Hướng dẫn chi tiết cách xuất và kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm

Hoá đơn điều chỉnh giảm là loại hóa đơn phát sinh khi hóa đơn điện tử đã lập cần giảm một phần giá trị, số lượng, đơn giá, doanh thu, thuế suất hoặc tiền thuế so với hóa đơn ban đầu. Đây là nghiệp vụ kế toán cần xử lý cẩn thận vì nếu ghi sai dấu âm/dương hoặc kê khai sai kỳ, số liệu doanh thu và thuế GTGT có thể bị lệch.

Hóa đơn điều chỉnh giảm là gì? Các trường hợp cần xuất

Hóa đơn điều chỉnh giảm là hóa đơn được lập để điều chỉnh giảm cho hóa đơn điện tử đã lập trước đó. Hóa đơn này không thay thế hóa đơn gốc, mà được dùng để ghi nhận phần giá trị, số lượng, doanh thu hoặc tiền thuế cần giảm so với hóa đơn ban đầu.

Nói cách khác, nếu hóa đơn gốc đã phát hành nhưng sau đó doanh nghiệp phát hiện có phần ghi thừa hoặc phát sinh nghiệp vụ làm giảm giá trị phải thanh toán, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh giảm để phản ánh lại đúng số liệu.

Các trường hợp thường cần xuất hóa đơn điều chỉnh giảm gồm:

Trường hợp 1: Sai số lượng hàng hóa

Hóa đơn ghi số lượng cao hơn thực tế giao, cần điều chỉnh giảm phần chênh lệch.

Trường hợp 2: Sai đơn giá hoặc thành tiền

Ghi giá cao hơn thực tế, phải điều chỉnh giảm phần chênh lệch giá và thuế (nếu có).

Trường hợp 3: Sai thuế suất GTGT

Áp sai thuế suất cao hơn quy định, cần điều chỉnh giảm phần thuế GTGT tính thừa.

Trường hợp 4: Chiết khấu thương mại sau bán hàng

Khi khách hàng đủ điều kiện chiết khấu, lập hóa đơn điều chỉnh giảm số tiền chiết khấu và thuế tương ứng.

Trường hợp 5: Giảm giá hàng bán

Giảm giá do hàng lỗi, giao chậm hoặc thỏa thuận, cần điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa.

Trường hợp 6: Trả lại hàng hóa

Khách trả hàng một phần hoặc toàn bộ, lập hóa đơn điều chỉnh giảm tương ứng giá trị hàng trả lại.

Trường hợp 7: Điều chỉnh sau nghiệm thu/quyết toán

Giá trị thanh toán thực tế thấp hơn hóa đơn đã lập, cần điều chỉnh giảm phần chênh lệch.

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, một số nghiệp vụ như điều chỉnh giá trị, khối lượng khi quyết toán, chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng hóa, dịch vụ được xử lý bằng hóa đơn điện tử phản ánh phần chênh lệch, trong đó phát sinh giảm ghi số âm.

Quy trình chung khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Khi thực hiện cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán không nên thao tác ngay trên phần mềm nếu chưa xác định rõ nội dung cần giảm. Quy trình nên đi từ kiểm tra hóa đơn gốc, xác định phần sai hoặc phần phát sinh giảm, lập hóa đơn điều chỉnh, sau đó ký gửi và kê khai theo đúng trường hợp.

Có thể thực hiện theo các bước chung sau:

Bước 1: Xác định nội dung cần điều chỉnh giảm

Kế toán rà soát hóa đơn gốc và hồ sơ liên quan để xác định hóa đơn cần giảm số lượng, đơn giá, doanh thu, thuế suất hay tiền thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Khi lập hóa đơn, cần ghi rõ thông tin hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh giảm và phần giá trị giảm. Với phần giá trị, hóa đơn điều chỉnh giảm phải ghi số âm theo đúng thực tế phát sinh.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua

Sau khi kiểm tra lại thông tin người mua, nội dung điều chỉnh, số tiền và tiền thuế, người bán ký số hóa đơn và gửi cho người mua theo quy trình hóa đơn điện tử đang áp dụng.

Bước 4: Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm

Kế toán xác định hóa đơn điều chỉnh giảm kê khai vào kỳ nào tùy theo việc hóa đơn có ảnh hưởng đến số thuế đã kê khai hay thuộc nhóm nghiệp vụ đặc thù theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm chi tiết theo từng trường hợp

Tùy theo từng trường hợp cần giảm, kế toán cần ghi hóa đơn điều chỉnh theo cách khác nhau. Điểm chung là hóa đơn phải thể hiện rõ đang điều chỉnh cho hóa đơn nào, điều chỉnh nội dung gì và phần giảm là bao nhiêu.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng bán

Để xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng bán kế toán thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập Biên bản thỏa thuận điều chỉnh điện tử

Bước 2: Lập Hóa đơn điều chỉnh: 

• Tìm hóa đơn gốc cần điều chỉnh. 
• Khai báo số lượng giảm (ghi số âm phần chênh lệch giữa số lượng cũ và số lượng mới). 
• Khai báo các giá trị giảm tương ứng: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán. 
• Bỏ trống Đơn giá nếu đơn giá không thay đổi.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán

Hóa đơn điều chỉnh giảm giá hàng bán thường phát sinh khi hóa đơn gốc ghi đơn giá cao hơn thỏa thuận thực tế, hoặc sau bán hàng hai bên thống nhất giảm giá do chính sách thương mại, chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng hoặc điều kiện hợp đồng.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm đơn giá bán hàng hóa xuống. Đơn giá giảm dẫn đến thành tiền theo đơn giá giảm, tiền thuế giảm, tổng tiền thanh toán giảm, kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2.

