Chi tiết nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo Thông tư 32/2025/TT-BTC mới nhất

Với sự ra đời của Thông tư 32/2025/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, các quy định về hóa đơn điện tử tiếp tục được hoàn thiện, trong đó có những hướng dẫn cụ thể về nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Việc ủy nhiệm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản lý và phát hành hóa đơn, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác. Vậy, Thông tư 32/2025/TT-BTC mới nhất quy định chi tiết những nguyên tắc nào đối với việc ủy nhiệm lập hóa đơn? Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những điểm cốt lõi, giúp các doanh nghiệp và cá nhân nắm rõ để áp dụng đúng quy định.

Chi tiết nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo Thông tư 32/2025/TT-BTC mới nhất

Ngày 31/5/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2025/TT-BTC nhằm hướng dẫn thi hành một số nội dung của Luật Quản lý thuế năm 2019, đồng thời làm rõ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123. Một trong những nội dung đáng chú ý là quy định mới nhất liên quan đến nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Căn cứ khoản 1 Điều 4 của Thông tư 32/2025/TT-BTC, nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn được quy định như sau:

– Bên bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ có thể giao cho một bên thứ ba — là tổ chức, cá nhân đáp ứng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc diện bị tạm dừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi tại khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) — thực hiện việc lập hóa đơn điện tử thay cho mình;

– Hoạt động ủy nhiệm này phải được thể hiện rõ ràng thông qua văn bản dưới hình thức hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hai bên liên quan;

– Đồng thời, bên ủy nhiệm có trách nhiệm thông báo việc ủy nhiệm cho cơ quan thuế khi thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

d, Hóa đơn điện tử do bên được ủy nhiệm phát hành có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Trên hóa đơn cần hiển thị đầy đủ thông tin của cả hai bên: bên giao quyền lập hóa đơn và bên nhận ủy quyền, bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ và mã số thuế.

– Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm công khai thông tin về việc ủy quyền lập hóa đơn để người mua nắm được, thông qua hình thức niêm yết trên website của doanh nghiệp hoặc đăng tải trên các phương tiện truyền thông đại chúng.

Trường hợp việc ủy nhiệm kết thúc theo đúng thời hạn hoặc bị chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận, cả hai bên phải gỡ bỏ các thông báo, nội dung công khai trước đó trên website hoặc các kênh thông tin đại chúng để phản ánh chính xác tình trạng ủy nhiệm.

– Trường hợp loại hóa đơn được ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thì bên giao quyền lập hóa đơn có trách nhiệm gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc chuyển dữ liệu có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ truyền nhận hóa đơn điện tử.

– Bên được ủy quyền lập hóa đơn cần thực hiện việc lập hóa đơn điện tử đúng với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, phù hợp với các thỏa thuận đã ký kết với bên ủy nhiệm, đồng thời tuân thủ các nguyên tắc quy định tại khoản 1 Điều 4 của Thông tư 32/2025/TT-BTC.

– Nội dung hóa đơn điện tử được lập bởi bên nhận ủy nhiệm phải phản ánh đúng phương pháp kê khai và tính thuế của bên ủy nhiệm.

>> Có thể bạn quan tâm: Thông tư 32/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/6/2025: Có gì cần lưu ý so với Thông tư 78?

Đâu là những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ quy định như thế nào?

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ như sau:

– Đối với công chức thuế

+ Cố tình gây cản trở, làm khó tổ chức, cá nhân có nhu cầu mua hóa đơn, chứng từ;

+ Thực hiện hành vi tiếp tay, dung túng cho tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn, chứng từ trái quy định pháp luật;

+ Lợi dụng hoạt động thanh tra, kiểm tra hóa đơn để nhận tiền, tài sản bất hợp pháp.

– Đối với các tổ chức, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc có liên quan đến việc sử dụng hóa đơn, chứng từ, các hành vi vi phạm bao gồm:

+ Thực hiện các hành vi gian lận như: sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn không hợp pháp; làm giả hóa đơn, chứng từ để phục vụ cho mục đích vi phạm pháp luật;

+ Gây cản trở hoạt động công vụ của công chức thuế trong quá trình kiểm tra, thanh tra hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là các hành vi xâm phạm sức khỏe, nhân phẩm người thi hành công vụ;
+ Xâm nhập trái phép vào hệ thống thông tin quản lý hóa đơn, chứng từ; làm sai lệch, phá hoại hoặc hủy hoại dữ liệu;

+ Hành vi hối lộ hoặc các hành vi lợi dụng hóa đơn, chứng từ để trục lợi bất chính;

+ Không thực hiện nghĩa vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử về cơ quan thuế theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gì trong việc quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử?

Theo quy định tại Điều 57 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế – cụ thể là:  

– Tổng cục Thuế – có trách nhiệm trong công tác quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

+ Thiết lập và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử, hóa đơn in sẵn của cơ quan thuế và chứng từ điện tử nhằm phục vụ cho công tác quản lý thuế và hỗ trợ các cơ quan quản lý nhà nước khác như công an, quản lý thị trường, bộ đội biên phòng… trong quá trình xác minh, kiểm tra. Đồng thời, cơ sở dữ liệu này cũng phục vụ nhu cầu tra cứu, đối chiếu hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.

+ Cung cấp thông tin về tình trạng hóa đơn, chứng từ, bao gồm danh sách các loại đã phát hành, đã khai báo mất hoặc không còn giá trị sử dụng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hỗ trợ công tác kiểm soát.

– Trách nhiệm của Cục Thuế địa phương:

+ Quản lý việc khởi tạo và phát hành hóa đơn, chứng từ của các cá nhân, tổ chức hoạt động trên địa bàn quản lý;

+ Tổ chức in và phát hành các loại hóa đơn để cung cấp cho các đối tượng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

+ Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra liên quan đến quá trình tạo lập, phát hành và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong phạm vi địa phương.

– Trách nhiệm của Chi cục Thuế địa phương:

+ Kiểm soát việc sử dụng hóa đơn trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cũng như việc áp dụng chứng từ điện tử trong khu vực thuộc quyền quản lý thuế;

+ Giám sát, kiểm tra hoạt động hủy bỏ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài chính, trong phạm vi phân cấp được giao.

Việc nắm vững các nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo Thông tư 32/2025/TT-BTC là rất quan trọng để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn và tránh những sai sót không đáng có.

Hy vọng rằng, với những phân tích chi tiết trong bài viết này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng về các quy định mới, từ đó có thể áp dụng linh hoạt và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình. Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý hóa đơn mà còn góp phần vào sự minh bạch và hiệu quả của hệ thống thuế.

> Doanh nghiệp chủ động thích ứng bằng việc sử dụng Hóa đơn điện tử đáp ứng mọi yêu cầu, quy định của Nhà nước. Mua ngay tại đây: https://up.xcyber.vn/xbill