Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên: Cách lập hóa đơn và hạch toán đúng chuẩn

Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là nghiệp vụ nhiều doanh nghiệp phát sinh vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật, khen thưởng hoặc chương trình chăm lo nội bộ. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có không ít kế toán băn khoăn tặng quà cho nhân viên có phải xuất hóa đơn không, nên lập hóa đơn theo từng người hay theo bảng kê, và hạch toán ra sao để đúng quy định. Bài viết dưới đây của xCyber sẽ giúp bạn nắm rõ cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên, kèm hướng dẫn hạch toán theo từng trường hợp thường gặp.

Tặng quà cho nhân viên có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn cả trong trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất. Vậy nên, khi doanh nghiệp dùng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng nhân viên thì phải lập hóa đơn theo quy định. 

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Khi phát sinh nghiệp vụ tặng quà cho người lao động, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn theo từng nhân viên hoặc lập hóa đơn tổng kèm bảng kê, danh sách chi tiết. Việc chọn cách nào phụ thuộc vào số lượng người nhận quà, đặc điểm chương trình và nhu cầu quản lý chứng từ nội bộ. Đây cũng là nội dung chính của hướng dẫn xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên mà nhiều kế toán quan tâm.

Cách 1: Xuất hóa đơn quà tặng cho từng nhân viên

Cách này phù hợp khi doanh nghiệp tặng quà cho từng nhân viên và cần thể hiện rõ người nhận tương ứng với từng phần quà. Khi đó, doanh nghiệp lập hóa đơn quà tặng cho nhân viên với đầy đủ các tiêu thức như hóa đơn thông thường theo khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Khi thực hiện cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo danh sách, trên hóa đơn cần thể hiện rõ các nội dung sau:

• Tên hàng hóa, dịch vụ: ghi cụ thể tên quà tặng, ví dụ: “Giỏ quà Tết 2026 – Hàng biếu tặng không thu tiền”.
• Số lượng, đơn vị tính, đơn giá: đơn giá không được ghi 0 đồng hoặc ghi theo giá vốn, mà phải xác định theo giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Thành tiền chưa thuế
• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT
• Tổng tiền thanh toán

Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế trong trường hợp biếu, tặng là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại tại thời điểm phát sinh.

Về thông tin người mua, khi xuất hóa đơn quà tặng nhân viên, doanh nghiệp không ghi từng cá nhân riêng lẻ ở tiêu thức người mua, mà có thể ghi theo hướng: “Tên người mua: Công ty … kèm danh sách nhân viên nhận quà.”
Nếu doanh nghiệp có mã số thuế thì ghi mã số thuế của chính doanh nghiệp tại tiêu thức này theo hướng dẫn của cơ quan thuế trong thực tiễn đối thoại.

Sau khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu kèm danh sách nhân viên nhận quà để đối chiếu nội bộ và phục vụ giải trình khi cần. Đồng thời, hóa đơn quà tặng này vẫn phải được kê khai thuế GTGT đầu ra như hoạt động bán hàng thông thường.

Cách 2: Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo bảng kê

Trường hợp doanh nghiệp tặng quà cho nhiều nhân viên trong cùng một đợt, có thể áp dụng cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo bảng kê để đơn giản hóa việc lập chứng từ. Khi đó, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn tổng hợp kèm theo bảng kê chi tiết danh sách quà tặng đã xuất cho nhân viên.

Khi thực hiện cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo bảng kê, trên hóa đơn chính cần thể hiện các nội dung sau:

• Tên hàng hóa: có thể ghi như “Giỏ quà Tết 2026” hoặc “Hàng biếu tặng nhân viên Tết Âm lịch”.
• Ghi chú: thể hiện rõ nội dung “Hàng tặng không thu tiền”.
• Đơn giá: ghi theo giá bán thị trường của hàng hóa cùng loại tại thời điểm tặng, không ghi 0 đồng hoặc ghi theo giá vốn.
• Thông tin kèm bảng kê: cần ghi rõ “Kèm theo bảng kê số… ngày… tháng… năm…” để liên kết với bảng kê chi tiết đi kèm.

Bảng kê đi kèm hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên hàng hóa;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thành tiền;
• Thuế suất và tiền thuế GTGT, nếu có;
• Ngày lập bảng kê;
• Chữ ký người lập.

Ngoài ra, trên bảng kê cũng cần ghi rõ nội dung “Kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm…”. Tổng giá trị hàng hóa, tiền thuế và tổng tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp đúng với số liệu trên hóa đơn tổng.

So với việc lập riêng từng hóa đơn, cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên theo bảng kê giúp doanh nghiệp giảm số lượng chứng từ phải lập, đồng thời vẫn bảo đảm đủ căn cứ để theo dõi, đối chiếu và giải trình khi cần. 