Bước 2: Điền thông tin giá trị âm đơn giá giảm và các giá trị liên quan thay đổi khi đơn giá giảm gồm: Thành tiền, Tổng tiền hàng, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu

Hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu được lập khi thành tiền trên hóa đơn gốc cao hơn giá trị thực tế cần ghi nhận. Tùy phạm vi sai sót, kế toán có thể điều chỉnh giảm cho một hàng hóa, dịch vụ cụ thể hoặc điều chỉnh giảm cho toàn bộ hóa đơn.

Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm thành tiền của một hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn

Nếu chỉ cần điều chỉnh giảm thành tiền của một hàng hóa, dịch vụ cụ thể, kế toán ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh và phần giá trị chênh lệch giảm.

Khi lập hóa đơn, cần lưu ý:

• Ghi đúng tên hàng hóa, dịch vụ cần điều chỉnh giảm.
• Thành tiền chênh lệch ghi bằng số âm.
• Tiền thuế GTGT điều chỉnh giảm ghi bằng số âm tương ứng.
• Tổng tiền thanh toán điều chỉnh giảm ghi bằng số âm tương ứng với phần giảm thực tế.

Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm thành tiền của toàn hóa đơn

Nếu cần điều chỉnh giảm thành tiền của toàn bộ hóa đơn, kế toán có thể ghi tại cột tên hàng hóa, dịch vụ nội dung như: “Điều chỉnh giảm thành tiền cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”.

Khi lập hóa đơn, cần lưu ý:

• Ghi rõ hóa đơn gốc được điều chỉnh.
• Thành tiền chênh lệch ghi bằng số âm.
• Tiền thuế GTGT điều chỉnh giảm ghi bằng số âm tương ứng.
• Tổng tiền thanh toán điều chỉnh giảm ghi bằng số âm theo giá trị điều chỉnh.

Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế

Hóa đơn điều chỉnh giảm tiền thuế được lập khi hóa đơn gốc ghi sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT cao hơn số đúng. 

Các bước làm như sau:

Bước 1: Thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm thuế suất xuống. Mức thuế suất giảm dẫn đến tiền thuế giảm và tổng tiền thanh toán giảm kế toán lập hóa đơn điều chỉnh khai báo nội dung như bước 2.

Bước 2: Khai báo mức thuế suất và ghi âm các giá trị liên quan thay đổi khi mức thuế suất giảm gồm: Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán.

Kế toán đang cần xử lý hóa đơn điều chỉnh giảm nhưng chưa chắc nên ghi số âm, kê khai kỳ nào hoặc hạch toán ra sao?

>>>> Nhận tư vấn và hướng dẫn hoàn toàn miễn phí

Hóa đơn điều chỉnh giảm có ghi số âm không?

Có. Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, phần giá trị trên hóa đơn điều chỉnh phải được thể hiện theo đúng chiều điều chỉnh: điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm.

Vì vậy, khi doanh nghiệp lập hoá đơn điều chỉnh giảm, các khoản giảm về số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế hoặc tổng tiền thanh toán cần được ghi bằng số âm tương ứng với phần giá trị thực tế cần điều chỉnh.

Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm

Khi hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán cần xác định vai trò của doanh nghiệp là bên bán hay bên mua, đồng thời xem khoản giảm phát sinh từ sai sót hóa đơn, điều chỉnh giá trị công trình, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại hay hàng bán bị trả lại.

Đối với bên bán

Trường hợp điều chỉnh giảm doanh thu do hóa đơn ghi sai hoặc điều chỉnh lại giá trị công trình, dịch vụ, kế toán ghi:

• Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
• Có TK 111, 112, 131: Tổng giá trị điều chỉnh giảm

Trường hợp điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại, kế toán cần hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng:

• Theo Thông tư 133: ghi giảm trực tiếp vào TK 511.
• Theo Thông tư 200: sử dụng TK 521 để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu.

Đối với bên mua

Với bên mua, cách hạch toán phụ thuộc vào tình trạng hàng hóa, dịch vụ đã ghi nhận trước đó:

• Nếu hàng còn tồn kho: ghi giảm giá trị hàng hóa

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 156

Có TK 1331

• Nếu hàng đã bán: ghi giảm giá vốn hàng bán

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 632

Có TK 1331

• Nếu hàng hóa, dịch vụ đã đưa vào sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý: ghi giảm chi phí tương ứng

Nợ TK 111, 112, 331

Có TK 154, 642…

Có TK 1331

Lưu ý, các trường hợp điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại cần được hạch toán theo đúng bản chất nghiệp vụ, không áp dụng máy móc như trường hợp hóa đơn ghi sai thông thường.

Hoá đơn điều chỉnh giảm được sử dụng khi hóa đơn đã lập cần giảm số lượng, đơn giá, doanh thu, tiền thuế hoặc tổng giá trị thanh toán. Khi xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, kế toán cần ghi rõ hóa đơn gốc được điều chỉnh, lý do điều chỉnh và phần giá trị giảm bằng số âm theo đúng quy định.

Để xử lý đúng, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân phát sinh giảm, lập hóa đơn điều chỉnh phù hợp, kê khai đúng kỳ và hạch toán theo đúng bản chất nghiệp vụ. Nếu cần tối ưu quy trình lập, tra cứu và quản lý hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể sử dụng xCyber Bill để xử lý dữ liệu hóa đơn tập trung, rõ ràng hơn và thuận tiện hơn khi cần đối chiếu.