Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Từ ngày 01/01/2021, Bộ Luật Lao động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành. Trong đó, có nhiều quy định mới về hợp đồng lao động.

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 về khái niệm hợp đồng lao động sau:

“1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.”

Bên cạnh đó, theo Điều 33 Luật Giao dịch điện tử 2005: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”

Trong đó, thông điệp dữ liệu được hiểu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử (phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự).

Như vậy, Hợp đồng lao động điện tử được hiểu là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động và được tạo ra, gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (điện thoại, fax, Internet… nhằm xác lập quan hệ lao động) và được ký bằng chữ ký điện tử của các bên giao kết.

Các vấn đề cần chú trọng khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử

Mặc dù hợp đồng lao động điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, song vẫn còn những vấn đề doanh nghiệp cần chú trọng để phòng ngừa rủi ro cũng có thể xảy ra. Cụ thể là:

• Tăng cường nhận thức về việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử
• Nắm rõ các quy định hiện hành về hợp đồng lao động điện tử
• Tăng cường đầu tư vào cơ sở hạ tầng công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực am hiểu hợp đồng lao động điện tử
• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, an toàn, bảo mật thông tin cao, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Đặc biệt, việc xác thực chứng thư số trên hợp đồng lao động điện tử cũng cực kỳ quan trọng vì chứng thư hết hạn, chứng thư giả có thể khiến các bên tham gia gặp trở ngại khi có tranh chấp phát sinh. Vì vậy, cả người lao động và người sử dụng lao động đều cần kiểm tra chứng thư số cẩn thận để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng lao động.

Đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử

Người lao động và doanh nghiệp cần quan tâm tới 3 đặc điểm sau của hợp đồng điện tử

• Về luật điều chỉnh: Ngoài các quy định chung về hợp đồng trong Bộ luật Dân sự 2019, hợp đồng lao động điện tử còn chịu sự điều chỉnh của Luật Giao dịch điện tử, Luật về Giao kết hợp đồng điện tử, Luật về Thương mại điện tử, Luật về Chữ ký điện tử.
• Về quy trình giao kết: Thay vì các bên phải gặp mặt trực tiếp và ký hợp đồng bằng tay, hợp đồng điện tử sẽ được giao kết bằng phương tiện tử và hợp đồng sẽ được ký bằng chữ ký điện tử.
• Về điều kiện hợp pháp: Hợp đồng lao động điện tử hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của văn bản điện tử và chữ ký số sử dụng theo Luật giao dịch điện tử 2015. Cụ thể:

• Nội dung của hợp đồng điện tử được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh và được hai hoặc nhiều bên ký số.
• Nội dung của hợp đồng điện tử được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu;
• Nội dung của hợp đồng điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Quy định về chữ ký trên hợp đồng điện tử

Hợp đồng lao động điện tử sử dụng chữ ký gì?

Các bên tham gia giao kết HĐLĐ sử dụng chữ ký điện tử thay thế cho chữ ký tươi. Chữ ký điện tử có thể được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.

Hiện nay, có 4 loại chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến: chữ ký số, chữ ký hình ảnh, chữ ký scan và chữ ký điện tử khác

– Chữ ký số: Được hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không tương ứng, trong đó người có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi chuyển đổi có được giữ toàn vẹn hay không. Đối với người sử dụng lao động thường sử dụng loại chữ ký này trong hợp đồng lao động điện tử bởi nó có giá trị pháp lý cao nhất trong các loại chữ ký điện tử.

– Chữ ký scan (chữ ký quét): Hợp đồng được in từ tệp dữ liệu bởi người ký; người ký mỗi bên phải ký vào bản cứng hợp đồng đó bằng mực ướt. Hợp đồng kèm chữ ký sẽ được chuyển thành dạng điện tử bằng cách quét và bản sao quét của hợp đồng đã ký sẽ được gửi đến bên đối tác qua email.

– Chữ ký ảnh: Người ký chèn hình ảnh chữ ký của mình vào mục tương ứng trên tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng, sau đó, cùng với chữ ký ảnh được gửi đến đối tác thông qua email.

– Chữ ký điện tử khác: Có thể là một cú nhấp chuột trên màn hình, hoặc chữ ký tay được viết trên máy tính bảng bằng ngón tay, bút stylus; Chữ ký ở cuối email; Tên đã đăng ký; Chữ ký OTP; Chữ ký tay sinh trắc học được đăng ký trên thiết bị phần cứng chuyên dụng; Chữ ký video giọng nói; Hộp kiểm “Tôi chấp nhận/ Tôi đồng ý”.

Như vậy, khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, trường hợp người lao động và người sử dụng lao động và người sử dụng lao động có thể sử dụng để ký kết hợp đồng. Trong đó chữ ký số là lựa chọn ưu tiên.

Trong trường hợp người lao động không có chữ ký số thì người lao động có thể lựa chọn chữ ký ảnh, chữ ký scan, chữ ký điện tử khác (OTP, chữ ký sinh trắc học, chữ ký viết trên máy tính, hộp kiểm…)

Giao kết hợp đồng nhanh chóng với phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử

Trên đây là các thông tin quan trọng mà Doanh nghiệp và người lao động cần biết về hợp đồng lao động điện tử. Bên cạnh đó, trong nền kinh tế số như hiện nay, phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng lao động điện tử đang dần trở thành phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống bởi một số lợi ích đáng kể như:

• Tiết kiệm được tới 90% thời gian ký kết
• Tiết kiệm 85% chi phí
• Đảm bảo giá trị pháp lý theo pháp luật quy định
• Ký kết bất kỳ khi nào, không bị ngăn cách bởi khoảng cách địa lý

Chúng tôi trân trọng giới thiệu phần mềm ký số văn bản và hợp đồng điện tử CyberSign – một trong những đối thủ nặng ký trên thị trường phần mềm hỗ trợ ký hợp đồng điện tử.

Với CyberSign, quy trình ký, phê duyệt văn bản diễn ra an toàn và nhanh chóng, được hỗ trợ bởi công nghệ hiện đại, bảo mật. Người dùng có thể:

Tải lên file văn bản, tài liệu

Trình ký bằng file được tải lên hoặc theo mẫu có sẵn được soạn trước.

Ký duyệt theo quy trình

Phê duyệt hoặc ký điện tử, ký số theo luồng nghiệp vụ tuần tự hoặc song song.

Kiểm tra và phân phối file đã ký

Xem nội dung file và kiểm tra chữ ký số trực tuyến rồi tải xuống, chia sẻ hoặc gửi mail tới người nhận.