Đăng ký
Đăng nhập
Từ ngày 01/06/2025, quy định về xử lý sai sót hóa đơn có sự thay đổi, yêu cầu doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý khi lập mẫu số 04/SS-HĐĐT. Để thực hiện đúng thủ tục thông báo hóa đơn điện tử sai sót đến cơ quan thuế, người nộp thuế cần phân biệt rõ các tình huống cần thiết phải kê khai mẫu này.
Nội dung sau đây sẽ làm rõ các trường hợp áp dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng và chính xác.
Khi nào làm thông cáo sai sót hóa đơn điện tử theo mẫu 04/SS-HĐĐT?
Căn cứ theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Khoản 1, Khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sau:
“1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.”
Như vậy, các trường hợp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT bao gồm:
1. Sai sót về tên, địa chỉ người mua (Không phải lập lại hóa đơn)
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi hóa đơn điện tử (đã cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu cho cơ quan thuế) bị sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác:
- Người bán thông báo cho người mua về sai sót.
- Người bán gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
- Không cần lập hóa đơn mới (hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế).
2. Hóa đơn điện tử có mã đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
Trong trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán thực hiện:
- Gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy hóa đơn đã lập sai.
- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế.
3. Hủy hóa đơn khi phát sinh việc chấm dứt cung cấp dịch vụ
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ:
- Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
4. Thay thế hóa đơn cũ (Nghị định 51) bằng hóa đơn mới (Nghị định 123)
Trường hợp cần lập hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thay thế cho hóa đơn đã phát hành trước đó theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP có sai sót.
5. Phản hồi thông báo rà soát từ cơ quan thuế
Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo rà soát theo Mẫu số 01/TB-RSĐT cho người bán:
- Người bán có trách nhiệm kiểm tra và gửi lại phản hồi theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời hạn quy định ghi trên thông báo.
Dưới đây là Mẫu số 04 SS HĐĐT và Mẫu 01 TB SSĐT:
- >> Tải về Mẫu 04 SS HĐĐT Phụ lục IA TẠI ĐÂY
- >> Tải về Mẫu 01 TB SSĐT Phụ lục IB TẠI ĐÂY
Chi tiết mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai
Mẫu số 04/SS-HĐĐT là văn bản pháp lý quan trọng để doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế về các hóa đơn bị lỗi. Mẫu này được ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123).
Khi lập mẫu, kế toán cần điền đầy đủ các thông tin:
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn.
- Ngày lập hóa đơn.
- Loại sai sót (Hủy, Điều chỉnh, Thay thế, Giải trình).
- Lý do sai sót (ghi rõ ràng, ví dụ: Sai địa chỉ người mua, hủy do chấm dứt dịch vụ…).
Sau khi gửi, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động phản hồi kết quả tiếp nhận qua Mẫu số 01/TB-SSĐT (Phụ lục IB).
Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT lên Cơ quan Thuế
Việc nắm rõ thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là cực kỳ quan trọng để tránh các mức phạt chậm nộp. Thời hạn được chia làm 2 trường hợp chính:
- Trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện sai sót
Doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh/sai sót.
- Ví dụ: Hóa đơn sai sót tháng 6, doanh nghiệp phát hiện vào tháng 7. Nếu kê khai theo tháng, hạn chót là 31/7. Nếu kê khai theo quý, hạn chót là 30/9.
- Trường hợp Cơ quan Thuế phát hiện sai sót
Nếu Cơ quan Thuế gửi thông báo rà soát (Mẫu 01/TB-RSĐT), doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT trong thời hạn được ghi cụ thể trên thông báo đó.
Hướng dẫn cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế
Hiện nay, cách gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế đã được đơn giản hóa tối đa. Doanh nghiệp thực hiện gửi trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng (như MISA, Viettel, BKAV, xCyber…), không cần nộp qua trang thuedientu.gdt.gov.vn.
Quy trình gửi mẫu 04/SS-HĐĐT:
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
- Truy cập chức năng Xử lý hóa đơn hoặc Quản lý thông báo hóa đơn sai sót.
- Chọn Tạo mới/Thêm thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Chọn các hóa đơn đã lập sai cần thông báo.
- Điền lý do sai sót (sai tên, địa chỉ, hủy hóa đơn…) và thông tin điều chỉnh.
