Mẫu thông báo hợp đồng lao động sắp hết hạn và quy định tái ký mới nhất

Việc thông báo hợp đồng lao động sắp hết hạn là một quy trình bắt buộc và thiết yếu trong công tác quản lý nhân sự tại mọi doanh nghiệp. Thực hiện đúng thủ tục này không chỉ đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định của Bộ luật Lao động, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên.

Mẫu thông báo hợp đồng lao động sắp hết hạn và tái ký hợp đồng mới

Khi hợp đồng lao động (HĐLĐ) chuẩn bị kết thúc, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động, bộ phận nhân sự cần gửi thông báo để hai bên cùng thỏa thuận về việc ký kết hợp đồng mới. Mặc dù pháp luật hiện hành không quy định một biểu mẫu cứng, nhưng văn bản này cần thể hiện rõ thiện chí và các thông tin cơ bản về thời gian hết hạn cũng như lời mời tái ký.

Dưới đây là mẫu thông báo hợp đồng lao động sắp hết hạn kèm nội dung mời tái ký mà các doanh nghiệp thường sử dụng:

>>> Tải ngay: Mẫu thông báo sắp hết hạn và tái ký HĐLĐ

Quy định về tái ký hợp đồng lao động mới

Tái ký hợp đồng lao động là quy trình ký kết lại hợp đồng giữa NLĐ và NSDLĐ sau khi hợp đồng cũ hết hiệu lực. Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, quá trình này cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng sau để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên:

• Thời hạn ký kết: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng hết hiệu lực, hai bên phải ký kết HĐLĐ mới. Trong thời gian chờ ký kết, quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên vẫn được thực hiện theo hợp đồng cũ.
• Chuyển đổi loại hợp đồng: Nếu quá thời hạn 30 ngày mà hai bên không ký kết HĐLĐ mới, hợp đồng xác định thời hạn trước đó sẽ tự động chuyển thành HĐLĐ không xác định thời hạn.
• Giới hạn số lần ký: Nếu HĐLĐ mới được ký là loại xác định thời hạn thì chỉ được ký thêm 01 lần. Sau khi hợp đồng này hết hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì bắt buộc phải ký HĐLĐ không xác định thời hạn.

Các trường hợp ngoại lệ (không áp dụng quy định buộc phải ký HĐLĐ không xác định thời hạn):

• Người được thuê làm giám đốc doanh nghiệp có vốn nhà nước.
• Người lao động cao tuổi.
• Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
• Thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ mà hết hạn hợp đồng (được gia hạn đến khi hết nhiệm kỳ)

Công ty cần thông báo không tái ký hợp đồng lao động trước bao nhiêu ngày?

Đây là câu hỏi khiến nhiều bộ phận nhân sự băn khoăn do sự thay đổi giữa luật cũ và luật mới.

Trước đây, theo Bộ luật Lao động 2012, doanh nghiệp bắt buộc phải báo trước ít nhất 15 ngày. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành tại Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021):

• Không quy định cứng về số ngày báo trước: Pháp luật không còn bắt buộc doanh nghiệp phải báo trước chính xác bao nhiêu ngày đối với trường hợp chấm dứt HĐLĐ do hết hạn hợp đồng.
• Bắt buộc phải có thông báo bằng văn bản: Mặc dù không quy định số ngày, nhưng tại Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 quy định NSDLĐ phải thông báo bằng văn bản cho NLĐ biết về việc chấm dứt HĐLĐ khi hợp đồng hết hạn.

Như vậy, doanh nghiệp có thể thông báo vào bất cứ thời điểm nào trước khi hợp đồng hết hiệu lực (ví dụ: trước 15 ngày, 30 ngày hoặc thậm chí 1-2 ngày), miễn là có văn bản thông báo trước thời điểm chấm dứt. Tuy nhiên, để đảm bảo tính nhân văn và giúp NLĐ có thời gian chuẩn bị, các chuyên gia nhân sự khuyến khích nên thông báo sớm (khoảng 15-30 ngày).

Mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động mới nhất

Trong trường hợp doanh nghiệp quyết định chấm dứt quan hệ lao động khi hết hạn hợp đồng, việc ban hành mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động là thủ tục bắt buộc để tránh bị xử phạt hành chính.

Dưới đây là nội dung tham khảo cho mẫu thông báo này:

>>> Link tải Doc: Mẫu thông báo không tái ký hợp đồng lao động

Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp không thực hiện thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng khi hết hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Phạt từ 1.000.000đ – 3.000.000đ đối với cá nhân vi phạm.
• Phạt từ 2.000.000đ – 6.000.000đ đối với tổ chức vi phạm.

Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi không tái ký hợp đồng lao động

Gửi thông báo không tái ký hợp đồng lao động chưa phải là bước cuối cùng. Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động còn phải thực hiện đầy đủ các trách nhiệm sau:

1. Thanh toán quyền lợi tài chính: Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ, hai bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan (tiền lương, trợ cấp thôi việc, phép năm chưa nghỉ…). Trường hợp đặc biệt (thiên tai, dịch bệnh…) có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
2. Chốt và trả sổ Bảo hiểm: Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (chốt sổ BHXH), bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng bản chính các giấy tờ khác (nếu có giữ của NLĐ).
3. Cung cấp chứng từ: Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu NLĐ yêu cầu. Chi phí sao gửi do NSDLĐ chi trả.

Việc thực hiện đúng và đủ các quy trình từ thông báo đến giải quyết chế độ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn giữ gìn hình ảnh thương hiệu tuyển dụng uy tín.

Tóm lại, việc thực hiện thông báo hợp đồng lao động sắp hết hạn đầy đủ và đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế tối đa các tranh chấp không đáng có. Hy vọng các thông tin trên đã giúp doanh nghiệp và người lao động có sự chuẩn bị tốt nhất cho kế hoạch nhân sự sắp tới.