng Mẫu số 05-VT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Biểu mẫu này từng là chuẩn mực cho việc lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho công ty quy mô lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng mẫu biên bản này đã chính thức hết hiệu lực kể từ ngày 31/12/2025 và đã được thay thế bởi mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 99.
>>>Tải mẫu Thông tư 200 tại đây
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 133
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 được thiết kế dành riêng cho khối doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME), với nội dung các cột mục về cơ bản tương tự mẫu theo Thông tư 99 nhưng được điều chỉnh phù hợp với đặc thù quản lý của nhóm doanh nghiệp này. Mẫu theo Thông tư 133 hiện vẫn còn hiệu lực áp dụng.
>>> Tải mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 133: File Word | File Excel
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 18
Khác với ba mẫu trên vốn dành cho doanh nghiệp, biên bản kiểm kê hàng tồn kho hộ kinh doanh sử dụng Mẫu số 01/BK-HTK – Bảng kê hàng tồn kho, được ban hành theo Thông tư 18/2026/TT-BTC ngày 05/3/2026 của Bộ Tài chính, quy định về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Mẫu này áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải xác định giá trị hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại thời điểm 31/12/2025 theo khoản 4 Điều 18 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, cụ thể là các hộ nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai có doanh thu năm 2025 từ 03 tỷ đồng trở lên, hoặc từ năm 2026 lựa chọn nộp thuế TNCN theo phương pháp thu nhập tính thuế nhân thuế suất. Mẫu 01/BK-HTK hiện đang còn hiệu lực áp dụng.
Lưu ý quan trọng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện trên phải gửi bảng kê này cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng phương thức điện tử cùng hồ sơ khai thuế theo quý hoặc theo tháng đúng thời hạn.
>>> Tải mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho hộ kinh doanh (Mẫu 01/BK-HTK):
Bảng tóm tắt các biểu mẫu kiểm kê hàng tồn kho:
| STT | Tên biểu mẫu | Căn cứ pháp lý | Đối tượng áp dụng | Tình trạng hiệu lực |
| 1 | Mẫu 05-VT | Thông tư 99/2025/TT-BTC | Các loại hình doanh nghiệp | Còn hiệu lực |
| 2 | Mẫu 05-VT | Thông tư 133/2016/TT-BTC | Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) | Còn hiệu lực |
| 3 | Mẫu 01/BK-HTK | Thông tư 18/2026/TT-BTC | Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Còn hiệu lực |
| 4 | Mẫu 05-VT | Thông tư 200/2014/TT-BTC | Doanh nghiệp lớn | Đã hết hiệu lực (từ 31/12/2025) |
Nếu cần trọn bộ mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel và Word theo tất cả các thông tư trên, bạn có thể tải về đầy đủ trong Folder tổng hợp mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho để tiện sử dụng khi cần.
>>> Folder trọn bộ mẫu kiểm kê Excel/Word
Phương pháp và trách nhiệm ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Việc lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận để đảm bảo số liệu chính xác tuyệt đối.
Phương pháp thực hiện kiểm kê:
- Chuẩn bị trước khi kiểm kê: Lập kế hoạch chi tiết, thông báo trước 7 ngày, khoanh vùng phạm vi kho, phân công đội kiểm kê. Hàng hóa cần được sắp xếp gọn gàng để dễ tiếp cận. Tạm dừng việc nhập/xuất kho trong quá trình này.
- Tiến hành đếm thực tế: Kiểm đếm toàn bộ số lượng thực tế bằng thủ công hoặc máy quét mã vạch. Ghi rõ mã hàng, tên hàng, đơn vị tính và số lượng.
- Đối chiếu và xác nhận: So sánh trực tiếp số lượng vừa đếm được với số liệu ghi trên sổ sách kế toán để tìm ra chênh lệch.