- Thực hiện Ký số và nhấn Gửi đến cơ quan thuế.
Sau khi gửi, bạn cần theo dõi trạng thái phản hồi của Cơ quan Thuế ngay trên phần mềm để đảm bảo thông báo đã được chấp nhận (Thường trả về mã thông điệp 301 là thành công).
Nếu bạn gặp khó khăn trong thao tác trên phần mềm hoặc cần hỗ trợ nghiệp vụ xử lý sai sót, hãy liên hệ ngay với xCyber qua Hotline hoặc Zalo để được kỹ thuật viên hướng dẫn trực tiếp 1-1.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về thông báo và điều chỉnh sai sót HĐĐT
Dưới đây là tổng hợp giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất về việc xử lý sai sót và thời hạn điều chỉnh hóa đơn sai sót.
Câu 1: Cách kiểm tra hóa đơn lập sai đã nộp thông báo sai sót mẫu 04 chưa?
Bạn có thể tra cứu trực tiếp tại trang hoadondientu.gdt.gov.vn. Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn. Nếu kết quả trả về hiển thị trạng thái “Hóa đơn đã bị Xóa/Hủy bỏ” hoặc có thông tin về tính chất sai sót/lý do, nghĩa là mẫu 04 đã được ghi nhận. Ngoài ra, cách nhanh nhất là xem lịch sử truyền nhận trên phần mềm hóa đơn điện tử của bạn.
Câu 2: Xử lý như thế nào khi gửi nhầm mẫu 04/SS-HĐĐT lên Cơ quan Thuế?
Nếu gửi nhầm (ví dụ: gửi thông báo hủy cho hóa đơn không cần hủy hoặc sai lý do), doanh nghiệp cần lập lại một mẫu 04/SS-HĐĐT mới với thông tin chính xác để thay thế/điều chỉnh cho thông báo sai trước đó hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn xử lý kỹ thuật cụ thể tùy từng trường hợp.
Câu 3: Hóa đơn điều chỉnh có cần gửi mẫu 04 không?
Theo quy định mới và hướng dẫn thực tế: KHÔNG. Khi lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn đã phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Dữ liệu này khi gửi lên CQT đã thể hiện việc liên kết và thông báo sai sót, do đó không cần gửi thêm mẫu 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp sai sót tên/địa chỉ như đã nêu ở mục 1).
Câu 4: Hóa đơn thay thế có phải gửi mẫu 04SS không?
Tương tự như hóa đơn điều chỉnh, hoá đơn thay thế có phải gửi mẫu 04SS không là thắc mắc lớn. Về bản chất, hóa đơn thay thế đã chứa dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu…”, tức là đã thông báo cho CQT về sự thay đổi. Vì vậy, không bắt buộc phải gửi thêm mẫu 04/SS-HĐĐT, trừ các trường hợp đặc biệt theo yêu cầu của CQT quản lý trực tiếp.
Câu 5: Mức phạt chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT là bao nhiêu?
Nếu quá thời hạn điều chỉnh hóa đơn sai sót và nộp mẫu 04, doanh nghiệp sẽ bị phạt theo Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
| Số ngày chậm nộp | Mức phạt tham khảo |
| Từ 01 – 05 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Phạt cảnh cáo |
| Từ 01 – 10 ngày | 1.000.000 – 3.000.000 đ |
| Từ 11 – 20 ngày | 2.000.000 – 4.000.000 đ |
| Từ 21 – 90 ngày | 4.000.000 – 8.000.000 đ |
| Từ 91 ngày trở lên | 5.000.000 – 15.000.000 đ |
Việc hiểu rõ các trường hợp cần thông báo hóa đơn sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT từ ngày 01/6/2025 là rất quan trọng. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm bắt các quy định mới, từ đó xử lý hóa đơn sai sót đúng cách, đảm bảo tuân thủ pháp luật và hoạt động kinh doanh minh bạch.
>> Xem thêm: Giấy đề nghị thanh toán chuyển khoản: Mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết
>> Để xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Mẫu 04/SS-HĐĐT nhanh chóng và đúng quy định, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng xCyber Bill để thực hiện và quản lý hóa đơn hiệu quả hơn. Mua Online ngay tại đây để nhận ngay ưu đãi giảm giá 20% hoặc tặng thêm 20% số lượng Hóa đơn cho gói bất kỳ
