Chứng thực hợp đồng lao động điện tử: Giá trị và quy trình

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hoạt động chứng thực hợp đồng lao động điện tử đã có hành lang pháp lý rõ ràng, giúp bảo vệ quyền lợi tối đa cho cả người lao động và người sử dụng lao động. 

Chứng thực hợp đồng lao động điện tử là gì?

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, chứng thực hợp đồng lao động điện tử là gì được định nghĩa cụ thể như sau: 

“Đây là hoạt động do Nhà cung cấp eContract thực hiện thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử. “

Thực chất, chứng thực hợp đồng điện tử là quá trình bên thứ ba có thẩm quyền xác nhận tính toàn vẹn của dữ liệu tại thời điểm ký kết. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (do Bộ Nội vụ quản lý) sẽ đóng vai trò kiểm tra, đối soát và ghi nhận trạng thái chứng thực này, đồng thời cấp mã định danh (ID) duy nhất cho mỗi hợp đồng. 

Đặc điểm chứng thực hợp đồng lao động điện tử 

Hoạt động chứng thực này sở hữu những đặc điểm riêng biệt nhằm phân biệt với việc ký kết file điện tử thông thường: 

• Tổ chức thực hiện: Không phải đơn vị nào cũng có quyền chứng thực. Việc này phải được thực hiện bởi các tổ chức (Nhà cung cấp eContract) đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và được cấp phép theo quy định pháp luật.
• Hình thức nhận diện: Hợp đồng sau khi được chứng thực thường tích hợp dấu “tích xanh” trên nền tảng eContract. Đây là dấu hiệu nhận biết hợp đồng đã qua kiểm định của cơ quan chức năng hoặc đơn vị trung gian uy tín.
• Nội dung chứng thực: Hệ thống sẽ lưu trữ và xác minh thông điệp dữ liệu, đảm bảo nội dung hợp đồng không bị can thiệp hay thay đổi sau khi các bên đã hoàn tất việc ký kết.
• Giá trị pháp lý: Hợp đồng đã chứng thực có giá trị tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy, được chấp nhận làm bằng chứng trong các thủ tục hành chính và giải quyết tranh chấp tại tòa án.

Lợi ích khi tiến hành chứng thực hợp đồng lao động điện tử

Việc sử dụng dịch vụ chứng thực hợp đồng lao động điện tử mang lại những lợi ích thiết thực cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động:

• Đảm bảo tính pháp lý tối cao: Hợp đồng có “tích xanh” là căn cứ vững chắc nhất trước pháp luật. Khi có thanh tra hoặc tranh chấp, doanh nghiệp có thể dễ dàng chứng minh tính hợp lệ của hợp đồng thông qua sự xác nhận của bên thứ ba độc lập.
• Khả năng chống chối bỏ: Quy trình chứng thực giúp xác nhận chính xác danh tính người ký thông qua dữ liệu sinh trắc học và chữ ký số. Điều này ngăn chặn hoàn toàn việc một trong hai bên chối bỏ trách nhiệm về nội dung đã ký.
• Lưu trữ an toàn và bảo mật: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ hiện đại, có khả năng sao lưu và truy xuất nhanh chóng. Doanh nghiệp không còn lo lắng về việc thất lạc, cháy hỏng như đối với hợp đồng giấy.

Doanh nghiệp sử dụng lao động có được chứng thực hợp đồng lao động điện tử không?

Đây là thắc mắc chung của nhiều bộ phận nhân sự và pháp chế. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, câu trả lời là KHÔNG.

Công ty sử dụng lao động chỉ là một chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, không có thẩm quyền tự chứng thực cho hợp đồng của chính mình, dù công ty có hệ thống CNTT hiện đại đến đâu. Hoạt động chứng thực bắt buộc phải được thực hiện bởi các Nhà cung cấp eContract có “Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy” và được phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu.

Doanh nghiệp chỉ đóng vai trò phối hợp, ký số và gửi hợp đồng đến đơn vị có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực và gắn ID định danh.

Tham khảo quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử hiện nay

Để đảm bảo hợp đồng được công nhận và gắn mã ID định danh, các bên cần tuân thủ quy trình chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo 4 bước chuẩn hóa sau:

• Bước 1: Giao kết hợp đồng: Người lao động và người sử dụng lao động tiến hành thảo luận nội dung và ký kết bằng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số chuyên dùng trên nền tảng eContract.
• Bước 2: Gửi yêu cầu chứng thực: Sau khi hai bên hoàn tất ký kết, hợp đồng sẽ được gửi tự động hoặc thủ công đến đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được Bộ Công Thương hoặc cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
• Bước 3: Xác minh: Tổ chức chứng thực tiến hành kiểm tra thông điệp dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung và xác thực danh tính các bên tham gia giao dịch qua các giải pháp công nghệ (như eKYC).
• Bước 4: Cấp chứng thư và gắn ID: Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên cuối cùng ký, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để ghi nhận trạng thái chứng thực và gắn mã ID duy nhất. Kết quả cuối cùng là một bản hợp đồng có giá trị pháp lý đầy đủ được trả về cho các bên.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc chứng thực hợp đồng lao động điện tử. Áp dụng đúng quy định ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp và đảm bảo tính hiệu lực thi hành cho mọi cam kết trên môi trường số.