Hướng dẫn hạch toán xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên

Khi phát sinh nghiệp vụ tặng quà cho người lao động, doanh nghiệp cần hạch toán đúng theo cách thức xuất hàng thực tế. Dưới đây là các trường hợp thường gặp khi hạch toán xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên.

Hạch toán xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên như thế nào?

Trường hợp mua quà tặng và giao thẳng cho nhân viên, không qua kho

Nếu doanh nghiệp mua hàng về và dùng ngay để biếu tặng nhân viên, không làm thủ tục nhập kho, thì khoản chi này được ghi nhận trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu hóa đơn đầu vào đủ điều kiện khấu trừ thì được hạch toán thêm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc phải trả người bán
• Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ:

Công ty ABC mua trực tiếp quà tặng nhân viên dịp kỷ niệm thành lập công ty, giá tính thuế trên hóa đơn là 18.000.000 đồng, thuế GTGT là 1.800.000 đồng, thanh toán bằng chuyển khoản.

Khi đó, doanh nghiệp hạch toán:

• Nợ TK 642: 18.000.000 đồng
• Nợ TK 133: 1.800.000 đồng
• Có TK 112: 19.800.000 đồng

Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó mới xuất biếu tặng nhân viên

Nếu doanh nghiệp mua quà về nhập kho trước, sau đó mới xuất kho để tặng nhân viên, thì khi mua vào sẽ hạch toán tăng hàng tồn kho và thuế GTGT đầu vào. Đến khi xuất tặng, doanh nghiệp ghi giảm hàng tồn kho, đồng thời ghi nhận chi phí và thuế GTGT đầu ra.

Bút toán khi mua hàng về nhập kho:

• Nợ TK 152, 153, 156, 211
• Nợ TK 133
• Có TK 111, 112, 331

Bút toán khi xuất hàng biếu tặng nhân viên:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Có TK 152, 153, 156, 211
• Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra

Ví dụ:

Công ty DEF mua một lô quà Tết nhập kho để tặng nhân viên, giá tính thuế là 28.000.000 đồng, thuế GTGT là 2.800.000 đồng, chưa thanh toán cho nhà cung cấp.

Khi mua hàng về:

• Nợ TK 156: 28.000.000 đồng
• Nợ TK 1331: 2.800.000 đồng
• Có TK 331: 30.800.000 đồng

Khi xuất quà tặng cho nhân viên:

• Nợ TK 642: 30.800.000 đồng
• Có TK 156: 28.000.000 đồng
• Có TK 3331: 2.800.000 đồng

>>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn đầu vào chi tiết, nhanh chóng và chính xác

Trường hợp quà tặng cho nhân viên được chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi

Nếu doanh nghiệp dùng quỹ khen thưởng, phúc lợi để chi quà cho nhân viên thì kế toán hạch toán qua TK 353. Đồng thời, doanh nghiệp vẫn phải phản ánh doanh thu nội bộ và thuế GTGT đầu ra theo quy định đối với hàng biếu tặng.

Bút toán hạch toán:

• Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
• Có TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

Đồng thời:

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
• Có TK 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa

Ví dụ:

Doanh nghiệp xuất hàng hóa từ kho để tặng nhân viên từ quỹ phúc lợi, giá bán tương đương tại thời điểm tặng là 25.000.000 đồng, thuế GTGT là 2.500.000 đồng, giá vốn hàng xuất là 19.000.000 đồng.

Khi đó, doanh nghiệp hạch toán:

• Nợ TK 353: 27.500.000 đồng
• Có TK 5111: 25.000.000 đồng
• Có TK 3331: 2.500.000 đồng

Đồng thời:

• Nợ TK 632: 19.000.000 đồng
• Có TK 156: 19.000.000 đồng

Nhìn chung, để hạch toán xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên đúng, doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn hàng dùng để biếu tặng và nguồn chi thực tế phát sinh. Làm đúng ngay từ bước này sẽ giúp số liệu kế toán, hóa đơn và thuế đồng nhất hơn trong quá trình theo dõi và quyết toán.

Xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên là nghiệp vụ bắt buộc phải thực hiện khi doanh nghiệp dùng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng người lao động. Tùy số lượng người nhận và cách tổ chức chương trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn riêng từng nhân viên hoặc lập hóa đơn tổng kèm bảng kê, danh sách chi tiết. Đồng thời, việc hạch toán xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên cũng cần được xử lý đúng ngay từ đầu để bảo đảm số liệu kế toán, hóa đơn và thuế đồng nhất, rõ ràng.

Tặng quà cho nhân viên không chỉ dừng ở việc mua quà và phát cho người lao động, kế toán còn phải lập hóa đơn, xác định giá tính thuế và lưu đủ chứng từ đi kèm. Dùng xCyber Bill để lập hóa đơn quà tặng, quản lý dữ liệu phát hành và tra cứu lại chứng từ khi cần quyết toán!