- Xử lý chênh lệch: Nếu phát hiện thiếu hụt hay dư thừa, cần phân tích nguyên nhân (do lỗi nhập liệu, mất mát hay hao mòn) và đề xuất hướng xử lý.
Trách nhiệm của các bộ phận liên quan:
- Đội kiểm kê (Trưởng ban & Ủy viên): Trực tiếp kiểm đếm, ghi chép trung thực số liệu vào biên bản.
- Quản lý kho (Thủ kho): Hỗ trợ vị trí hàng hóa, cung cấp điều kiện vật chất, đối chiếu số liệu và lưu trữ 1 bản biên bản.
- Bộ phận kế toán (Kế toán kho, Kế toán trưởng): Cung cấp sổ sách đối chiếu, ghi nhận phần chênh lệch, điều chỉnh số liệu trên sổ sau khi có quyết định xử lý và lưu trữ 1 bản.
- Ban lãnh đạo (Giám đốc): Giám sát quy trình, phê duyệt biên bản, trực tiếp ghi ý kiến chỉ đạo xử lý phần chênh lệch (ví dụ: yêu cầu bồi thường, thanh lý, hạch toán vào chi phí).
Cách ghi biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Để biên bản mang tính pháp lý và không bị cơ quan thuế từ chối, người lập cần điền đúng chuẩn theo các nguyên tắc sau (đặc biệt khi áp dụng biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 99 hay biên bản kiểm kê hàng tồn kho Thông tư 133):
- Thông tin chung: Ở góc trên bên trái ghi rõ Tên đơn vị và Bộ phận sử dụng kho. Ghi rõ thời điểm kiểm kê (giờ, ngày, tháng, năm) và danh sách Ban kiểm kê. Mỗi kho phải lập 1 biên bản riêng.
- Cột A, B, C, D: Điền chính xác số thứ tự, tên hàng hóa, nhãn hiệu/quy cách, mã số và đơn vị tính của vật tư.
- Cột 1 (Đơn giá): Ghi đơn giá áp dụng theo quy định của công ty.
- Cột 2, 3 (Theo sổ kế toán): Kế toán ghi số lượng và tính ra số tiền đang theo dõi trên phần mềm/sổ sách.
- Cột 4, 5 (Theo kiểm kê thực tế): Ghi chính xác số lượng thực đếm và tính thành tiền.
- Cột 6, 7, 8, 9 (Chênh lệch):
- Nếu số Thực tế (Cột 4) > Số kế toán (Cột 2) => Hàng thừa, ghi vào Cột 6, 7.
- Nếu số Thực tế (Cột 4) < Số kế toán (Cột 2) => Hàng thiếu, ghi vào Cột 8, 9.
- Cột 10, 11, 12 (Phẩm chất hàng hóa):
- Cột 10: Hàng tốt 100%.
- Cột 11: Hàng kém phẩm chất (giảm chất lượng nhưng vẫn dùng được).
- Cột 12: Hàng mất phẩm chất (hư hỏng hoàn toàn, chờ tiêu hủy).
- Ký duyệt: Ghi rõ ý kiến giải quyết của Giám đốc đối với số chênh lệch. Bắt buộc phải có chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ kho và Trưởng ban kiểm kê. Không được sửa chữa tẩy xóa bằng tay trên biên bản đã ký. Biên bản lập thành 2 bản (1 bản kế toán giữ, 1 bản thủ kho giữ).
Dù là biên bản kiểm kê hàng tồn kho công ty theo Thông tư 99, 133, hay biên bản kiểm kê hàng tồn kho hộ kinh doanh theo Thông tư 18, đây đều là chứng từ quan trọng giúp phản ánh đúng thực trạng tài sản, làm căn cứ đối chiếu sổ sách và xử lý chênh lệch kịp thời. Hy vọng những mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho mới nhất cùng hướng dẫn cách ghi chi tiết trên đây sẽ giúp bạn thực hiện công tác kiểm kê kho một cách chính xác, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
