Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất: Quy định, ký hiệu và cách xử lý sai sót

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên sử dụng khi điều chuyển hàng giữa kho, xuất hàng đi gia công hoặc vận chuyển hàng bán lưu động. Tuy nhiên, không ít kế toán vẫn nhầm giữa phiếu xuất kho thông thường với mẫu số 03/XKNB, hoặc chưa rõ trường hợp nào bắt buộc phải lập, ký hiệu trên phiếu điện tử được đọc như thế nào và xử lý ra sao khi chứng từ bị sai. 

Nếu bạn cũng đang cần tìm mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất, bài viết dưới đây của xCyber sẽ giúp bạn nắm nhanh những nội dung quan trọng nhất. 

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ dùng để theo dõi việc xuất hàng ra khỏi kho và vận chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, nhưng chưa làm phát sinh giao dịch bán hàng theo nghĩa thông thường. 

Chứng từ này thường xuất hiện trong các tình huống như điều chuyển hàng giữa trụ sở và chi nhánh, chuyển hàng giữa các kho phụ thuộc, xuất hàng đi gia công hoặc đưa hàng đi bán lưu động.

Về mặt pháp lý, đây là chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Vì vậy, dù không phải hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng, phiếu này vẫn có giá trị rất quan trọng trong việc chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa khi lưu thông trên đường.

Hiện nay, mẫu đang được áp dụng là Mẫu số 03/XKNB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có bắt buộc không?

Đây là chứng từ bắt buộc phải có trong một số trường hợp vận chuyển hàng hóa nội bộ. Nếu doanh nghiệp xuất hàng ra khỏi kho và hàng đang lưu thông trên đường mà không có đủ chứng từ phù hợp, rất dễ gặp vướng mắc khi cơ quan quản lý thị trường, công an kinh tế hoặc cơ quan chức năng kiểm tra.

Các trường hợp bắt buộc

Doanh nghiệp cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi phát sinh một trong các trường hợp sau:

• Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc (đặc biệt khác tỉnh, thành phố).
• Xuất hàng đưa đi bán lưu động, bán tại hội chợ, triển lãm.
• Xuất hàng hóa giao cho cơ sở nhận ủy thác hoặc xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác.
• Xuất nguyên vật liệu từ công ty xuống cơ sở sản xuất hạch toán phụ thuộc

Các trường hợp không bắt buộc

• Hàng hóa luân chuyển nội bộ giữa các kho, các bộ phận trong cùng một khuôn viên trụ sở, chi nhánh (không vận chuyển trên đường giao thông công cộng).
• Doanh nghiệp có thể sử dụng Phiếu xuất kho thông thường thay cho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đối với các hoạt động luân chuyển nội bộ trong cùng một tỉnh/thành phố và không thuộc các diện phải xuất hóa đơn.

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất hiện nay

Hiện nay, mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất đang áp dụng là Mẫu số 03/XKNB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

Đây là mẫu chuẩn mà doanh nghiệp sử dụng khi cần lập chứng từ điều chuyển hàng hóa nội bộ theo đúng quy định hiện hành.

• Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ file Word tại đây
• Tải mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Excel tại đây

Ký hiệu trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

Khi sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, doanh nghiệp không chỉ cần lập đúng mẫu mà còn cần hiểu rõ ý nghĩa của các ký hiệu thể hiện trên chứng từ. Đây là cơ sở quan trọng giúp nhận diện loại chứng từ, năm lập, hình thức có mã hay không có mã của cơ quan thuế, cũng như ký hiệu quản lý nội bộ do doanh nghiệp quy định. 

Theo quy định hiện hành, ký hiệu trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử bao gồm hai phần chính là ký hiệu mẫu số và ký hiệu chứng từ điện tử.

1. Ký hiệu mẫu số

Ký hiệu mẫu số là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, dùng để phân loại hóa đơn và chứng từ điện tử. Trong đó:

• Số 6 được sử dụng cho nhóm chứng từ điện tử quản lý tương tự hóa đơn, bao gồm:
  • Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
  • Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Do đó, khi thấy ký hiệu mẫu số bắt đầu bằng số 6, doanh nghiệp có thể xác định đây là chứng từ điện tử phục vụ hoạt động điều chuyển nội bộ hoặc gửi hàng bán đại lý.

