Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025? Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên thế nào?

Việc tặng quà cho nhân viên là một cách để doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm và tri ân. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, doanh nghiệp cần nắm rõ cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên một cách chính xác. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành thủ tục này.

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025? Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên thế nào?

Hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mới nhất năm 2025 như sau:

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

…

Căn cứ theo Công văn 63653/CTHN-TTHT năm 2020 hướng dẫn về xuất hóa đơn đối với hàng cho, biếu, tặng, trả thay lương như sau:

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

1. Nội dung vướng mắc liên quan đến hóa đơn, chứng từ về việc mua, bán điểm Vinpoint, đề nghị Công ty nghiên cứu và thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 4631/TCT-CC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Tổng cục Thuế.

Trường hợp Công ty có phát sinh các hóa đơn mua vào của hàng hóa, dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu đáp ứng quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC .

2. Trường hợp Công ty có phát sinh tặng quà cho cán bộ nhân viên thì khi tặng quà Công ty phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

3. Trường hợp cán bộ nhân viên của Công ty nhận được các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do Công ty trả thì các khoản lợi ích này thuộc các khoản thu nhập chịu thuế TNCN theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC .

Đồng thời, căn cứ theo khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về giá tính thuế như sau:

Giá tính thuế

…

3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.

…

Riêng biếu, tặng giấy mời (trên giấy mời ghi rõ không thu tiền) xem các cuộc biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi người đẹp và người mẫu, thi đấu thể thao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép theo quy định của pháp luật thì giá tính thuế được xác định bằng không (0). Cơ sở tổ chức biểu diễn nghệ thuật tự xác định và tự chịu trách nhiệm về số lượng giấy mời, danh sách tổ chức, cá nhân mà cơ sở mang biếu, tặng giấy mời trước khi diễn ra chương trình biểu diễn, thi đấu thể thao. Trường hợp cơ sở có hành vi gian lận vẫn thu tiền đối với giấy mời thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

…

 

Hướng dẫn mới nhất năm 2025 về việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên được quy định như sau:

– Khi doanh nghiệp tặng quà cho nhân viên, cần lập hóa đơn tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.

– Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ sử dụng làm quà tặng cho nhân viên được xác định dựa trên giá trị của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng quà.

Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, và tên liên hóa đơn được quy định như sau:

1. Hóa đơn điện tử

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử: Là một ký tự số tự nhiên, bao gồm các số từ 1 đến 6, dùng để phân loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

+ Số 1: Đại diện cho hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

+ Số 2: Đại diện cho hóa đơn điện tử bán hàng.

+ Số 3: Đại diện cho hóa đơn điện tử bán tài sản công.

+ Số 4: Đại diện cho hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

+ Số 5: Đại diện cho các loại hóa đơn điện tử khác, bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, hoặc các chứng từ điện tử khác có nội dung tương đương hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

+ Số 6: Đại diện cho các chứng từ điện tử được quản lý và sử dụng như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

– Ký hiệu hóa đơn điện tử được tạo thành từ một chuỗi 6 ký tự, bao gồm chữ cái và chữ số, thể hiện các thông tin liên quan đến loại hóa đơn điện tử, như có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cách quy định các ký tự này như sau:

+ Ký tự đầu tiên: Là một chữ cái, được quy định là “C” hoặc “K”. Trong đó, “C” biểu thị hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn “K” biểu thị hóa đơn điện tử không có mã.

+ Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả Rập, thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, tương ứng với hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Nếu năm lập hóa đơn là 2022, ký hiệu sẽ là “22”; nếu năm lập hóa đơn là 2023, ký hiệu sẽ là “23”.

* Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

(i) Chữ T: Sử dụng cho hóa đơn điện tử được đăng ký với cơ quan thuế bởi các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh.

(ii) Chữ D: Dành cho hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hoặc các hóa đơn điện tử đặc thù không yêu cầu đủ mọi tiêu thức, do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

(iii) Chữ L: Được áp dụng cho hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

(iv) Chữ M: Dùng cho hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

(v) Chữ N: Thể hiện phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

(vi) Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

(vii) Chữ G: Dùng cho tem, vé, thẻ điện tử được xem là hóa đơn giá trị gia tăng.

(viii) Chữ H: Sử dụng cho tem, vé, thẻ điện tử thuộc loại hóa đơn bán hàng.

* Hai ký tự cuối: Là chữ viết, do người bán tự quyết định dựa trên nhu cầu quản lý.

Trường hợp người bán cần sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử cho cùng một loại hóa đơn, hai ký tự này sẽ được dùng để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng loại.

Nếu không có yêu cầu quản lý đặc biệt, hai ký tự cuối sẽ được mặc định là YY.

* Trên bản thể hiện: Ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được đặt tại góc trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết nhất).

* Ví dụ minh họa về ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử:

1. “1C22TAA”: Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, do doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng.

2. “2C22TBB”: Hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2022, được doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh cá nhân đăng ký sử dụng.

3. “1C23LBB”: Hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế, lập năm 2023, do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

4. “1K23TYY”: Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2023, do doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng.

5. “1K22DAA”: Hóa đơn giá trị gia tăng không có mã, lập năm 2022, là loại hóa đơn đặc thù không yêu cầu đủ một số tiêu thức bắt buộc, do doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký.

6. “6K22NAB”: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử không có mã, lập năm 2022, được doanh nghiệp đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

7. “6K22BAB”: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử không có mã, lập năm 2022, được doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

– Thông tin bổ sung đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Phải bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Tiêu chí dành cho tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã và không mã của cơ quan thuế là gì?

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 78/2021/TT-BTC, tiêu chí đối với các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua bao gồm:

(1) Về tư cách chủ thể:

– Là tổ chức thành lập hợp pháp tại Việt Nam và hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin;

– Thông tin về dịch vụ hóa đơn điện tử phải được công khai rõ ràng trên trang thông tin điện tử của tổ chức.

(2) Về nhân sự:

– Đội ngũ nhân sự của tổ chức phải có ít nhất 5 người đạt trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin.

(3) Về yêu cầu kỹ thuật:
Tổ chức cần đảm bảo hạ tầng kỹ thuật và hệ thống phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

– Cung cấp giải pháp tạo lập, xử lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử và các quy định liên quan.

– Cung cấp giải pháp truyền và nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với người sử dụng dịch vụ, đồng thời đảm bảo khả năng kết nối, truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua tổ chức trung gian. Quá trình này phải được ghi nhận trong nhật ký để hỗ trợ đối soát dữ liệu.

– Có biện pháp sao lưu, khôi phục và bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo an toàn thông tin.

– Đảm bảo có tài liệu chứng minh kết quả kiểm thử kỹ thuật thành công cho giải pháp truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

Việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên một cách chính xác không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Bằng cách thực hiện đầy đủ các thủ tục, doanh nghiệp sẽ tránh được những rủi ro không đáng có và xây dựng hình ảnh uy tín.