Đăng ký
Đăng nhập
Đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài là thủ tục quan trọng khi người lao động nước ngoài thực hiện giảm trừ gia cảnh và quyết toán thuế TNCN tại Việt Nam. Bài viết sẽ làm rõ điều kiện áp dụng, cách đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài, hồ sơ – thủ tục cần chuẩn bị, mẫu tờ khai và mức giảm trừ gia cảnh mới nhất từ 01/01/2026.
Người nước ngoài có được giảm trừ gia cảnh không?
Trước khi tiến hành đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế cần làm rõ người nước ngoài có đủ điều kiện được áp dụng giảm trừ người phụ thuộc cho người nước ngoài hay không, đồng thời đối chiếu các tiêu chí liên quan theo quy định hiện hành của pháp luật thuế TNCN.
Theo khoản 1 Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012 và sửa đổi bởi Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 quy định giảm trừ gia cảnh:
Giảm trừ gia cảnh
1. Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công của đối tượng nộp thuế là cá nhân cư trú. Giảm trừ gia cảnh gồm hai phần sau đây:
a) Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm);
b) Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 4,4 triệu đồng/tháng.
….
Theo quy định hiện hành, giảm trừ gia cảnh là khoản thu nhập được loại trừ khỏi thu nhập chịu thuế trước khi xác định số thuế phải nộp đối với các khoản thu từ kinh doanh, tiền lương và tiền công của cá nhân cư trú.
Do đó, người nước ngoài có người phụ thuộc chỉ được áp dụng giảm trừ gia cảnh khi đáp ứng điều kiện là cá nhân cư trú tại Việt Nam theo quy định của pháp luật thuế TNCN.
Ngược lại, trường hợp người nước ngoài phát sinh thu nhập chịu thuế tại Việt Nam nhưng thuộc đối tượng cá nhân không cư trú thì không được tính giảm trừ gia cảnh, kể cả khi có người phụ thuộc.
Vì vậy, việc xác định đúng tình trạng cư trú là căn cứ quan trọng để áp dụng chính xác chính sách giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài.
Cách đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài chi tiết
Khi đã xác định người nước ngoài đủ điều kiện áp dụng giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần tiếp tục thực hiện cách đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài theo đúng trình tự, trong đó đặc biệt lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài và thực hiện thủ tục theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Hồ sơ
Căn cứ điểm b, điểm c khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc là người nước ngoài được thực hiện như sau:
Trường hợp 1: Cá nhân nộp thuế TNCN thông qua đơn vị chi trả thu nhập và ủy quyền cho đơn vị này đăng ký thuế cho người phụ thuộc, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
– Văn bản ủy quyền theo Mẫu số 41/UQ-ĐKT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC;
– Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc; trường hợp không có hộ chiếu thì sử dụng giấy tờ tùy thân hợp pháp khác còn giá trị thay thế.
Đơn vị chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế vào tờ khai mẫu 05-ĐK-TH-TCT và thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc vào tờ khai mẫu 20-ĐK-TH-TCT, sau đó gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Sau khi được cấp mã số thuế, đơn vị chi trả thu nhập sử dụng mã số thuế của cá nhân và người phụ thuộc để thực hiện việc khấu trừ, kê khai và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Trường hợp 2: Cá nhân tự thực hiện đăng ký thuế (không thông qua hoặc không ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập), hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc được chuẩn bị như sau:
– Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 20-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
– Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của người phụ thuộc; trường hợp không có hộ chiếu thì sử dụng giấy tờ tùy thân hợp pháp khác còn giá trị thay thế.
Người nộp thuế nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan thuế có thẩm quyền để được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc theo quy định.
Thủ tục đăng ký
Khi đã hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ theo quy định, người nộp thuế tiến hành cách đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài theo đúng trình tự, thực hiện trực tiếp với cơ quan thuế hoặc thông qua đơn vị chi trả thu nhập để được ghi nhận áp dụng giảm trừ gia cảnh.
Cách 1: Đăng ký thông qua Công ty (Phổ biến nhất)
Đây là cách đơn giản nhất vì bộ phận nhân sự (HR) sẽ hỗ trợ bạn.
- Nộp hồ sơ: Bạn gửi toàn bộ hồ sơ (đã dịch thuật công chứng) và Giấy ủy quyền cho công ty.
- Kê khai: Công ty sử dụng phần mềm HTKK hoặc trang Thuế điện tử để kê khai theo mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Thông tư 86/2024).