2. Ký hiệu chứng từ điện tử

Ký hiệu chứng từ điện tử là một dãy gồm 6 ký tự bao gồm cả chữ và số, thể hiện các thông tin cơ bản của chứng từ. Cách đọc cụ thể như sau:

• Ký tự đầu tiên là C hoặc K:
  • C: Chứng từ điện tử có mã của cơ quan thuế
  • K: Chứng từ điện tử không có mã của cơ quan thuế
• Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số cuối của năm lập chứng từ:
  • Năm 2025 được ghi là 25
  • Năm 2026 được ghi là 26
• Ký tự tiếp theo là một chữ cái thể hiện loại chứng từ điện tử:
  • N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
  • B: Áp dụng cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
• Hai ký tự cuối cùng là phần ký hiệu do doanh nghiệp tự đặt để phục vụ mục đích quản lý nội bộ. Trường hợp không có nhu cầu phân biệt riêng, doanh nghiệp có thể sử dụng theo mặc định.

Ví dụ: 6K25NAB

Cách hiểu như sau:

• Số 6: ký hiệu mẫu số, cho biết đây là chứng từ điện tử thuộc nhóm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Chữ K: Chứng từ điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Số 25: Chứng từ được lập trong năm 2025.
• Chữ N: Thể hiện đây là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Hai ký tự AB: Ký hiệu quản lý nội bộ do doanh nghiệp tự quy định.

Nếu chứng từ được lập trong năm 2026 thì phần năm sẽ thay đổi thành 26. Ví dụ, ký hiệu 6K26NAB được hiểu là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2026, với ký hiệu quản lý nội bộ là AB.

Việc nắm rõ cách đọc ký hiệu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra và phân loại chứng từ nhanh chóng, đồng thời hạn chế nhầm lẫn giữa mẫu 03 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các loại chứng từ điện tử khác trong quá trình sử dụng.

Cách xử lý khi mẫu 03 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bị sai

Trong quá trình lập mẫu 03 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, sai sót có thể phát sinh ở nhiều thông tin như tên bên nhận, địa điểm nhận hàng, mã số thuế, số lượng hàng hóa hoặc giá trị thể hiện trên chứng từ. Khi đó, doanh nghiệp không xử lý theo một cách chung cho mọi trường hợp, mà cần căn cứ vào thời điểm phát hiện sai sót và nội dung sai trên phiếu.

Theo hướng dẫn tại Mục 1 Công văn 1647/TCT-CS năm 2023, việc xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử có sai sót được thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót nhưng chưa gửi cho bên nhận

Nếu chứng từ đã lập nhưng chưa gửi cho bên nhận hàng, bên phát hành cần gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy phiếu đã lập sai, sau đó lập lại phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử mới.

Trường hợp 2: Phiếu đã gửi cho bên nhận, nhưng sai tên bên nhận hoặc địa chỉ bên nhận/kho hàng

Nếu sai sót chỉ liên quan đến tên bên nhận hoặc địa chỉ bên nhận, kho hàng, bên phát hành vẫn phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Tuy nhiên, trong trường hợp này không phải lập lại phiếu xuất kho mới.

Trường hợp 3: Phiếu đã gửi cho bên nhận nhưng sai mã số thuế, sai số tiền hoặc sai thuế suất

Với các sai sót ảnh hưởng đến thông tin trọng yếu như mã số thuế, giá trị tiền hàng hoặc thuế suất, doanh nghiệp có thể xử lý theo một trong hai cách:

• Lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử điều chỉnh; hoặc
• Lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thay thế.

Sau khi lập chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế, bên phát hành thực hiện ký số trên chứng từ mới. Nếu là chứng từ không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp gửi trực tiếp cho bên nhận. Nếu là chứng từ có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã trước khi chuyển cho bên nhận.

Như vậy, khi xử lý sai sót trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, doanh nghiệp cần xác định đúng loại lỗi để chọn đúng phương án: hủy và lập mới, chỉ thông báo sai sót, hoặc lập chứng từ điều chỉnh/thay thế. Làm đúng ngay từ bước này sẽ giúp hồ sơ điều chuyển hàng hóa rõ ràng hơn và tránh phát sinh vướng mắc khi đối chiếu với cơ quan thuế.

Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ quan trọng trong hoạt động điều chuyển hàng hóa nội bộ, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc thường xuyên xuất hàng đi gia công, bán lưu động. Muốn sử dụng đúng, doanh nghiệp cần nắm rõ khi nào bắt buộc lập mẫu 03/XKNB, cách đọc ký hiệu trên chứng từ điện tử và cách xử lý khi chứng từ bị sai. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình vận chuyển hàng hóa rõ ràng hơn, đồng thời hạn chế rủi ro khi hàng lưu thông trên đường.