Chính thức: Sổ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ thay thế sổ giấy từ 1/1/2026 ra sao?

Việc chuyển đổi sang sổ bảo hiểm xã hội điện tử là một trong những chính sách trọng tâm của Chính phủ nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý bảo hiểm xã hội và nâng cao chất lượng dịch vụ công. Quyết định này không chỉ thể hiện sự quan tâm của Nhà nước đối với người lao động mà còn góp phần xây dựng một xã hội số hiện đại và văn minh.

Chính thức sổ bảo hiểm xã hội điện tử thay thế sổ bảo hiểm xã hội bản giấy từ 1/1/2026 như thế nào?

Căn cứ theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.
2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.
4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Hiện tại, khoản 2 Điều 96 của Luật Bảo hiểm xã hội 2014 chỉ quy định rằng sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng lao động để theo dõi việc đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, đồng thời là cơ sở để giải quyết các chế độ này.

Đến năm 2020, sổ bảo hiểm xã hội sẽ được thay thế bằng thẻ bảo hiểm xã hội.

Tuy nhiên, quy định này đã mở rộng nội dung của sổ bảo hiểm xã hội, với việc cấp cho từng lao động một sổ chứa đựng thông tin cá nhân cơ bản, ghi nhận quá trình đóng, hưởng, và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, cũng như các thông tin cần thiết khác.

Điểm mới của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 là bổ sung quy định về sổ bảo hiểm xã hội điện tử hoặc bản giấy, cả hai đều có giá trị pháp lý tương đương.

Như vậy, muộn nhất đến ngày 1 tháng 1 năm 2026, sổ bảo hiểm xã hội điện tử sẽ được triển khai; người tham gia có thể yêu cầu cấp sổ bảo hiểm xã hội bản giấy nếu cần.

>> Phần mềm BHXH Điện tử xCyber Care – Đơn giản, dễ sử dụng, dành cho mọi Doanh nghiệp

Quy định về hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội từ ngày 1/7/2025 như thế nào?

Căn cứ theo Điều 27 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện như sau:

Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện

1. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này bao gồm:

a) Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm theo danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội;

b) Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

3. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của đối tượng quy định tại điểm m và điểm n khoản 1 Điều 2 của Luật này nếu nộp qua người sử dụng lao động thì thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này, nếu tự nộp thì hồ sơ là tờ khai quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

4. Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện là tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.

Như vậy, hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội được quy định như sau:

1. Đối với đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc (trừ các trường hợp quy định tại điểm m và n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024), hồ sơ gồm:

– Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động tham gia bảo hiểm;

– Tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động.

2. Đối với đối tượng tại điểm m và n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nếu nộp qua người sử dụng lao động thì áp dụng quy định tại khoản 1 Điều 2, nếu tự nộp, hồ sơ chỉ cần tờ khai của người lao động.

3. Hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội tự nguyện bao gồm tờ khai của người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện.

>>> Có thể bạn quan tâm: Đâu là những đối tượng nào sẽ được hưởng trợ cấp hưu trí xã hội từ 01/7/2025?

Hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội ra sao?

Dựa trên Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, các quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội được nêu như sau:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng đủ điều kiện sẽ thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội liên quan đến các vấn đề về bảo hiểm xã hội.

2. Hồ sơ và chứng từ sử dụng trong giao dịch điện tử phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, được đề cập tại mục (1), có giá trị pháp lý tương đương với các giao dịch bằng văn bản giấy.

3. Chậm nhất là ngày 01/01/2027, cơ quan bảo hiểm xã hội phải đảm bảo các điều kiện để triển khai giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Chính phủ sẽ ban hành quy định chi tiết về nội dung này và thực hiện việc điều chỉnh, cắt giảm và đơn giản hóa hồ sơ, thủ tục từ hình thức bản giấy sang giao dịch điện tử nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người tham gia và người thụ hưởng bảo hiểm xã hội.

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Với sự ra đời của sổ bảo hiểm xã hội điện tử, người lao động sẽ được trải nghiệm một dịch vụ công hiện đại, tiện lợi và minh bạch hơn. Việc truy cập thông tin, thực hiện các giao dịch liên quan đến bảo hiểm xã hội sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Đây là một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng một xã hội số, nơi mà mọi thông tin đều được quản lý một cách hiệu quả và an toàn.

Tham khảo ngay, hệ sinh thái xCyber – chúng tôi cung cấp đầy đủ các phần mềm giúp Doanh nghiệp phát triển toàn diện. Xem ngay TẠI ĐÂY