Cập nhật mới nhất: Quy định xuất hóa đơn điện tử từng lần bán hàng đối với doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ xăng dầu

1. Bối cảnh và căn cứ pháp lý

Từ ngày 01/06/2025, các doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ xăng dầu sẽ chính thức bị áp dụng quy định mới bắt buộc xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) từng lần bán hàng cho mọi đối tượng mua – kể cả khách hàng cá nhân không kinh doanh.

Quy định này được thể hiện rõ tại:

• Khoản 1 Điều 90 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

• Điểm i khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123

Các căn cứ pháp lý đều khẳng định: việc lập hóa đơn điện tử là bắt buộc và phải đúng thời điểm giao dịch hoàn tất – tức kết thúc mỗi lần bán xăng dầu.

2. Nội dung mới trong quy định hóa đơn điện tử 2025

2.1. Bổ sung thông tin người bán trên HĐĐT

Từ 01/06/2025, HĐĐT phải thể hiện đầy đủ:

• Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn

• Tên, địa chỉ người bán

• Chữ ký số của bên bán

Lưu ý: Trước đây, những chỉ tiêu này không bắt buộc, đặc biệt với khách hàng là cá nhân không kinh doanh.

2.2. Quy định về thông tin người mua

Có 2 trường hợp chính:

• Khách hàng cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc chữ ký.

• Khách hàng tổ chức: Bắt buộc ghi đầy đủ thông tin theo đúng đăng ký thuế.

Doanh nghiệp có thể cập nhật thêm mã định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị ngân sách nếu người mua cung cấp.

2.3. Phải chuyển từng hóa đơn về cơ quan thuế

Thay vì nộp bảng tổng hợp định kỳ như trước, từ tháng 6/2025, mỗi hóa đơn từng lần bán phải chuyển nguyên trạng về cơ quan thuế, giúp đảm bảo minh bạch và truy xuất dữ liệu khi cần thiết.

3. Mức phạt “khủng” nếu vi phạm quy định hóa đơn

Doanh nghiệp bán lẻ xăng dầu cần đặc biệt lưu ý: mọi hành vi sai phạm liên quan đến hóa đơn đều sẽ bị xử lý nghiêm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan.

4. Doanh nghiệp cần làm gì ngay lúc này?

Để tránh rủi ro pháp lý và bảo vệ uy tín kinh doanh, doanh nghiệp xăng dầu cần:

• Rà soát quy trình lập HĐĐT từng lần bán

• Đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử đã đáp ứng đúng định dạng chuẩn

• Đào tạo nhân sự vận hành đúng quy định

• Chủ động làm việc với nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín

5. Kết luận

Việc áp dụng hóa đơn điện tử từng lần bán hàng là một bước tiến mạnh mẽ trong việc hiện đại hóa hệ thống thuế và chống gian lận hóa đơn. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp xăng dầu – lĩnh vực thường xuyên bán lẻ cho khách lẻ – điều này cũng đặt ra yêu cầu phải thay đổi ngay lập tức nếu không muốn bị xử phạt nặng.

xCyber – đơn vị cung cấp phần mềm Hóa đơn điện tử xCyber Bill cho hơn 60,000 doanh nghiệp lớn nhỏ khắp cả nước, hỗ trợ nhanh chóng, đầy đủ nghiệp vụ, phù hợp mọi quy mô doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm về Hóa đơn điện tử xCyber Bill tại đây: https://xcyber.vn/xcyberbill-phan-mem-hoa-don-dien-tu/.