Đăng ký
Đăng nhập
Đơn đặt hàng là văn bản không thể thiếu trong hoạt động mua bán, giúp hai bên thống nhất rõ ràng về hàng hóa, giá cả, thời gian giao nhận và phương thức thanh toán. Bài viết dưới đây tổng hợp các mẫu đơn đặt hàng thông dụng nhất hiện nay, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách lập một đơn đặt hàng đúng chuẩn, tránh sai sót và tranh chấp không đáng có trong quá trình giao dịch.
Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng (tiếng Anh là Purchase Order) là văn bản dùng để thống nhất các vấn đề liên quan đến việc đặt hàng như số lượng, thời gian, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán và chất lượng dịch vụ giữa hai bên trong một giao dịch. Loại giấy tờ này được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại, sản xuất.
Thông thường, mẫu đơn đặt hàng do bên mua lập và gửi cho bên bán, bao gồm thông tin về loại sản phẩm, số lượng cũng như mức giá đã thỏa thuận cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bên mua muốn đặt.
Trong quá trình giao dịch, các mẫu đơn đặt hàng có ý nghĩa quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên khi xảy ra tranh chấp – chẳng hạn khi bên mua từ chối thanh toán, hoặc cần xác nhận rõ mặt hàng, số lượng đã đặt.
Nội dung cơ bản trong mẫu đơn đặt hàng
Để giao dịch mua bán diễn ra rõ ràng, thuận lợi, một đơn đặt hàng chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin bên mua và bên bán:Ttên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có).
- Thông tin đơn đặt hàng: Số đơn đặt hàng, ngày lập đơn, thời gian hiệu lực.
- Danh mục hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm, mô tả/quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Giá trị đơn hàng: Tổng tiền trước thuế, thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán.
- Điều kiện giao hàng/thực hiện: Thời gian, địa điểm giao hàng hoặc thời gian thực hiện dịch vụ.
- Phương thức thanh toán: Hình thức, thời hạn thanh toán và các điều kiện kèm theo.
- Điều khoản và cam kết: Trách nhiệm các bên, cam kết chất lượng, xử lý phát sinh.
- Xác nhận của các bên: Họ tên, chữ ký người đại diện và đóng dấu (đối với doanh nghiệp).
Việc trình bày đúng và đủ các nội dung trên không chỉ giúp đôi bên dễ dàng thực hiện giao dịch mà còn hạn chế tối đa rủi ro, tranh chấp phát sinh về sau.
Các biểu mẫu đơn đặt hàng chuẩn, mới nhất hiện nay
Dưới đây là danh sách các mẫu mới nhất được tối ưu cho nhiều mục đích khác nhau. Bạn có thể dễ dàng tải mẫu đơn đặt hàng để sử dụng ngay cho công việc của mình:
Mẫu đơn đặt hàng đơn giản
Mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho doanh nghiệp có bố cục đầy đủ, chặt chẽ, phù hợp với các giao dịch mang tính chính thức. Mẫu này thường được dùng để quản lý đơn hàng nội bộ, làm căn cứ giao hàng, thanh toán và đối chiếu công nợ giữa các bộ phận hoặc với đối tác.
Mẫu đơn đặt hàng nhà cung cấp
Mẫu đơn đặt hàng giữa công ty và nhà cung cấp tập trung làm rõ thông tin hai bên, danh mục hàng hóa, số lượng, đơn giá và điều kiện giao nhận. Đây là mẫu phổ biến trong hoạt động mua nguyên vật liệu, hàng hóa định kỳ, giúp hạn chế sai sót và đảm bảo tiến độ cung ứng.
Mẫu đơn đặt hàng có xác nhận 2 bên
Mẫu đơn đặt hàng có xác nhận 2 bên bổ sung thêm phần chữ ký, đóng dấu (nếu có) của cả bên mua và bên bán ngay trên đơn, thay vì chỉ một bên lập rồi chờ phản hồi riêng. Mẫu này thường được dùng khi hai bên muốn chốt đơn nhanh, có căn cứ pháp lý rõ ràng ngay từ đầu mà không cần chờ thêm văn bản xác nhận đi kèm.
Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc
Mẫu đơn đặt hàng theo hợp đồng nguyên tắc được lập dựa trên các điều khoản đã thỏa thuận sẵn trong hợp đồng nguyên tắc giữa hai bên (về giá, phương thức thanh toán, quy cách hàng hóa…). Mỗi lần phát sinh nhu cầu mua hàng, bên mua chỉ cần lập đơn đặt hàng dẫn chiếu đến hợp đồng nguyên tắc mà không cần ký lại hợp đồng mới, giúp rút ngắn thời gian xử lý cho các giao dịch mua bán định kỳ, lặp lại nhiều lần.