- Kết quả: Cơ quan thuế sẽ cấp Mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc sau khoảng 2-3 ngày làm việc.
Cách 2: Tự đăng ký trực tiếp hoặc Online
Nếu bạn muốn tự làm hoặc là cá nhân kinh doanh:
- Trực tuyến: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, đăng nhập bằng MST cá nhân. Chọn mục Đăng ký thuế -> Đăng ký mới/thay đổi thông tin người phụ thuộc (Mẫu 20-ĐK-TCT).
- Tại cơ quan thuế: Nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi bạn đang cư trú hoặc nơi quản lý thuế của bạn.
Các mốc thời gian cần lưu ý
– Thời điểm đăng ký: Bạn có thể đăng ký bất cứ lúc nào trong năm, nhưng để được giảm trừ cho cả năm 2026, bạn nên đăng ký trước thời điểm quyết toán thuế (tháng 3/2027).
– Tính hiệu lực: Thuế TNCN tính giảm trừ theo tháng. Ví dụ: Nếu con bạn sinh vào tháng 5/2026, bạn sẽ được tính giảm trừ từ tháng 5/2026 kể cả khi đến tháng 12 mới đăng ký.
Do thủ tục đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài thường phát sinh bước hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, vốn có thể kéo dài khoảng 1–2 tuần, người nộp thuế nên chủ động chuẩn bị hồ sơ ngay khi người phụ thuộc nhập cảnh Việt Nam hoặc khi bắt đầu hợp đồng lao động mới để tránh chậm trễ.
Mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài và cách điền
Để hoàn tất đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài, người nộp thuế cần sử dụng đúng mẫu tờ khai theo quy định và kê khai chính xác các chỉ tiêu bắt buộc. Dưới đây là mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài và cách điền chi tiết, giúp hạn chế sai sót khi nộp hồ sơ.
Theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC, mẫu tờ khai đăng ký đăng ký người phụ thuộc mới nhất năm 2025 là mẫu 20-ĐK-TCT.
>>> TẢI MẪU 20-ĐK-TCT TẠI ĐÂY
Theo quy định hiện hành, Mẫu số 20-ĐK-TCT được sử dụng để thực hiện đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài. Trên cơ sở đó, người nộp thuế có thể kê khai tờ khai theo các nội dung sau:
- Phần lựa chọn hình thức đăng ký
– Chọn “Đăng ký thuế” trong trường hợp thực hiện đăng ký người phụ thuộc lần đầu.
– Chọn “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” khi cần điều chỉnh thông tin của người phụ thuộc đã được đăng ký trước đó.
Thông tin cá nhân của người nộp thuế
– Họ và tên người có thu nhập: Ghi đầy đủ, chính xác theo giấy tờ tùy thân hợp pháp.
– Mã số thuế: Điền mã số thuế của cá nhân nộp thuế (có thể tra cứu trên Cổng thông tin của cơ quan thuế).
– Địa chỉ nhận thông báo mã số người phụ thuộc: Cung cấp địa chỉ liên hệ rõ ràng để tiếp nhận thông báo từ cơ quan thuế.
– Nơi đăng ký giảm trừ người phụ thuộc: Ghi tên đơn vị chi trả thu nhập hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
– Mã số thuế của tổ chức/cá nhân chi trả thu nhập: Kê khai nếu phát sinh tại đơn vị chi trả thu nhập.
- Bảng kê thông tin người phụ thuộc
Cần được khai báo đầy đủ theo các chỉ tiêu sau. Khi lập bảng, người nộp thuế lưu ý:
(1) Số thứ tự: Đánh số lần lượt từng người phụ thuộc.
(2) Họ và tên: Ghi đầy đủ, chính xác theo giấy khai sinh hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp.
(3) Ngày sinh: Nhập đúng theo định dạng DD/MM/YYYY.
(4) Mã số thuế: Trường hợp người phụ thuộc đã được cấp mã số thuế thì kê khai, nếu chưa có thì để trống.
(5) Quốc tịch: Ghi rõ quốc tịch của người phụ thuộc.
(6) Số định danh cá nhân: Điền thông tin CMND/CCCD (nếu đã được cấp).
(7), (8), (9) Thông tin hộ chiếu: Đối với người nước ngoài hoặc người có hộ chiếu, khai số hộ chiếu, ngày cấp và nơi cấp theo thực tế.
