Ký hiệu hóa đơn điện tử có bao nhiêu ký tự? Ví dụ về cách thể hiện các ký tự trong ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử?

Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong các giao dịch kinh tế. Bên cạnh việc mang lại nhiều tiện ích, hóa đơn điện tử còn có một hệ thống ký hiệu riêng biệt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Vậy, ký hiệu hóa đơn điện tử gồm bao nhiêu ký tự và cách thể hiện các ký tự này như thế nào?

Ký hiệu hóa đơn điện tử có bao nhiêu ký tự?

Theo điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và tên liên hóa đơn:

Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự, kết hợp cả chữ viết và chữ số, để phản ánh thông tin về loại hóa đơn (có mã hoặc không mã), năm lập, và loại hóa đơn được sử dụng.

Cụ thể, sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái, có thể là “C” hoặc “K”, trong đó “C” biểu thị hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn “K” là hóa đơn không có mã.

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả Rập, đại diện cho 2 chữ số cuối của năm dương lịch khi lập hóa đơn. Ví dụ, năm 2022 được biểu thị là “22”, năm 2023 là “23”.

– Ký tự thứ tư là một (01) chữ cái, được quy định là một trong các ký tự sau: T, D, L, M, N, B, G, H, để biểu thị loại hóa đơn sử dụng, cụ thể:

• “T” dành cho hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng.
• “D” dành cho hóa đơn bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù.
• “L” cho hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• “M” cho hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• “N” cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• “B” cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• “G” dành cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
• “H” dành cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– Hai ký tự cuối do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, sử dụng ký tự “YY”.

– Ký hiệu hóa đơn điện tử và mẫu số hóa đơn điện tử sẽ được thể hiện ở góc trên bên phải của hóa đơn hoặc vị trí dễ nhận biết.

Sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber – mọi nghiệp vụ được thao tác nhanh chóng, đơn giản và chính xác. 

Cách xác định loại hóa đơn điện tử được phản ánh dựa trên ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

– Số 1: Đại diện cho hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

– Số 2: Đại diện cho hóa đơn điện tử bán hàng.

– Số 3: Đại diện cho hóa đơn điện tử bán tài sản công.

– Số 4: Đại diện cho hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

– Số 5: Đại diện cho các loại hóa đơn điện tử khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có nội dung giống hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Số 6: Đại diện cho các chứng từ điện tử được quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử thay thế là gì? Hóa đơn điện tử thay thế có sai sót thì doanh nghiệp có được hủy hóa đơn hay không?

Ví dụ minh họa các ký tự trong ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử chi tiết?

– “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022 và do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

– “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022 và do doanh nghiệp, tổ chức, hoặc hộ kinh doanh cá nhân đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

– “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2023 và được cấp theo từng lần phát sinh.

– “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2023 và do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

– “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2022 và là loại hóa đơn đặc thù không cần đủ các tiêu thức bắt buộc do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

– “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

“6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không có mã, lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Như vậy, ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ là một dãy ký tự ngẫu nhiên mà còn mang trong mình những thông tin quan trọng về hóa đơn. Việc hiểu rõ cấu trúc và ý nghĩa của ký hiệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật.

Nhận báo giá xCyber Bill  để sở hữu giải pháp quản lý hóa đơn tối ưu cho Doanh nghiệp của bạn!