Mẫu đơn đặt hàng song ngữ
Mẫu đơn đặt hàng song ngữ Anh – Việt phù hợp với các doanh nghiệp làm việc với đối tác nước ngoài nhưng vẫn cần sử dụng trong nội bộ tại Việt Nam. Cách trình bày song ngữ giúp các bên dễ hiểu, hạn chế nhầm lẫn và thuận tiện khi lưu trữ hồ sơ.
Mẫu xác nhận đơn đặt hàng
Mẫu xác nhận đơn đặt hàng là văn bản do bên bán lập và gửi lại sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bên mua, nhằm khẳng định đã tiếp nhận và đồng ý thực hiện theo đúng nội dung đã thỏa thuận (số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng…). Đây là bước quan trọng giúp bên mua yên tâm về tiến độ, đồng thời là căn cứ đối chiếu nếu phát sinh sai lệch trong quá trình giao nhận.
>>> Xem thêm: Tổng hợp 6+ mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất hiện nay
Một số điều cần lưu ý khi lập mẫu đơn đặt hàng
Việc lập đơn đặt hàng tuy không quá phức tạp nhưng nếu thực hiện thiếu cẩn trọng có thể dẫn đến nhầm lẫn, chậm trễ hoặc tranh chấp. Một số lưu ý quan trọng:
- Điền đầy đủ thông tin bắt buộc: số lượng, đơn giá và thành tiền tương ứng là căn cứ quan trọng để xác nhận giá trị đơn hàng và làm cơ sở thanh toán sau này.
- Ghi rõ thời gian và địa điểm giao hàng: đặc biệt quan trọng trong trường hợp giao hàng chậm, phát sinh phạt vi phạm hoặc tranh chấp trách nhiệm.
- Mô tả hàng hóa càng chi tiết càng tốt: bổ sung mã hàng, quy cách, thông số kỹ thuật, đơn vị tính, thậm chí nguồn gốc xuất xứ để tránh nhầm lẫn khi giao nhận.
- Đối chiếu số lượng, đơn giá với báo giá đã thỏa thuận: nếu có chiết khấu, khuyến mại, cần ghi rõ trong đơn hoặc phần ghi chú.
- Thể hiện rõ phương thức và điều kiện thanh toán: hình thức thanh toán, tỷ lệ thanh toán (ví dụ: đặt cọc 50% – thanh toán 50% còn lại) và thời hạn thanh toán.
- Không bỏ trống các nội dung quan trọng: ngày lập đơn, thời gian, địa điểm giao hàng và điều khoản thanh toán là các mục bắt buộc.
- Có xác nhận từ bên nhận đơn đặt hàng: bên bán cần ký tên, đóng dấu hoặc xác nhận hợp lệ (email phản hồi, xác nhận điện tử) và gửi lại cho bên mua.
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan: báo giá, biên bản giao nhận, hóa đơn… giúp thuận tiện cho kiểm tra nội bộ, quyết toán thuế và xử lý khiếu nại nếu có.
Phân biệt mẫu đơn đặt hàng và mẫu hợp đồng mua bán
Nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng (Purchase Order) và hợp đồng mua bán vì cả hai đều liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa. Tuy nhiên, đây là hai loại văn bản có bản chất, mục đích và giá trị pháp lý khác nhau. Bảng dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ hai loại văn bản này theo từng tiêu chí cụ thể.
| Tiêu chí | Đơn đặt hàng (PO) | Hợp đồng mua bán |
| Chủ thể lập | Bên mua lập, gửi cho bên bán | Hai bên cùng đàm phán, ký kết |
| Mục đích | Giao dịch ngắn hạn, đơn lẻ | Hợp tác dài hạn, giá trị lớn |
| Nội dung | Ngắn gọn: hàng hóa, số lượng, giá, thời gian giao | Chi tiết: quyền nghĩa vụ, phạt vi phạm, bồi thường, giải quyết tranh chấp |
| Hiệu lực pháp lý | Chỉ ràng buộc khi bên bán xác nhận | Có hiệu lực ngay khi ký kết |
Một mẫu đơn đặt hàng được lập đúng chuẩn không chỉ giúp giao dịch mua bán diễn ra thuận lợi mà còn là căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán khi có tranh chấp phát sinh. Dù là mẫu đơn đặt hàng chuẩn cho doanh nghiệp, mẫu theo hợp đồng nguyên tắc hay mẫu song ngữ, việc điền đầy đủ, chính xác thông tin ngay từ đầu luôn là yếu tố then chốt giúp quá trình giao dịch diễn ra suôn sẻ, minh bạch.
PO một số, hóa đơn một số, công nợ lại ra một số khác là tình trạng kế toán cần chặn ngay. Hãy quản lý dữ liệu mua hàng trên Phần mềm kế toán xCyber Books để việc đối chiếu giữa đơn đặt hàng, chứng từ và thanh toán rõ ràng hơn.