(10) Địa chỉ thường trú và (11) Địa chỉ hiện tại: Kê khai theo hộ khẩu hoặc nơi cư trú thực tế.
(12) Quan hệ với người nộp thuế: Xác định rõ mối quan hệ như con, cha/mẹ, vợ/chồng, ông/bà…
(13) Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ: Ghi tháng/năm bắt đầu được hưởng giảm trừ (ví dụ: 01/2024).
(14) Thời điểm kết thúc giảm trừ: Nếu chưa xác định thời điểm kết thúc thì không cần ghi hoặc có thể đánh dấu “–”.
- Phần cam kết và xác nhận
– Thời gian lập tờ khai: Ghi rõ ngày, tháng, năm thực hiện nộp hồ sơ.
– Chữ ký người kê khai: Cá nhân trực tiếp ký và ghi đầy đủ họ tên để xác nhận tính chính xác của thông tin đã khai báo.
- Một số lưu ý khi kê khai:
– Người nộp thuế chỉ tích chọn một trong hai nội dung “Đăng ký thuế” hoặc “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”, phù hợp với mục đích thực hiện.
– Trường hợp người phụ thuộc đã có số định danh cá nhân (CCCD gắn chip), không cần kê khai thông tin về hộ chiếu, địa chỉ thường trú và địa chỉ hiện tại, do cơ quan thuế sẽ tự động đối chiếu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia.
– Khi thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế, cần lưu ý:
+ Mã số thuế của người phụ thuộc (chỉ tiêu cột 4) phải được kê khai nếu có điều chỉnh thông tin;
+ Chỉ khai báo những chỉ tiêu phát sinh thay đổi, các nội dung không thay đổi được phép để trống.
Mức giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài từ 01/01/2026 là bao nhiêu?
Đối với người nước ngoài (là cá nhân cư trú tại Việt Nam), mức giảm trừ gia cảnh áp dụng từ ngày 01/01/2026 cụ thể như sau:
Mức giảm trừ cụ thể
Dựa theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 (thay thế mức cũ tại Nghị quyết 954/2020), mức giảm trừ gia cảnh mới tăng hơn 40% so với trước đây:
| Đối tượng giảm trừ | Mức áp dụng từ 01/01/2026 | So với mức cũ (2025 trở về trước) |
| Cho bản thân người nộp thuế | 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm) | 11 triệu đồng/tháng |
| Cho mỗi người phụ thuộc | 6,2 triệu đồng/tháng (74,4 triệu đồng/năm) | 4,4 triệu đồng/tháng |
Lưu ý quan trọng đối với người nước ngoài
Mức giảm trừ này chỉ áp dụng đối với người nước ngoài là Cá nhân cư trú (Tax Resident). Cách xác định như sau:
– Cá nhân cư trú: Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục; hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam. Đối tượng này được áp dụng mức giảm trừ 15,5 triệu đồng và đăng ký giảm trừ người phụ thuộc.
– Cá nhân không cư trú: Không được áp dụng giảm trừ gia cảnh. Thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ chịu mức thuế suất cố định là 20%.
Ghi chú về Quyết toán thuế: Mức giảm trừ mới này áp dụng cho thu nhập phát sinh từ tháng 1/2026. Đối với việc quyết toán thuế cho năm 2025 (thực hiện trong quý 1 năm 2026), bạn vẫn sử dụng mức giảm trừ cũ (11 triệu và 4,4 triệu).
Như vậy, từ 01/01/2026, mức giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài được áp dụng theo quy định mới của pháp luật thuế TNCN và là căn cứ quan trọng để kê khai, quyết toán thuế đúng và đủ quyền lợi.
Đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài chỉ được thực hiện khi người nộp thuế đáp ứng điều kiện là cá nhân cư trú tại Việt Nam, đồng thời tuân thủ đầy đủ hồ sơ, thủ tục và mẫu tờ khai theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Việc kê khai đúng ngay từ đầu sẽ giúp bảo đảm quyền lợi giảm trừ gia cảnh, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh sai sót khi quyết toán thuế TNCN.
Qua các nội dung đã trình bày, bài viết cũng góp phần giải đáp thắc mắc người nước ngoài được giảm trừ gia cảnh không, giúp người nộp thuế và kế toán doanh nghiệp chủ động thực hiện đúng quy trình, tiết kiệm thời gian và tránh các vướng mắc không cần thiết trong quá trình kê khai.
